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Muitos países exigem que os hotéis façam o registo / registro dos hóspedes: anotar a sua identidade e comunicá-la à polícia ou à imigração. Espanha, Itália e Brasil registam todos os hóspedes; Portugal, França, Alemanha (desde 2025), Tailândia e Indonésia registam os hóspedes estrangeiros. Os prazos vão de 6 horas (estadias curtas em Itália) a 3 dias úteis (Portugal). Abaixo está a regra de cada país com links oficiais e, depois, como recolher os documentos de identificação no Little Hotelier.
| País | Sistema | Quem é registado | Prazo |
|---|---|---|---|
| Espanha | SES.Hospedajes | Todos os hóspedes | 24 h depois da reserva e depois do check-in |
| Itália | Alloggiati Web | Todos os hóspedes | 24 h após a chegada (6 h em estadias até 24 h) |
| Portugal | SIBA | Hóspedes estrangeiros, incl. UE | 3 dias úteis após a chegada e após a partida |
| Alemanha | Meldeschein | Hóspedes estrangeiros | Assinado à chegada |
| França | Fiche individuelle de police | Hóspedes não franceses, incl. UE | À chegada; apresentada a pedido |
| Brasil | FNRH Digital | Todos os hóspedes | No check-in |
| Tailândia | TM30 | Hóspedes estrangeiros | 24 h |
| Indonésia | APOA | Hóspedes estrangeiros | 24 h |
Portugal: SIBA (boletim de alojamento)
- Quem: todos os hóspedes estrangeiros, "incluindo os nacionais dos outros Estados membros da União Europeia", em hotéis e alojamento local; a obrigação abrange qualquer pessoa que forneça alojamento pago (Lei 23/2007, artigos 15.º e 16.º).
- O quê: nome completo, nacionalidade, data de nascimento, tipo e número do documento, país emissor, país de residência e datas de check-in e check-out. O local de nascimento e o de residência são opcionais (perguntas técnicas do SIBA).
- Prazo: nos 3 dias úteis seguintes à chegada e, de novo, nos 3 dias úteis seguintes à partida.
- Como: no SIBA, agora gerido pela unidade de coordenação do Sistema de Segurança Interna (UCFE), depois da extinção do SEF em 2023. Use o formulário online, o envio de um ficheiro / arquivo ou web services (modos de envio). Algumas páginas do SIBA ainda mencionam o SEF. Guarde os boletins durante 1 ano.
- Coimas: de 100 a 500 € para 1 a 10 hóspedes não comunicados, subindo para 400 a 2000 € acima de 50 hóspedes (artigo 203.º, Lei 23/2007).
Brasil: FNRH Digital
- Quem: todos os hóspedes, brasileiros ou estrangeiros, em todos os tipos de hospedagem. Cada hóspede tem a sua própria ficha, e os menores ficam associados à ficha de um dos pais (Portaria MTur 41/2025). O estabelecimento precisa de um cadastro ativo no Cadastur.
- O quê: nome, data de nascimento, nacionalidade, sexo, documento de identidade, CPF ou passaporte, telefone, e-mail, endereço residencial, motivo da viagem, origem e próximo destino, meio de transporte e dados da reserva e da estadia.
- Quando: obrigatório desde 20 de abril de 2026, depois de uma prorrogação pela Portaria MTur 4/2026. Os dados são confirmados no check-in com o hóspede presente, e o check-out também é registado.
- Como: o módulo web do FNRH, gratuito, ou o seu PMS através da API do Ministério. Veja o FAQ oficial.
Espanha: SES.Hospedajes
- Quem: todos os hóspedes, em hotéis, hostales, B&B, casas rurais, campings e alojamentos de férias, ao abrigo do Real Decreto 933/2021. A Catalunha comunica antes aos Mossos d'Esquadra, e o País Basco à Ertzaintza.
- O quê: nomes, sexo, tipo e número de documento com o seu número de suporte, nacionalidade, data de nascimento, endereço, telefone e e-mail, a relação entre viajantes quando um é menor, além de dados da reserva e do pagamento.
- Prazo: nas 24 horas seguintes à reserva ou ao cancelamento, e nas 24 horas seguintes ao check-in. Guarde os registos durante 3 anos.
- Como: o formulário web do SES.Hospedajes, o envio de um ficheiro XML ou um web service a partir do seu software.
Guia completo: SES Hospedajes com o Little Hotelier.
Itália: Alloggiati Web
- Quem: todos os hóspedes, italianos incluídos, em hotéis e em todos os outros alojamentos, incluindo alojamentos de curta duração, de menos de 30 dias (art. 109 TULPS, texto da Polizia di Stato).
- O quê: do hóspede principal, apelido / sobrenome, nome, sexo, data e local de nascimento, cidadania e tipo, número e local de emissão do documento, além da data de chegada e da duração da estadia. Os familiares ou membros do grupo precisam de dados pessoais, mas não dos dados do documento (manual de utilização).
