Auf dieser Seite
- Was ist SES.Hospedajes, und wer muss es nutzen?
- Welche Daten verlangt SES.Hospedajes (Pflichtangaben)?
- Welche Fristen und Bußgelder gibt es?
- Wie senden Sie die Daten: Webformular, Datei oder Web Service?
- Ist Little Hotelier mit SES.Hospedajes verbunden?
- So vermeiden Sie doppelte Arbeit und fehlende Daten
- Darf man den DNI des Gastes kopieren oder scannen?
- Zusammenfassung
Jedes Hotel, Hostal, B&B und jede Ferienunterkunft in Spanien muss die Daten der Gäste an SES.Hospedajes senden, das Online-Register des Innenministeriums (Katalonien und das Baskenland nutzen eigene Polizeisysteme). Buchungen und Stornierungen müssen innerhalb von 24 Stunden gemeldet werden, die Gästedaten innerhalb von 24 Stunden nach dem Check-in (Real Decreto 933/2021). Little Hotelier kann beides automatisch senden, über den Online-Check-in von Guest Engagement oder über eine Partner-App wie Chekin, damit niemand denselben Gast zweimal eintippt. Dieser Leitfaden richtet sich an deutschsprachige Inhaber einer Unterkunft in Spanien; die offiziellen spanischen Begriffe stehen deshalb im Original, mit deutscher Erklärung.
Was ist SES.Hospedajes, und wer muss es nutzen?
SES.Hospedajes ist die Plattform des Ministerio del Interior (spanisches Innenministerium) für das Gästeverzeichnis (registro documental), das Beherbergungsbetriebe führen müssen. Viele Gastgeber nennen die Einträge weiterhin partes de viajeros (Reisendenmeldungen, vergleichbar mit dem deutschen Meldeschein). Das Ministerium hat die Plattform nach mehreren Verschiebungen am 2. Dezember 2024 in Betrieb genommen (Pressemitteilung der Moncloa).
Sie gilt in ganz Spanien für (RD 933/2021, Artikel 2):
- Hotels, Hostales, Pensiones, Casas de Huéspedes und Unterkünfte des Landtourismus
- Campingplätze und Wohnmobilstellplätze
- touristische Apartments, Bungalows und ähnliche Ferienunterkünfte
- Privatpersonen, die Unterkünfte vermieten, laut den FAQ des Ministeriums vom August 2026
Katalonien und das Baskenland führen eigene Systeme. In Katalonien melden Sie über die bestehende Plattform an die Mossos d'Esquadra (Mossos), im Baskenland an die Ertzaintza (euskadi.eus).
Registrieren Sie zuerst Ihren Betrieb. Sie müssen sich bei SES.Hospedajes anmelden, bevor Sie den Betrieb aufnehmen, mit einem digitalen Zertifikat oder Cl@ve (Sede Electrónica). Mit der Registrierung erhalten Sie Zugangsdaten für die Web-App und separate Zugangsdaten für das Senden per Web Service.
Welche Daten verlangt SES.Hospedajes (Pflichtangaben)?
Anhang I des RD 933/2021 nennt drei Blöcke:
| Block | Daten |
|---|---|
| Jeder Gast | Vorname, beide Nachnamen, Geschlecht, Art und Nummer des Ausweisdokuments (DNI, Reisepass, TIE), número de soporte (Seriennummer des Dokuments), Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum, gewöhnliche Anschrift (vollständige Adresse, Ort, Land), Festnetz, Mobilnummer, E-Mail, Zahl der Reisenden, Verwandtschaftsverhältnis der Reisenden, wenn einer minderjährig ist |
| Die Buchung | Vertragsnummer und -datum, Check-in- und Check-out-Datum und -Uhrzeit, Adresse, Zahl der Zimmer, Internetzugang ja oder nein |
| Zahlung | Zahlungsart, Kennung des Zahlungsmittels (Kartentyp und -nummer, IBAN, mobile Zahlung …), Inhaber, Ablaufdatum, Zahlungsdatum |
Die FAQ des Ministeriums klären einige Punkte:
- Der DNI ist ab 14 Jahren Pflicht. Unter 14-Jährige werden trotzdem erfasst, ihre Daten gibt die erwachsene Begleitperson an.
