Nesta página
- O que é o SES.Hospedajes e quem tem de o usar?
- Que dados pede o SES.Hospedajes?
- Quais são os prazos e as multas?
- Como se enviam os dados: formulário web, ficheiro ou serviço web?
- O Little Hotelier conecta-se ao SES.Hospedajes?
- Como evitar o trabalho duplicado e os dados em falta
- É legal fotocopiar ou digitalizar o DNI do hóspede?
- Resumo
Este guia é para proprietários que falam português e têm um alojamento em Espanha. Todo o hotel, hostal, B&B e alojamento local / aluguel por temporada em Espanha tem de enviar os dados dos seus hóspedes ao SES.Hospedajes, o registo / registro online do Ministério do Interior (a Catalunha e o País Basco usam os seus próprios sistemas policiais). As reservas e os cancelamentos têm de ser comunicados em 24 horas, e os dados dos hóspedes em 24 horas após o check-in (Real Decreto 933/2021). O Little Hotelier pode enviar ambos automaticamente através do check-in online do Guest Engagement, ou através de uma aplicação parceira como o Chekin, para que ninguém digite o mesmo hóspede duas vezes.
O que é o SES.Hospedajes e quem tem de o usar?
O SES.Hospedajes é a plataforma do Ministerio del Interior (Ministério do Interior espanhol) para o registo de hóspedes (registro documental) que os alojamentos têm de manter. Muitos proprietários ainda chamam partes de viajeros a esses registos. O Ministério ativou a plataforma em 2 de dezembro de 2024, depois de vários adiamentos (comunicado da Moncloa).
Aplica-se em toda a Espanha a (RD 933/2021, artigo 2):
- hotéis, hostales, pensiones, casas de huéspedes e alojamento de turismo rural
- parques de campismo / campings e áreas para autocaravanas
- apartamentos turísticos, bungalows e alojamentos de férias semelhantes
- particulares que alugam alojamento, segundo as FAQ do Ministério de agosto de 2026
A Catalunha e o País Basco mantêm os seus próprios sistemas. Na Catalunha, a comunicação é feita aos Mossos d'Esquadra através da sua plataforma existente (Mossos); no País Basco, à Ertzaintza (euskadi.eus).
Primeiro, inscreva o seu estabelecimento. Tem de o fazer no SES.Hospedajes antes de começar a operar, com um certificado digital ou Cl@ve (sede eletrónica). A inscrição dá-lhe os dados de acesso à aplicação web e credenciais separadas para o envio por serviço web.
Que dados pede o SES.Hospedajes?
O anexo I do RD 933/2021 lista três blocos:
| Bloco | Dados |
|---|---|
| Cada hóspede | Nome, os dois apelidos / sobrenomes, sexo, tipo de documento de identificação (DNI, passaporte, TIE) e número, número de soporte (o número de suporte do documento), nacionalidade, data de nascimento, endereço habitual (endereço completo, localidade, país), telefone fixo, telemóvel / celular, e-mail, número de viajantes, relação entre viajantes se um for menor |
| A reserva | Referência e data do contrato, data e hora de check-in e check-out, endereço, número de quartos, acesso à internet sim ou não |
| Pagamento | Tipo de pagamento, identificação do meio de pagamento (tipo e número de cartão, IBAN, pagamento móvel…), titular, validade, data de pagamento |
As FAQ do Ministério esclarecem alguns pontos:
- O DNI é obrigatório a partir dos 14 anos. Os menores de 14 também são registados, com os dados fornecidos pelo adulto com quem viajam.
- Se algum hóspede for menor, registe a relação (parentesco): pai/mãe, avô/avó, tutor ou outra.
- Sem e-mail, basta um número de telemóvel.
- O sexo é obrigatório quando consta do documento.
As instruções oficiais de envio de ficheiros / arquivos marcam alguns campos como opcionais, mas o decreto lista-os todos. Recolha tudo o que puder, dentro do razoável.
Quais são os prazos e as multas?
O artigo 6.3 do decreto fixa dois prazos de 24 horas distintos, "de imediato e, em qualquer caso, no prazo de 24 horas":
- a partir da reserva, do contrato ou do seu cancelamento
- a partir do início da estadia (check-in)
Qualquer alteração posterior a uma reserva exige uma nova comunicação. Guarde os registos durante três anos após o fim da estadia (artigo 5.3). O Ministério diz que não lhe enviará listas do que enviou, por isso guarde o seu próprio histórico.
