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Viele Länder verlangen von Hotels, die Identität ihrer Gäste zu erfassen und an Polizei oder Einwanderungsbehörde weiterzugeben. Spanien, Italien und Brasilien melden jeden Gast, Portugal, Frankreich, Deutschland (seit 2025), Thailand und Indonesien melden ausländische Gäste. Die Fristen reichen von 6 Stunden (Kurzaufenthalte in Italien) bis zu 3 Werktagen (Portugal). Unten finden Sie die Regel jedes Landes mit offiziellen Links und danach, wie Sie Ausweisdaten in Little Hotelier erfassen.
| Land | System | Wer wird gemeldet | Frist |
|---|---|---|---|
| Spanien | SES.Hospedajes | Alle Gäste | 24 Std. nach Buchung und nach Check-in |
| Italien | Alloggiati Web | Alle Gäste | 24 Std. nach Ankunft (6 Std. bei Aufenthalten bis 24 Std.) |
| Portugal | SIBA | Ausländische Gäste, auch aus der EU | 3 Werktage nach Ankunft und nach Abreise |
| Deutschland | Meldeschein | Ausländische Gäste | Unterschrift bei Ankunft |
| Frankreich | Fiche individuelle de police | Nicht-französische Gäste, auch aus der EU | Bei Ankunft, auf Verlangen vorzuzeigen |
| Brasilien | FNRH Digital | Alle Gäste | Beim Check-in |
| Thailand | TM30 | Ausländische Gäste | 24 Std. |
| Indonesien | APOA | Ausländische Gäste | 24 Std. |
Spanien: SES.Hospedajes
- Wer: jeder Gast, in Hotels, Hostales, B&Bs, Landhäusern, Campingplätzen und Ferienunterkünften, nach dem Real Decreto 933/2021. Katalonien meldet stattdessen an die Mossos d'Esquadra, das Baskenland an die Ertzaintza.
- Was: Namen, Geschlecht, Ausweisart und -nummer samt Dokumentennummer (número de soporte), Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum, Anschrift, Telefon und E-Mail, die Beziehung zwischen den Reisenden, wenn einer minderjährig ist, sowie Buchungs- und Zahlungsdaten.
- Frist: innerhalb von 24 Stunden nach Buchung oder Stornierung und innerhalb von 24 Stunden nach dem Check-in. Bewahren Sie die Unterlagen 3 Jahre auf.
- Wie: das Webformular von SES.Hospedajes, ein XML-Datei-Upload oder ein Webservice Ihrer Software.
Ausführlicher Leitfaden: SES Hospedajes mit Little Hotelier.
Italien: Alloggiati Web
- Wer: jeder Gast, auch Italiener, in Hotels und jeder anderen Unterkunft, einschließlich Kurzvermietungen unter 30 Tagen (Art. 109 TULPS, Text der Polizia di Stato).
- Was: für den Hauptgast Nachname, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeit sowie Art, Nummer und Ausstellungsort des Ausweisdokuments, dazu Ankunftsdatum und Aufenthaltsdauer. Familien- oder Gruppenmitglieder brauchen persönliche Daten, aber keine Dokumentdaten (Benutzerhandbuch).
- Frist: innerhalb von 24 Stunden nach der Ankunft oder innerhalb von 6 Stunden bei Aufenthalten von bis zu 24 Stunden.
- Wie: nur über das Portal Alloggiati Web: manuelle Eingabe, Datei-Upload oder Webservice. Den Zugang beantragen Sie bei Ihrer örtlichen Questura. Bewahren Sie die täglichen Empfangsbestätigungen auf.
- Self-Check-in: Das Rundschreiben des Innenministeriums vom November 2024 verlangt, Gäste persönlich zu identifizieren, und verbietet den Check-in per Schlüsselsafe. Das TAR Lazio hob es im Mai 2025 auf, aber der Consiglio di Stato kippte dieses Urteil am 21. November 2025 (Urteil 9101/2025), das Rundschreiben gilt also wieder. Das Gericht erwähnte, dass eine Identifizierung per Videoverbindung akzeptabel sein könnte.
Die statistische Meldung an ISTAT oder Ihre Region (zum Beispiel Ross1000) ist eine eigene Pflicht.
