Fiche de police à l'hôtel : règles d'enregistrement des clients par pays (2026)

De nombreux pays obligent les hôtels à enregistrer l'identité de leurs clients et à la transmettre à la police ou à l'immigration. L'Espagne, l'Italie et le Brésil enregistrent tous les clients ; le Portugal, la France, l'Allemagne (depuis 2025), la Thaïlande et l'Indonésie enregistrent les clients étrangers. Les délais vont de 6 heures (séjours courts en Italie) à 3 jours ouvrables (Portugal). Voici la règle de chaque pays avec des liens officiels, puis comment collecter les pièces d'identité dans Little Hotelier.

France : la fiche individuelle de police

• Qui : tout client qui n'est pas français, y compris les ressortissants de l'UE, dans les hôtels, villages de vacances, résidences de tourisme, meublés de tourisme, chambres d'hôtes et campings (Service-Public).
• Quoi : nom et prénoms, date et lieu de naissance, nationalité, domicile habituel, téléphone mobile et e-mail, date d'arrivée et date de départ prévue. Les enfants de moins de 15 ans peuvent figurer sur la fiche d'un adulte accompagnant (article R814-2 du CESEDA, Légifrance).
• Délai : remplie à l'arrivée. Conservez les fiches pendant 6 mois.
• Comment : il n'y a pas de déclaration en ligne systématique. Vous remettez les fiches à la police ou à la gendarmerie quand elles les demandent, sur papier ou sous forme électronique. Le modèle de fiche est fixé par l'arrêté du 1er octobre 2015.

Espagne : SES.Hospedajes

• Qui : tous les clients, dans les hôtels, hostales, chambres d'hôtes, gîtes ruraux, campings et locations de vacances, en vertu du Real Decreto 933/2021. En Catalogne, la déclaration se fait auprès des Mossos d'Esquadra, et au Pays basque auprès de l'Ertzaintza.
• Quoi : noms, sexe, type et numéro de la pièce d'identité avec son numéro de support, nationalité, date de naissance, adresse, téléphone et e-mail, le lien entre les voyageurs quand l'un est mineur, ainsi que les données de réservation et de paiement.
• Délai : dans les 24 heures suivant la réservation ou l'annulation, et dans les 24 heures suivant l'arrivée. Conservez les registres 3 ans.
• Comment : le formulaire web SES.Hospedajes, l'envoi d'un fichier XML, ou un service web depuis votre logiciel.

Guide complet : SES Hospedajes avec Little Hotelier.

Italie : Alloggiati Web

• Qui : tous les clients, Italiens compris, dans les hôtels et tous les autres hébergements, y compris les locations courtes de moins de 30 jours (art. 109 TULPS, texte de la Polizia di Stato).
• Quoi : pour le client principal, nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance, citoyenneté, type, numéro et lieu de délivrance de la pièce d'identité, ainsi que la date d'arrivée et la durée du séjour. Les membres d'une famille ou d'un groupe doivent fournir leurs données personnelles mais pas les détails du document (manuel d'utilisation).
• Délai : dans les 24 heures suivant l'arrivée, ou dans les 6 heures pour les séjours allant jusqu'à 24 heures.
• Comment : uniquement via le portail Alloggiati Web : saisie manuelle, envoi de fichier ou service web. Vous demandez l'accès à votre Questura locale. Conservez les accusés de réception quotidiens.
• Self check-in : la circulaire du ministère de l'Intérieur de novembre 2024 exige d'identifier les clients en personne et interdit le check-in par boîte à clés. Le TAR du Latium l'a annulée en mai 2025, mais le Consiglio di Stato a infirmé cette décision le 21 novembre 2025 (arrêt 9101/2025) : la circulaire s'applique donc de nouveau. La juridiction a mentionné qu'une identification par liaison vidéo pourrait être acceptable.

La transmission statistique à l'ISTAT ou à votre région (par exemple Ross1000) est une obligation distincte.