- Prazo: nas 24 horas seguintes à chegada, ou nas 6 horas seguintes em estadias de até 24 horas.
- Como: apenas através do portal Alloggiati Web: introdução manual, envio de ficheiro ou web service. O acesso é pedido à Questura local. Guarde os recibos diários.
- Self check-in: a circular do Ministério do Interior de novembro de 2024 exige identificar os hóspedes presencialmente e proíbe o check-in por caixa de chaves. O TAR do Lácio anulou-a em maio de 2025, mas o Consiglio di Stato reverteu essa decisão em 21 de novembro de 2025 (acórdão 9101/2025), pelo que a circular volta a aplicar-se. O tribunal mencionou que a identificação por videochamada poderia ser aceitável.
A comunicação estatística ao ISTAT ou à sua região (por exemplo Ross1000) é uma obrigação à parte.
Alemanha: Meldeschein
- Quem: desde 1 de janeiro de 2025, apenas os hóspedes estrangeiros. A Lei IV de Redução da Burocracia (BEG IV) eliminou a obrigação para os cidadãos alemães (Diário Federal 2024 I n.º 323). Cônjuges, parceiros e filhos menores estrangeiros que os acompanham só entram na contagem. Em grupos de mais de 10 pessoas, assina o responsável do grupo.
- O quê: datas de chegada e de partida prevista, apelido, nomes próprios, data de nascimento, nacionalidades, endereço, número e nacionalidade dos acompanhantes estrangeiros e o número de série do passaporte. É preciso comparar o formulário com o documento de identificação (§ 30 BMG).
- Prazo: o hóspede assina à mão no dia da chegada (§ 29 BMG). Guarde os formulários durante 1 ano após a partida, destrua-os nos 3 meses seguintes e mostre-os às autoridades sempre que os pedirem.
- Como: em papel, ou digitalmente com o consentimento do hóspede: um pagamento com cartão com autenticação forte do cliente, a função de identificação eletrónica do documento de identidade ou um procedimento-piloto aprovado.
- Multas: até 1000 €.
A legislação dos estados federados pode acrescentar campos para a taxa turística ou termal, por isso pode continuar a aplicar-se um formulário local aos hóspedes alemães.
França: fiche individuelle de police
- Quem: todos os hóspedes que não sejam franceses, incluindo os cidadãos da UE, em hotéis, vilas de férias, residências turísticas, alojamentos de férias com mobília, chambres d'hôtes e campings (Service-Public).
- O quê: apelido e nomes próprios, data e local de nascimento, nacionalidade, endereço habitual, telemóvel / celular e e-mail, e datas de chegada e de partida prevista. Os menores de 15 anos podem constar do formulário de um adulto acompanhante (CESEDA, artigo R814-2, Légifrance).
- Prazo: preenchida à chegada. Guarde os formulários durante 6 meses.
- Como: não há comunicação online de rotina. Os formulários são entregues à polícia ou à gendarmaria quando estas os pedirem, em papel ou em formato eletrónico. O modelo do formulário está fixado pela portaria (arrêté) de 1 de outubro de 2015.
Tailândia: TM30
- Quem: os gestores de hotéis, e qualquer proprietário ou house-master, têm de comunicar os estrangeiros que se hospedam com eles (Immigration Act B.E. 2522, artigo 38).
- O quê: o formulário TM.30 com os dados do passaporte do hóspede.
- Prazo: nas 24 horas seguintes à chegada do estrangeiro.
- Como: no serviço de imigração local (ou na polícia, onde não exista), por correio registado, ou online depois de se registar no site do Immigration Bureau. Fonte: o manual público do Bureau (cópia arquivada).
- Multas: até 2000 THB, e de 2000 a 10 000 THB para gestores de hotéis (artigo 77).
O site do Immigration Bureau não abria a partir da Europa em outubro de 2026, por isso confirme o sistema online atual com o seu serviço de imigração local.
Indonésia: APOA
- Quem: hotéis, apartamentos, guest houses, vilas, losmen, pensões (kos), casas para alugar e outros alojamentos comerciais, além de particulares que acolhem estrangeiros (delegação regional de Bali, cópia arquivada).
- O quê: o passaporte e os dados da estadia do hóspede estrangeiro e, depois, o check-out (serviço de imigração de Yogyakarta, 2025).
- Prazo: no prazo de 1 x 24 horas após o início da estadia do estrangeiro, segundo as instruções da Direção-Geral de Imigração citadas pela delegação de Bali.
- Como: a app móvel APOA ou o site do APOA.
- Multas: até três meses de detenção ou uma multa de até 25 milhões de rupias, ao abrigo da Lei da Imigração (Lei 6/2011, alterada em 2024).