As multas vêm da lei de segurança cidadã, a Ley Orgánica 4/2015:
| Infração | Exemplo | Multa |
|---|---|---|
| Leve (leve, art. 37.9) | Erros nos dados ou envio tardio | 100 € a 600 € |
| Grave (grave, art. 36.20) | Sem registo, ou dados não enviados | 601 € a 30.000 € |
Como se enviam os dados: formulário web, ficheiro ou serviço web?
O SES.Hospedajes aceita três formas, todas descritas no guia visual do Ministério:
- Formulário web. Digite cada reserva e hóspede na aplicação do SES.Hospedajes. Serve para poucos quartos, é lento para algo mais movimentado.
- Envio de ficheiro. Envie um ficheiro XML com muitas comunicações de uma só vez. Todas as comunicações de um ficheiro têm de ser do mesmo tipo.
- Serviço web. O seu software envia os dados diretamente. É assim que um PMS ou uma aplicação de check-in elimina o trabalho duplicado.
Pode iniciar sessão na aplicação com um certificado digital ou com nome de utilizador / usuário e palavra-passe / senha, e pode ver e corrigir as comunicações seja qual for a forma como foram enviadas.
O Little Hotelier conecta-se ao SES.Hospedajes?
Sim. Em outubro de 2026 há duas formas, além de uma exportação mais antiga.
Opção 1: a comunicação de conformidade automática do Little Hotelier
O Guest Engagement do Little Hotelier inclui um formulário de check-in de conformidade que envia dados ao SES.Hospedajes por você (centro de ajuda, atualizado em junho de 2025). Precisa de ter o Guest Engagement na sua conta, por isso pergunte ao Little Hotelier se o seu plano o inclui.
- No SES.Hospedajes, abra os seus dados registados (Mis datos registrados) e marque Envío de comunicaciones por servicio web. Recebe por e-mail um código de locador (código de arrendador), um código de estabelecimento, um nome de utilizador e uma palavra-passe.
- No Little Hotelier, vá a Guest Engagement > Check-in > Settings e escolha Compliance reporting check-in form.
- Preencha os dados da propriedade, escolha como os hóspedes assinam, ative Authority connection, escolha SES Hospedajes em Automatically send info to, insira as quatro credenciais (o nome de utilizador termina em "WS") e clique em Validate.
- Em Booking registration sending, escolha Enabled. Os dados da reserva são então enviados quando a reserva é feita, e os dados dos hóspedes depois do check-in. Pode isentar algumas origens de reserva.
- Defina um Payment type padrão.
Cada envio mostra um estado (Scheduled, In progress, Done, Failed e outros), e a lista de documentos enviados está na mesma página de configurações. A visão geral de conformidade do Little Hotelier acrescenta que as alterações a uma reserva são enviadas ao Chekin e atualizadas junto da autoridade. Há artigos de ajuda separados para os Mossos e a Ertzaintza.
Opção 2: o Chekin da App Store
O Chekin é uma aplicação paga de terceiros na App Store do Little Hotelier. Trata do check-in online, da verificação de documentos e das comunicações à polícia em Espanha e noutros países. Outros fornecedores de check-in online oferecem serviços semelhantes; confirme que o seu envia ao SES.Hospedajes por serviço web e lê as suas reservas do Little Hotelier.
A exportação mais antiga do relatório policial
Front Desk > Reports > Police Report exporta um ficheiro .txt com os hóspedes de 16 anos ou mais para um intervalo de datas (centro de ajuda). O artigo diz para o enviar para o "site da polícia" e não menciona o SES.Hospedajes, por isso confirme que o SES o aceita antes de contar com ele.
Como evitar o trabalho duplicado e os dados em falta
O trabalho duplicado acontece quando o mesmo hóspede é digitado no Little Hotelier e outra vez no SES.Hospedajes ou numa aplicação de check-in. A solução é recolher os dados uma só vez, o mais cedo possível, e deixá-los fluir para ambos:
- Envie o check-in online antes da chegada. Os hóspedes preenchem os seus próprios dados a partir da confirmação da reserva ou de um link.
- Complete o resto na receção / recepção, na mesma ferramenta, não em papel.
- Verifique o documento. O decreto diz que os documentos têm de ser exibidos ou fornecidos, e as FAQ do Ministério aceitam verificações eletrónicas que comprovem a exatidão.
- Corrija as lacunas antes do prazo de 24 horas, não no fim do mês.
