Wajib lapor tamu asing: aturan pendaftaran tamu hotel per negara (2026)

Banyak negara mewajibkan hotel mencatat identitas tamu dan meneruskannya ke kepolisian atau imigrasi. Spanyol, Italia, dan Brasil mendaftarkan setiap tamu; Indonesia, Portugal, Prancis, Jerman (sejak 2025), dan Thailand mendaftarkan tamu asing. Batas waktunya berkisar dari 6 jam (menginap singkat di Italia) hingga 3 hari kerja (Portugal). Di bawah ini aturan tiap negara beserta tautan resmi, lalu cara mengumpulkan ID di Little Hotelier.

Spanyol: SES.Hospedajes

• Siapa: setiap tamu, di hotel, hostal, B&B, rumah pedesaan, perkemahan, dan rumah liburan sewa, berdasarkan Royal Decree 933/2021. Katalonia melapor ke Mossos d'Esquadra dan Negara Basque ke Ertzaintza.
• Apa: nama, jenis kelamin, jenis dan nomor ID beserta nomor pendukungnya, kewarganegaraan, tanggal lahir, alamat, telepon dan email, hubungan antartamu jika salah satunya anak di bawah umur, plus detail reservasi dan pembayaran.
• Batas waktu: dalam 24 jam setelah reservasi dibuat atau dibatalkan, dan dalam 24 jam setelah check-in. Simpan catatan selama 3 tahun.
• Cara: formulir web SES.Hospedajes, unggah file XML, atau web service dari perangkat lunak Anda.

Panduan lengkap: SES Hospedajes dengan Little Hotelier.

Italia: Alloggiati Web

• Siapa: setiap tamu, termasuk orang Italia, di hotel dan semua akomodasi lainnya, termasuk sewa singkat di bawah 30 hari (pasal 109 TULPS, teks dari Polizia di Stato).
• Apa: untuk tamu utama, nama belakang, nama, jenis kelamin, tanggal dan tempat lahir, kewarganegaraan, serta jenis, nomor, dan tempat penerbitan dokumen ID, plus tanggal kedatangan dan lama menginap. Anggota keluarga atau rombongan memerlukan data pribadi tetapi tidak detail dokumen (buku panduan pengguna).
• Batas waktu: dalam 24 jam setelah kedatangan, atau dalam 6 jam untuk masa inap hingga 24 jam.
• Cara: hanya lewat portal Alloggiati Web: entri manual, unggah file, atau web service. Anda meminta akses dari Questura setempat. Simpan tanda terima harian.
• Self check-in: surat edaran Kementerian Dalam Negeri November 2024 mewajibkan identifikasi tamu secara langsung dan melarang check-in dengan key box. TAR Lazio membatalkannya pada Mei 2025, tetapi Consiglio di Stato membalikkan putusan itu pada 21 November 2025 (putusan 9101/2025), sehingga surat edaran itu berlaku kembali. Pengadilan menyebutkan bahwa identifikasi lewat tautan video bisa diterima.

Pelaporan statistik ke ISTAT atau daerah Anda (misalnya Ross1000) adalah kewajiban terpisah.

Portugal: SIBA (buletin tamu asing)

• Siapa: setiap tamu asing, "including nationals of other European Union member states", di hotel, akomodasi lokal (alojamento local), dan siapa pun yang menyediakan akomodasi berbayar (Lei 23/2007, pasal 15 dan 16).
• Apa: nama lengkap, kewarganegaraan, tanggal lahir, jenis dan nomor dokumen, negara penerbit, negara tempat tinggal, serta tanggal check-in dan check-out. Tempat lahir dan tempat tinggal bersifat opsional (pertanyaan teknis SIBA).
• Batas waktu: dalam 3 hari kerja setelah kedatangan, dan lagi dalam 3 hari kerja setelah keberangkatan.
• Cara: di SIBA, kini dijalankan oleh unit koordinasi Sistem Keamanan Internal (UCFE) setelah SEF dibubarkan pada 2023. Pakai formulir online, unggah file, atau web service (opsi pengiriman). Beberapa halaman SIBA masih menyebut SEF. Simpan buletin selama 1 tahun.
• Denda: dari €100 sampai €500 untuk 1 sampai 10 tamu yang tidak dilaporkan, naik menjadi €400 sampai €2.000 untuk di atas 50 tamu (pasal 203, Lei 23/2007).