Portugal: SIBA (Meldung ausländischer Gäste)
- Wer: jeder ausländische Gast, „including nationals of other European Union member states“ (also auch Staatsangehörige anderer EU-Mitgliedstaaten), in Hotels, im alojamento local und bei allen, die entgeltliche Beherbergung anbieten (Lei 23/2007, Artikel 15 und 16).
- Was: vollständiger Name, Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum, Dokumentart und -nummer, ausstellendes Land, Wohnsitzland sowie Check-in- und Check-out-Datum. Geburts- und Wohnort sind optional (Technische Fragen zu SIBA).
- Frist: innerhalb von 3 Werktagen nach der Ankunft und erneut innerhalb von 3 Werktagen nach der Abreise.
- Wie: über SIBA, das nach der Auflösung des SEF im Jahr 2023 nun von der Koordinierungseinheit des Systems für Innere Sicherheit (UCFE) betrieben wird. Nutzen Sie das Online-Formular, einen Datei-Upload oder Webservices (Übermittlungsoptionen). Einige SIBA-Seiten erwähnen noch das SEF. Bewahren Sie die Meldescheine 1 Jahr auf.
- Bußgelder: von 100 bis 500 € bei 1 bis 10 nicht gemeldeten Gästen, bei mehr als 50 Gästen steigend auf 400 bis 2.000 € (Artikel 203, Lei 23/2007).
Deutschland: Meldeschein
- Wer: seit dem 1. Januar 2025 nur noch ausländische Gäste. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) hat die Pflicht für deutsche Staatsangehörige abgeschafft (Bundesgesetzblatt 2024 I Nr. 323). Mitreisende ausländische Ehegatten, Lebenspartner und minderjährige Kinder werden nur gezählt. Bei Gruppen von mehr als 10 Personen unterschreibt der Reiseleiter.
- Was: Tag der Ankunft und voraussichtlicher Abreise, Familienname, Vornamen, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeiten, Anschrift, Zahl und Staatsangehörigkeit der ausländischen Mitreisenden und die Seriennummer des Passes. Sie müssen das Formular mit dem Ausweisdokument abgleichen (§ 30 BMG).
- Frist: Der Gast unterschreibt am Tag der Ankunft handschriftlich (§ 29 BMG). Bewahren Sie die Formulare 1 Jahr nach der Abreise auf, vernichten Sie sie innerhalb von 3 Monaten danach und zeigen Sie sie den Behörden auf Verlangen vor.
- Wie: auf Papier oder digital mit Einwilligung des Gastes: eine Kartenzahlung mit starker Kundenauthentifizierung, die Online-Ausweisfunktion oder ein zugelassenes Pilotverfahren.
- Bußgeld: bis zu 1.000 €.
Landesrecht kann Felder für Kurtaxe oder Tourismusabgabe ergänzen, sodass für deutsche Gäste weiterhin ein örtliches Formular gelten kann.
Frankreich: Fiche individuelle de police
- Wer: jeder Gast, der nicht Franzose ist, ausdrücklich „einschließlich“ EU-Staatsangehöriger, in Hotels, Feriendörfern, Tourismusresidenzen, möblierten Ferienunterkünften, chambres d'hôtes und Campingplätzen (Service-Public).
- Was: Name und Vornamen, Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeit, gewöhnliche Anschrift, Mobilnummer und E-Mail sowie An- und geplantes Abreisedatum. Kinder unter 15 Jahren können auf dem Formular eines begleitenden Erwachsenen stehen (CESEDA Artikel R814-2, Légifrance).
- Frist: bei der Ankunft auszufüllen. Bewahren Sie die Formulare 6 Monate auf.
- Wie: Eine routinemäßige Online-Meldung gibt es nicht. Sie übergeben die Formulare der Polizei oder Gendarmerie, wenn diese danach fragt, auf Papier oder elektronisch. Das Formularmuster legt der Erlass vom 1. Oktober 2015 fest.
Brasilien: FNRH Digital
- Wer: jeder Gast, ob Brasilianer oder Ausländer, in jeder Art von Unterkunft. Jeder Gast bekommt einen eigenen Datensatz, und Minderjährige werden mit dem eines Elternteils verknüpft (Portaria MTur 41/2025). Der Betrieb braucht eine aktive Cadastur-Registrierung.
- Was: Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Geschlecht, Ausweisdokument, CPF oder Pass, Telefon, E-Mail, Heimatanschrift, Reisezweck, Herkunft und nächstes Ziel, Verkehrsmittel sowie Buchungs- und Aufenthaltsdaten.