Se usa o Chekin: veja-o dentro do Little Hotelier
O userscript gratuito Chekin Connection acrescenta um painel do Chekin à reserva no Little Hotelier. Vê de relance se os hóspedes já se registaram, com os seus nomes, telefones e números de documento, e pode copiar o número do documento para a reserva, por exemplo para a fatura / nota fiscal. Quando ninguém se registou ainda, mostra o link de registo do hóspede com botões para a abrir, copiar, enviar por e-mail ou por WhatsApp. Precisa de ter sessão iniciada no Chekin no mesmo navegador. É um script independente, não feito pelo Chekin nem pelo Little Hotelier. Guia de instalação: como instalar os userscripts.
Sinalize documentos em falta antes da chegada
O Hotelier Tools não envia dados ao SES.Hospedajes nem à polícia, e não diz que o faz. O que faz é verificar em cada reserva se falta o documento de identificação ou o endereço depois de a reserva ser feita, à chegada, durante a estadia e no check-out, com as verificações automáticas. Os problemas aparecem numa só página Issues e num e-mail de relatório, para que possa contactar o hóspede enquanto ainda há tempo. Veja a lista de verificação diária da receção.
Experimente na demo
Abra o mesmo ecrã na demo do Hotelier Tools, com dados inventados. Sem registo e sem instalar nada.
É legal fotocopiar ou digitalizar o DNI do hóspede?
O decreto pede que veja o documento e registe os seus dados, não que guarde uma cópia. A agência espanhola de proteção de dados diz que, em geral, não é preciso uma cópia do DNI para celebrar um contrato, e que a empresa deve escolher a forma mais adequada de identificar a pessoa, a menos que uma lei exija uma cópia (FAQ da AEPD). Se a sua ferramenta de check-in guarda imagens de documentos, verifique durante quanto tempo e com que finalidade.
Resumo
- O SES.Hospedajes é obrigatório para todos os tipos de alojamento em Espanha, exceto na Catalunha e no País Basco, que comunicam à sua própria polícia.
- Envie reservas e cancelamentos em 24 horas e os dados dos hóspedes em 24 horas após o check-in. Guarde os registos durante três anos.
- O Little Hotelier pode enviar ao SES.Hospedajes através do formulário de check-in de conformidade do Guest Engagement, ou através do Chekin.
- Recolha os dados uma só vez, antes da chegada, e deixe-os fluir para o Little Hotelier e para o SES.
- Use as verificações automáticas para encontrar documentos em falta e o script gratuito Chekin Connection se usa o Chekin. Para outros países, leia regras de registo de hóspedes por país; para o questionário estatístico de Espanha, veja o inquérito / pesquisa de ocupação do INE.
Perguntas frequentes
O SES.Hospedajes é obrigatório para um B&B ou alojamento local pequeno?
Sim. O Real Decreto 933/2021 abrange hotéis, hostales, pensiones, casas rurais, parques de campismo / campings, apartamentos turísticos e alojamentos semelhantes em toda a Espanha, e as FAQ do Ministério do Interior confirmam que os particulares que alugam alojamento também estão abrangidos. A Catalunha e o País Basco comunicam, em vez disso, aos seus próprios sistemas policiais.
Também é preciso registar crianças e bebés / bebês?
Sim. Os hóspedes com menos de 14 anos entram no registo, com os dados fornecidos pelo adulto com quem viajam, e o documento de identificação passa a ser obrigatório a partir dos 14. Quando algum hóspede é menor, tem também de registar a relação entre os viajantes, como pai/mãe ou tutor.
Qual é a multa por não enviar os dados dos hóspedes ao SES.Hospedajes?
Segundo a lei de segurança cidadã (Ley Orgánica 4/2015), não manter o registo ou não enviar os dados é uma infração grave, com multa de 601 a 30.000 euros. Os erros ou o envio tardio são infrações leves, com multa de 100 a 600 euros.
Durante quanto tempo tenho de guardar os registos dos hóspedes?
Três anos a contar do fim da estadia. O Ministério do Interior diz que não lhe enviará listas das suas comunicações passadas, por isso guarde as suas próprias cópias ou conte com o histórico da sua ferramenta de check-in.
O Hotelier Tools envia dados de hóspedes ao SES.Hospedajes?
Não. O Hotelier Tools não envia nada ao SES.Hospedajes nem à polícia. Assinala as reservas com documento de identificação ou endereço em falta, para que você as corrija antes da chegada. Para enviar, use a comunicação de conformidade do próprio Little Hotelier ou um fornecedor de check-in. O Hotelier Tools é independente: não é afiliado à SiteMinder nem ao Little Hotelier, nem tem o aval deles.