Jerman: Meldeschein

• Siapa: sejak 1 Januari 2025, hanya tamu asing. Bureaucracy Relief Act IV (BEG IV) menghapus kewajiban untuk warga negara Jerman (Federal Law Gazette 2024 I No. 323). Pasangan, mitra, dan anak di bawah umur asing yang mendampingi hanya dicatat jumlahnya. Untuk rombongan lebih dari 10 orang, pemandu wisata yang menandatangani.
• Apa: tanggal kedatangan dan perkiraan keberangkatan, nama belakang, nama depan, tanggal lahir, kewarganegaraan, alamat, jumlah dan kewarganegaraan teman perjalanan asing, serta nomor seri paspor. Anda harus mencocokkan formulir dengan dokumen ID (§ 30 BMG).
• Batas waktu: tamu menandatangani dengan tangan pada hari kedatangan (§ 29 BMG). Simpan formulir selama 1 tahun setelah keberangkatan, musnahkan dalam 3 bulan setelahnya, dan tunjukkan kepada otoritas jika diminta.
• Cara: kertas, atau digital dengan persetujuan tamu: pembayaran kartu dengan strong customer authentication, fungsi ID elektronik, atau prosedur percontohan yang disetujui.
• Denda: hingga €1.000.

Hukum negara bagian bisa menambahkan kolom untuk pajak wisata atau spa, jadi formulir lokal mungkin tetap berlaku untuk tamu Jerman.

Prancis: fiche individuelle de police

• Siapa: setiap tamu yang bukan warga negara Prancis, "including" warga negara UE, di hotel, desa liburan, residensi wisata, vila liburan berperabot, chambres d'hôtes, dan perkemahan (Service-Public).
• Apa: nama dan nama depan, tanggal dan tempat lahir, kewarganegaraan, alamat tetap, ponsel dan email, serta tanggal kedatangan dan rencana keberangkatan. Anak di bawah 15 tahun bisa dicantumkan di formulir orang dewasa yang mendampingi (CESEDA pasal R814-2, Légifrance).
• Batas waktu: diisi saat kedatangan. Simpan formulir selama 6 bulan.
• Cara: tidak ada pelaporan online rutin. Anda menyerahkan formulir kepada polisi atau gendarmerie ketika mereka memintanya, di atas kertas atau elektronik. Model formulirnya ditetapkan oleh peraturan 1 Oktober 2015.

Brasil: FNRH Digital

• Siapa: setiap tamu, Brasil maupun asing, di semua jenis akomodasi. Setiap tamu mendapat catatan sendiri, dan anak di bawah umur ditautkan ke catatan orang tua (Portaria MTur 41/2025). Properti harus memiliki pendaftaran Cadastur yang aktif.
• Apa: nama, tanggal lahir, kewarganegaraan, jenis kelamin, dokumen ID, CPF atau paspor, telepon, email, alamat rumah, tujuan perjalanan, asal dan tujuan berikutnya, transportasi, serta detail reservasi dan masa inap.
• Kapan: wajib sejak 20 April 2026, setelah perpanjangan oleh Portaria MTur 4/2026. Data dikonfirmasi saat check-in dengan tamu hadir, dan check-out juga dicatat.
• Cara: modul web FNRH yang gratis atau PMS Anda lewat API Kementerian. Lihat FAQ resmi.

Thailand: TM30

• Siapa: manajer hotel, dan setiap pemilik atau house-master, wajib melaporkan orang asing yang menginap di tempat mereka (Immigration Act B.E. 2522, pasal 38).
• Apa: formulir TM.30 dengan data paspor tamu.
• Batas waktu: dalam 24 jam setelah kedatangan orang asing.
• Cara: di kantor imigrasi setempat (atau kepolisian jika tidak ada), lewat pos tercatat, atau online setelah mendaftar di situs web Biro Imigrasi. Sumber: buku panduan publik Biro (salinan arsip).
• Denda: hingga THB 2.000, dan THB 2.000 sampai 10.000 untuk manajer hotel (pasal 77).