- Ist ein Gast minderjährig, erfassen Sie das Verwandtschaftsverhältnis (parentesco): Elternteil, Großelternteil, Vormund oder andere.
- Ohne E-Mail reicht eine Mobilnummer.
- Das Geschlecht ist anzugeben, wenn es im Dokument steht.
Die offizielle Anleitung zum Datei-Upload kennzeichnet einige Felder als optional, das Dekret listet jedoch alle auf. Erfassen Sie alles, was Sie vernünftigerweise bekommen können.
Welche Fristen und Bußgelder gibt es?
Artikel 6.3 des Dekrets setzt zwei getrennte 24-Stunden-Fristen, „unverzüglich und in jedem Fall innerhalb von 24 Stunden“:
- ab Buchung, Vertrag oder dessen Stornierung
- ab Beginn des Aufenthalts (Check-in)
Jede spätere Änderung einer Buchung erfordert eine neue Meldung. Bewahren Sie die Daten drei Jahre nach Ende des Aufenthalts auf (Artikel 5.3). Das Ministerium schickt Ihnen keine Listen dessen, was Sie gesendet haben; führen Sie also Ihren eigenen Verlauf.
Die Bußgelder stammen aus dem Gesetz zur öffentlichen Sicherheit, Ley Orgánica 4/2015:
| Verstoß | Beispiel | Bußgeld |
|---|---|---|
| Leicht (leve, Art. 37.9) | Fehler in den Daten oder verspätetes Senden | 100 bis 600 € |
| Schwer (grave, Art. 36.20) | Kein Register oder Daten nicht gesendet | 601 bis 30.000 € |
Wie senden Sie die Daten: Webformular, Datei oder Web Service?
SES.Hospedajes akzeptiert drei Wege, alle beschrieben im visuellen Leitfaden des Ministeriums:
- Webformular. Sie tippen jede Buchung und jeden Gast in die SES.Hospedajes-App ein. Für ein paar Zimmer in Ordnung, bei mehr Betrieb zu langsam.
- Datei-Upload. Sie laden eine XML-Datei mit vielen Meldungen auf einmal hoch. Alle Meldungen einer Datei müssen vom selben Typ sein.
- Web Service. Ihre Software sendet die Daten direkt. So nimmt ein PMS oder eine Check-in-App Ihnen die doppelte Arbeit ab.
Sie können sich in der App mit einem digitalen Zertifikat oder mit Benutzername und Passwort anmelden und sehen und korrigieren Meldungen, auf welchem Weg auch immer sie gesendet wurden.
Ist Little Hotelier mit SES.Hospedajes verbunden?
Ja. Stand Oktober 2026 gibt es zwei Wege, dazu einen älteren Export.
Option 1: Die automatische Compliance-Meldung von Little Hotelier
Guest Engagement von Little Hotelier enthält ein Compliance-Check-in-Formular, das die Daten für Sie an SES.Hospedajes sendet (Hilfecenter, aktualisiert im Juni 2025). Dafür brauchen Sie Guest Engagement in Ihrem Konto. Fragen Sie Little Hotelier, ob Ihr Tarif es enthält.
- In SES.Hospedajes öffnen Sie Ihre registrierten Daten (Mis datos registrados) und setzen das Häkchen bei Envío de comunicaciones por servicio web (Senden von Meldungen per Web Service). Per E-Mail erhalten Sie einen Vermietercode (código de arrendador), einen Betriebscode, einen Benutzernamen und ein Passwort.
- In Little Hotelier gehen Sie zu Guest Engagement > Check-in > Settings und wählen Compliance reporting check-in form.
- Tragen Sie die Betriebsdaten ein, wählen Sie, wie Gäste unterschreiben, schalten Sie Authority connection ein, wählen Sie unter Automatically send info to die Option SES Hospedajes, geben Sie die vier Zugangsdaten ein (der Benutzername endet auf „WS“) und klicken Sie auf Validate.