- Wann: verpflichtend seit dem 20. April 2026, nach einer Verlängerung durch die Portaria MTur 4/2026. Die Daten werden beim Check-in im Beisein des Gastes bestätigt, und auch der Check-out wird erfasst.
- Wie: das kostenlose FNRH-Webmodul oder Ihr PMS über die API des Ministeriums. Siehe die offizielle FAQ.
Thailand: TM30
- Wer: Hotelmanager sowie jeder Eigentümer oder Hausverwalter müssen Ausländer melden, die bei ihnen wohnen (Immigration Act B.E. 2522, Section 38).
- Was: das Formular TM.30 mit den Passdaten des Gastes.
- Frist: innerhalb von 24 Stunden nach der Ankunft des Ausländers.
- Wie: bei der örtlichen Einwanderungsbehörde (oder der Polizei, wo es keine gibt), per Einschreiben oder online nach der Registrierung auf der Website des Immigration Bureau. Quelle: das öffentliche Handbuch des Bureau (archivierte Kopie).
- Bußgelder: bis zu 2.000 THB, für Hotelmanager 2.000 bis 10.000 THB (Section 77).
Die Website des Immigration Bureau ließ sich im Oktober 2026 aus Europa nicht laden. Bestätigen Sie das aktuelle Online-System daher bei Ihrer örtlichen Einwanderungsbehörde.
Indonesien: APOA
- Wer: Hotels, Apartments, Gästehäuser, Villen, Losmen, Zimmervermietungen (Kos), Miethäuser und andere gewerbliche Unterkünfte sowie Privatpersonen, die Ausländer beherbergen (Regionalbüro Bali, archivierte Kopie).
- Was: der Pass und die Aufenthaltsdaten des ausländischen Gastes und später der Check-out (Einwanderungsbehörde Yogyakarta, 2025).
- Frist: innerhalb von 1 x 24 Stunden, nachdem der Ausländer den Aufenthalt beginnt, laut den Anweisungen der Generaldirektion für Einwanderung, die das Büro in Bali zitiert.
- Wie: die APOA-App oder die APOA-Website.
- Bußgelder: bis zu drei Monate Haft oder eine Geldstrafe von bis zu 25 Mio. Rp nach dem Einwanderungsgesetz (Gesetz 6/2011, 2024 geändert).
So erfassen Sie Gäste-Ausweisdaten in Little Hotelier
Die Reservierung in Little Hotelier hat einen Reiter Guests mit einem Formular für jeden Gast. Neben Name, E-Mail und Telefon enthält es Geschlecht, einen zweiten Nachnamen und, unter dem Erweiterungspfeil, Ausweisart, Ausweisnummer, Staatsangehörigkeit, Ausstellungs- und Ablaufdatum, Geburtsdatum und eine vollständige Anschrift mit Land, Ort, Bundesland und Postleitzahl (Reservierung bearbeiten). Mitreisende fügen Sie als weitere Gäste hinzu.
Drei Wege, die Felder ohne Abtippen zu füllen:
- Der Online-Check-in von Little Hotelier. Mit Guest Engagement beantworten Gäste vor der Anreise ein Check-in-Formular, und die Antworten landen in der Reservierung. Die automatische Compliance-Meldung sendet Daten an die Behörden in Italien, Spanien, Portugal, Deutschland, der Schweiz, Österreich, Kroatien, Tschechien und Kolumbien (Hilfecenter von Little Hotelier, Mai 2026).
- Ein Check-in-Partner. Chekin verbindet sich über den App Store und meldet in vielen Ländern an die Polizei, darunter Spanien, Italien, Portugal, Frankreich, Deutschland und Thailand. Nutzen Sie es, zeigt das kostenlose Userscript Chekin Connection die Registrierung jedes Gastes in der Little-Hotelier-Reservierung an.
- An der Rezeption. Für spanische Gäste verwandelt das kostenlose Userscript Easy Save Province and Country das Feld für die Provinz in eine Liste spanischer Provinzen und setzt das Land auf Spanien, wenn Sie eine wählen.