Situs Biro Imigrasi tidak bisa dimuat dari Eropa pada Oktober 2026, jadi konfirmasikan sistem online terbaru kepada kantor imigrasi setempat.

Indonesia: APOA

• Siapa: hotel, apartemen, guest house, vila, losmen, rumah kos, rumah sewa, dan akomodasi komersial lainnya, serta perorangan yang menampung orang asing (kantor wilayah Bali, salinan arsip).
• Apa: data paspor dan masa inap tamu asing, lalu data check-out-nya (kantor imigrasi Yogyakarta, 2025).
• Batas waktu: dalam 1 x 24 jam sejak orang asing mulai menginap, menurut petunjuk Direktorat Jenderal Imigrasi yang dikutip kantor Bali.
• Cara: aplikasi seluler APOA atau situs APOA.
• Sanksi: kurungan hingga tiga bulan atau denda hingga Rp25 juta berdasarkan Undang-Undang Keimigrasian (UU 6/2011, diubah pada 2024).

Cara mengumpulkan ID tamu di Little Hotelier

Reservasi di Little Hotelier punya tab Guests dengan formulir untuk setiap tamu. Selain nama, email, dan telepon, formulir itu memuat jenis kelamin, nama belakang kedua, dan, di balik panah untuk membuka detail, jenis dokumen ID, nomor ID, kewarganegaraan, tanggal terbit, tanggal kedaluwarsa, tanggal lahir, dan alamat lengkap dengan negara, kota, provinsi, dan kode pos (edit reservasi). Tambahkan teman perjalanan sebagai tamu tambahan.

demo.hotelier.tools

Tiga cara mengisinya tanpa mengetik ulang:

1. Check-in online Little Hotelier. Dengan Guest Engagement, tamu mengisi formulir check-in sebelum kedatangan dan jawabannya masuk ke reservasi. Pelaporan kepatuhan otomatisnya mengirim data ke otoritas di Italia, Spanyol, Portugal, Jerman, Swiss, Austria, Kroasia, Republik Ceko, dan Kolombia (pusat bantuan Little Hotelier, Mei 2026).
2. Mitra check-in. Chekin terhubung lewat App Store dan melapor ke kepolisian di banyak negara, termasuk Spanyol, Italia, Portugal, Prancis, Jerman, dan Thailand. Jika Anda memakainya, userscript gratis Chekin Connection menampilkan pendaftaran setiap tamu di dalam reservasi Little Hotelier.
3. Di front desk. Untuk tamu Spanyol, userscript gratis Easy Save Province and Country mengubah kolom provinsi menjadi daftar provinsi Spanyol dan mengatur negara ke Spanyol saat Anda memilih satu.

demo.hotelier.tools

Deteksi ID yang kosong sebelum batas waktu

Data yang tidak lengkap atau terlambat merupakan pelanggaran tersendiri di beberapa negara; di Spanyol, misalnya, itu pelanggaran ringan dengan denda mulai €100. Pengecekan otomatis Hotelier Tools memeriksa setiap reservasi setelah dipesan, saat kedatangan, selama menginap, dan saat check-out, lalu menandai dokumen ID atau alamat yang kosong di satu halaman Issues dan di email laporan. Layanan ini tidak mengirim apa pun ke otoritas. Lihat checklist harian front desk.

Ringkasan

• Spanyol, Italia, dan Brasil mendaftarkan setiap tamu; Indonesia, Portugal, Prancis, Jerman, dan Thailand mendaftarkan tamu asing, termasuk warga UE jika aturannya berbunyi "asing".
• Batas waktu tersingkat adalah 6 jam di Italia untuk menginap satu malam; Spanyol, Thailand, dan Indonesia memberi 24 jam; Portugal 3 hari kerja.
• Little Hotelier sudah punya kolom ID; check-in online atau aplikasi mitra bisa mengisi dan meneruskannya.
• Pakai pengecekan otomatis dan userscript gratis untuk menjaga datanya tetap lengkap. Hotelier Tools gratis untuk setiap hotel sampai 10 Januari 2027.
• Spanyol secara mendalam: SES Hospedajes dengan Little Hotelier dan survei okupansi INE.