- Wählen Sie unter Booking registration sending die Option Enabled. Die Buchungsdaten werden dann gesendet, sobald die Reservierung entsteht, die Gästedaten nach dem Check-in. Sie können einzelne Buchungsquellen ausnehmen.
- Legen Sie unter Payment type eine Standard-Zahlungsart fest.
Jede Übermittlung zeigt einen Status (Scheduled, In progress, Done, Failed und weitere); die Liste der gesendeten Dokumente steht auf derselben Einstellungsseite. Die Compliance-Übersicht von Little Hotelier ergänzt, dass Änderungen an einer Reservierung an Chekin gesendet und bei der Behörde aktualisiert werden. Eigene Hilfeartikel behandeln die Mossos und die Ertzaintza.
Option 2: Chekin aus dem App Store
Chekin ist eine kostenpflichtige Drittanbieter-App im App Store von Little Hotelier. Sie übernimmt Online-Check-in, Ausweisprüfung und Polizeimeldungen in Spanien und anderen Ländern. Andere Anbieter von Online-Check-in bieten Ähnliches. Prüfen Sie, ob Ihr Anbieter per Web Service an SES.Hospedajes sendet und Ihre Little-Hotelier-Buchungen liest.
Der ältere Export des Polizeiberichts
Unter Front Desk > Reports > Police Report exportieren Sie eine .txt-Datei der Gäste ab 16 Jahren für einen Zeitraum (Hilfecenter). Laut Artikel laden Sie sie auf „the police website“ (die Website der Polizei) hoch; SES.Hospedajes wird nicht erwähnt. Prüfen Sie also, ob SES sie akzeptiert, bevor Sie sich darauf verlassen.
So vermeiden Sie doppelte Arbeit und fehlende Daten
Doppelte Arbeit entsteht, wenn derselbe Gast in Little Hotelier und noch einmal in SES.Hospedajes oder eine Check-in-App eingetippt wird. Die Lösung: Daten einmal erfassen, so früh wie möglich, und an beide Stellen weiterfließen lassen.
- Senden Sie den Online-Check-in vor der Anreise. Gäste füllen ihre Daten selbst aus, über die Buchungsbestätigung oder einen Link.
- Holen Sie den Rest an der Rezeption nach, im selben Tool, nicht auf Papier.
- Prüfen Sie das Dokument. Das Dekret verlangt, dass Dokumente vorgezeigt oder bereitgestellt werden, und die FAQ des Ministeriums akzeptiert elektronische Prüfungen, die die Richtigkeit verifizieren.
- Schließen Sie Lücken vor Ablauf der 24 Stunden, nicht erst am Monatsende.
Wenn Sie Chekin nutzen: Sehen Sie es direkt in Little Hotelier
Das kostenlose Userscript Chekin Connection fügt der Reservierung in Little Hotelier ein Chekin-Panel hinzu. Sie sehen auf einen Blick, ob sich Gäste registriert haben, mit Namen, Telefonnummern und Dokumentnummern, und können die Dokumentnummer in die Reservierung kopieren, zum Beispiel für die Rechnung. Hat sich noch niemand registriert, zeigt es den Registrierungslink für Gäste mit Schaltflächen zum Öffnen, Kopieren und Senden per E-Mail oder WhatsApp. Sie müssen im selben Browser bei Chekin angemeldet sein. Das Skript ist unabhängig und stammt weder von Chekin noch von Little Hotelier. Installationsanleitung: So installieren Sie die Userscripts.
Fehlende Ausweise vor der Anreise erkennen
Hotelier Tools sendet keine Daten an SES.Hospedajes oder die Polizei und behauptet das auch nicht. Es prüft aber jede Reservierung auf ein fehlendes Ausweisdokument oder eine fehlende Adresse, nach der Buchung, bei der Anreise, während des Aufenthalts und beim Check-out, mit automatischen Prüfungen. Probleme erscheinen gesammelt auf der Seite Issues und in einer Berichts-E-Mail, sodass Sie dem Gast nachgehen, solange noch Zeit ist. Siehe die tägliche Rezeptions-Checkliste.