Como recolher os documentos dos hóspedes no Little Hotelier
A reserva do Little Hotelier tem um separador (aba) Guests com um formulário para cada hóspede. Além de nome, e-mail e telefone, tem sexo, um segundo apelido e, sob a seta de expansão, o tipo de documento de identificação, o número, a nacionalidade, a data de emissão, a data de validade, a data de nascimento e um endereço completo com país, cidade, estado e código postal (editar uma reserva). Adicione os acompanhantes como hóspedes adicionais.
Três formas de os preencher sem voltar a digitar:
- O check-in online do Little Hotelier. Com o Guest Engagement, os hóspedes respondem a um formulário de check-in antes da chegada e as respostas ficam na reserva. A sua comunicação automática às autoridades (automated compliance reporting) envia os dados em Itália, Espanha, Portugal, Alemanha, Suíça, Áustria, Croácia, República Checa e Colômbia (centro de ajuda do Little Hotelier, maio de 2026).
- Um parceiro de check-in. O Chekin conecta-se pela App Store e comunica os dados à polícia em muitos países, incluindo Espanha, Itália, Portugal, França, Alemanha e Tailândia. Se o usar, o userscript gratuito Chekin Connection mostra o registo de cada hóspede dentro da reserva do Little Hotelier.
- Na receção / recepção. Para hóspedes espanhóis, o userscript gratuito Easy Save Province and Country transforma o campo da província numa lista de províncias espanholas e define o país como Espanha quando você escolhe uma.
Encontre os documentos que faltam antes do prazo
Dados incompletos ou enviados fora do prazo já são, por si só, uma infração em vários países; em Espanha, por exemplo, é uma infração leve com multa a partir de 100 €. As verificações automáticas do Hotelier Tools analisam cada reserva depois de feita, à chegada, durante a estadia e no check-out, e assinalam a falta de documento de identificação ou de endereço numa única página, Issues, e num e-mail de relatório. O Hotelier Tools não envia nada às autoridades. Veja a checklist diária da receção.
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Resumo
- Espanha, Itália e Brasil registam todos os hóspedes; Portugal, França, Alemanha, Tailândia e Indonésia registam os hóspedes estrangeiros, incluindo cidadãos da UE onde a regra diz "estrangeiro".
- O prazo mais curto é o das 6 horas da Itália para estadias de uma noite; Espanha, Tailândia e Indonésia dão 24 horas; Portugal 3 dias úteis.
- O Little Hotelier já tem os campos de identificação; o check-in online ou uma app parceira podem preenchê-los e enviá-los.
- Use as verificações automáticas e os userscripts gratuitos para manter os dados completos. O Hotelier Tools é gratuito para todos os hotéis até 10 de janeiro de 2027.
- Espanha em detalhe: SES Hospedajes com o Little Hotelier e o questionário de ocupação do INE.
Perguntas frequentes
Por que razão os hotéis pedem o passaporte no check-in?
Porque a lei de muitos países o exige. Espanha, Itália e Brasil registam todos os hóspedes, e Portugal, França, Alemanha, Tailândia e Indonésia registam os hóspedes estrangeiros, normalmente anotando os dados do passaporte ou do documento de identificação e enviando-os à polícia ou à imigração em poucas horas ou dias.
Os cidadãos da UE contam como hóspedes estrangeiros?
Sim, onde a regra é sobre estrangeiros. O SIBA português e a fiche de police francesa incluem expressamente os cidadãos de outros países da UE, e o formulário de registo alemão aplica-se agora a todos os hóspedes que não tenham cidadania alemã.
Um hotel pode ficar com uma cópia do meu passaporte?
Depende do país e da lei de proteção de dados. A maioria das regras de registo pede ao hotel que verifique o documento e anote os dados, não que guarde uma cópia. Em Espanha, a agência de proteção de dados diz que, em geral, não é necessária uma cópia do DNI. Pergunte ao hotel por que razão guarda uma cópia e durante quanto tempo.
O meu PMS pode enviar os registos automaticamente?
Muitas vezes, sim. Espanha, Itália, Portugal e Brasil aceitam dados enviados por software através de web services. A comunicação automática às autoridades do Guest Engagement do Little Hotelier cobre Itália, Espanha, Portugal, Alemanha, Suíça, Áustria, Croácia, República Checa e Colômbia, e apps parceiras como o Chekin cobrem mais países.
As crianças têm de ser registadas?
Normalmente sim, mas os detalhes variam. A Espanha regista os menores com os dados indicados pelo adulto e exige a relação de parentesco; a França permite que os menores de 15 anos constem do formulário de um adulto; a Alemanha só conta as crianças acompanhantes; o Brasil associa os menores à ficha de um dos pais.
O Hotelier Tools envia dados de hóspedes à polícia?
Não. O Hotelier Tools não envia registos a nenhuma autoridade. Assinala as reservas sem documento de identificação ou sem endereço para que você as complete a tempo. É independente: não é afiliado à SiteMinder nem ao Little Hotelier, nem tem o aval deles.