Fehlende Ausweisdaten vor der Frist erkennen
Unvollständige oder verspätete Daten sind in mehreren Ländern bereits für sich genommen ein Verstoß, in Spanien zum Beispiel ein leichter Verstoß mit Bußgeldern ab 100 €. Die automatischen Prüfungen von Hotelier Tools sehen sich jede Reservierung nach der Buchung, bei der Ankunft, während des Aufenthalts und beim Check-out an und melden ein fehlendes Ausweisdokument oder eine fehlende Adresse gesammelt auf der Seite Issues und in einer Berichts-E-Mail. Hotelier Tools sendet nichts an Behörden. Siehe die tägliche Checkliste für die Rezeption.
In der Demo ausprobieren
Öffnen Sie denselben Bildschirm in der Demo von Hotelier Tools, gefüllt mit erfundenen Daten. Ohne Anmeldung, ohne Installation.
Zusammenfassung
- Spanien, Italien und Brasilien melden jeden Gast; Portugal, Frankreich, Deutschland, Thailand und Indonesien melden ausländische Gäste, auch EU-Bürger, wo die Regel von „ausländisch“ spricht.
- Die kürzeste Frist hat Italien mit 6 Stunden bei Ein-Nacht-Aufenthalten; Spanien, Thailand und Indonesien erlauben 24 Stunden, Portugal 3 Werktage.
- Little Hotelier hat die Ausweisfelder bereits; der Online-Check-in oder eine Partner-App kann sie füllen und weiterleiten.
- Halten Sie die Daten mit den automatischen Prüfungen und den kostenlosen Userscripts vollständig. Hotelier Tools ist bis zum 10. Januar 2027 für jedes Hotel kostenlos.
- Spanien im Detail: SES Hospedajes mit Little Hotelier und die INE-Belegungserhebung.
Häufige Fragen
Warum verlangen Hotels beim Check-in meinen Ausweis?
Weil das Gesetz in vielen Ländern es verlangt. Spanien, Italien und Brasilien melden jeden Gast, Portugal, Frankreich, Deutschland, Thailand und Indonesien melden ausländische Gäste, meist indem Pass- oder Ausweisdaten erfasst und innerhalb von Stunden oder Tagen an Polizei oder Einwanderungsbehörde übermittelt werden.
Zählen EU-Bürger als ausländische Gäste?
Ja, wo die Regel Ausländer betrifft. Das SIBA in Portugal und die Fiche de Police in Frankreich schließen ausdrücklich andere EU-Staatsangehörige ein, und der Meldeschein in Deutschland gilt nun für jeden Gast, der kein deutscher Staatsangehöriger ist.
Darf ein Hotel eine Kopie meines Passes aufbewahren?
Das hängt vom Land und vom Datenschutzrecht ab. Die meisten Meldevorschriften verlangen, dass das Hotel das Dokument prüft und seine Daten erfasst, nicht, dass es eine Kopie behält. In Spanien sagt die Datenschutzbehörde, eine Kopie des DNI sei in der Regel nicht nötig. Fragen Sie das Hotel, warum es eine Kopie aufbewahrt und wie lange.
Kann mein PMS die Meldungen automatisch senden?
Oft ja. Spanien, Italien, Portugal und Brasilien akzeptieren Daten aus Software über Webservices. Die Compliance-Meldungen von Guest Engagement in Little Hotelier decken Italien, Spanien, Portugal, Deutschland, die Schweiz, Österreich, Kroatien, Tschechien und Kolumbien ab, und Partner-Apps wie Chekin weitere Länder.
Müssen Kinder gemeldet werden?
Meist ja, aber die Einzelheiten unterscheiden sich. Spanien meldet Minderjährige mit den vom Erwachsenen angegebenen Daten und verlangt das Verwandtschaftsverhältnis, in Frankreich können Kinder unter 15 Jahren auf dem Formular eines Erwachsenen stehen, Deutschland zählt nur mitreisende Kinder, und Brasilien verknüpft Minderjährige mit dem Datensatz eines Elternteils.
Sendet Hotelier Tools Gästedaten an die Polizei?
Nein. Hotelier Tools sendet keine Meldungen an eine Behörde. Es markiert Reservierungen mit fehlendem Ausweis oder fehlender Adresse, damit Sie sie rechtzeitig vervollständigen können. Hotelier Tools ist unabhängig, steht in keiner Verbindung zu SiteMinder oder Little Hotelier und wird von ihnen weder unterstützt noch empfohlen.