In der Demo ausprobieren
Öffnen Sie denselben Bildschirm in der Demo von Hotelier Tools, gefüllt mit erfundenen Daten. Ohne Anmeldung, ohne Installation.
Darf man den DNI des Gastes kopieren oder scannen?
Das Dekret verlangt, dass Sie das Dokument ansehen und seine Daten erfassen, nicht dass Sie eine Kopie aufbewahren. Die spanische Datenschutzbehörde sagt, für einen Vertragsabschluss sei eine Kopie des DNI in der Regel nicht nötig, und der Betrieb müsse die geeignetste Art der Identifizierung wählen, sofern kein Gesetz eine Kopie vorschreibt (AEPD-FAQ). Speichert Ihr Check-in-Tool Ausweisbilder, prüfen Sie, wie lange und warum.
Zusammenfassung
- SES.Hospedajes ist für jede Art von Unterkunft in Spanien Pflicht, mit Ausnahme von Katalonien und dem Baskenland, die an ihre eigene Polizei melden.
- Senden Sie Buchungen und Stornierungen innerhalb von 24 Stunden und die Gästedaten innerhalb von 24 Stunden nach dem Check-in. Bewahren Sie die Daten drei Jahre auf.
- Little Hotelier kann über das Compliance-Check-in-Formular von Guest Engagement oder über Chekin an SES.Hospedajes senden.
- Erfassen Sie Daten einmal, vor der Anreise, und lassen Sie sie nach Little Hotelier und SES fließen.
- Nutzen Sie automatische Prüfungen gegen fehlende Ausweise und, falls Sie Chekin einsetzen, das kostenlose Skript Chekin Connection. Für andere Länder lesen Sie Meldepflicht für Gäste nach Land, für Spaniens Statistikerhebung die INE-Belegungserhebung.
Häufige Fragen
Ist SES.Hospedajes für ein kleines B&B oder eine Ferienwohnung Pflicht?
Ja. Das Real Decreto 933/2021 gilt in ganz Spanien für Hotels, Hostales, Pensionen, Landhäuser, Campingplätze, touristische Apartments und ähnliche Unterkünfte. Laut den FAQ des Innenministeriums sind auch Privatpersonen erfasst, die Unterkünfte vermieten. Katalonien und das Baskenland melden stattdessen an ihre eigenen Polizeisysteme.
Müssen Kinder und Babys gemeldet werden?
Ja. Gäste unter 14 Jahren stehen im Register, ihre Daten gibt die erwachsene Begleitperson an. Ein Ausweisdokument ist ab 14 Pflicht. Ist ein Gast minderjährig, müssen Sie außerdem das Verwandtschaftsverhältnis zwischen den Reisenden erfassen, etwa Elternteil oder Vormund.
Wie hoch ist das Bußgeld, wenn ich Gästedaten nicht an SES.Hospedajes sende?
Nach dem Gesetz zur öffentlichen Sicherheit (Ley Orgánica 4/2015) ist es eine schwere Ordnungswidrigkeit, das Register nicht zu führen oder die Daten nicht zu senden. Das Bußgeld liegt zwischen 601 und 30.000 Euro. Fehler oder verspätetes Senden sind leichte Verstöße mit Bußgeldern von 100 bis 600 Euro.
Wie lange muss ich die Gästedaten aufbewahren?
Drei Jahre ab Ende des Aufenthalts. Das Innenministerium schickt Ihnen keine Listen Ihrer früheren Meldungen. Bewahren Sie also eigene Kopien auf oder nutzen Sie den Verlauf Ihres Check-in-Tools.
Sendet Hotelier Tools Gästedaten an SES.Hospedajes?
Nein. Hotelier Tools sendet nichts an SES.Hospedajes oder die Polizei. Es markiert Reservierungen mit fehlendem Ausweisdokument oder fehlender Adresse, damit Sie sie vor der Anreise korrigieren können. Zum Senden nutzen Sie die Compliance-Meldung von Little Hotelier oder einen Check-in-Anbieter. Hotelier Tools ist unabhängig, steht in keiner Verbindung zu SiteMinder oder Little Hotelier und wird von ihnen weder unterstützt noch empfohlen.