Portugal : SIBA (boletim de alojamento des clients étrangers)

• Qui : tout client étranger, « including nationals of other European Union member states » (y compris les ressortissants d'autres États membres de l'Union européenne), dans les hôtels, l'hébergement local (alojamento local) et toute personne fournissant un hébergement payant (Lei 23/2007, articles 15 et 16).
• Quoi : nom complet, nationalité, date de naissance, type et numéro du document, pays de délivrance, pays de résidence, et dates d'arrivée et de départ. Le lieu de naissance et le lieu de résidence sont facultatifs (questions techniques SIBA).
• Délai : dans les 3 jours ouvrables suivant l'arrivée, puis de nouveau dans les 3 jours ouvrables suivant le départ.
• Comment : sur SIBA, désormais géré par l'unité de coordination du Système de sécurité intérieure (UCFE) depuis la dissolution du SEF en 2023. Utilisez le formulaire en ligne, un envoi de fichier ou des services web (modes d'envoi). Certaines pages du SIBA mentionnent encore le SEF. Conservez les bulletins 1 an.
• Amendes : de 100 à 500 € pour 1 à 10 clients non déclarés, et jusqu'à 400 à 2 000 € au-delà de 50 clients (article 203, Lei 23/2007).

Allemagne : Meldeschein

• Qui : depuis le 1er janvier 2025, seulement les clients étrangers. La quatrième loi d'allègement bureaucratique (BEG IV) a supprimé l'obligation pour les citoyens allemands (Bundesgesetzblatt 2024 I n° 323). Les conjoints, partenaires et enfants mineurs étrangers qui accompagnent le client ne sont que dénombrés. Pour les groupes de plus de 10 personnes, c'est le chef de groupe qui signe.
• Quoi : date d'arrivée et date de départ prévue, nom, prénoms, date de naissance, nationalités, adresse, nombre et nationalité des compagnons de voyage étrangers, et numéro de série du passeport. Vous devez comparer le formulaire avec la pièce d'identité (§ 30 BMG).
• Délai : le client signe à la main le jour de l'arrivée (§ 29 BMG). Conservez les formulaires 1 an après le départ, détruisez-les dans les 3 mois suivants, et présentez-les aux autorités sur demande.
• Comment : sur papier, ou sous forme numérique avec le consentement du client : un paiement par carte avec authentification forte du client, la fonction d'identité électronique, ou une procédure pilote agréée.
• Amendes : jusqu'à 1 000 €.

Le droit des Länder peut ajouter des champs pour la taxe de séjour ou de cure : un formulaire local peut donc encore s'appliquer aux clients allemands.

Brésil : FNRH Digital

• Qui : tous les clients, brésiliens ou étrangers, dans tous les types d'hébergement. Chaque client a sa propre fiche, et les mineurs sont rattachés à celle d'un parent (Portaria MTur 41/2025). L'établissement doit avoir une inscription Cadastur active.
• Quoi : nom, date de naissance, nationalité, sexe, pièce d'identité, CPF ou passeport, téléphone, e-mail, adresse du domicile, motif du voyage, origine et prochaine destination, moyen de transport, ainsi que les détails de la réservation et du séjour.
• Quand : obligatoire depuis le 20 avril 2026, après un report par la Portaria MTur 4/2026. Les données sont confirmées à l'arrivée en présence du client, et le départ est aussi enregistré.
• Comment : le module web FNRH gratuit ou votre PMS via l'API du ministère. Consultez la FAQ officielle.

Thaïlande : TM30

• Qui : les directeurs d'hôtel, ainsi que tout propriétaire ou responsable de logement, doivent déclarer les étrangers qui séjournent chez eux (Immigration Act B.E. 2522, section 38).
• Quoi : le formulaire TM.30 avec les données du passeport du client.
• Délai : dans les 24 heures suivant l'arrivée de l'étranger.
• Comment : au bureau d'immigration local (ou à la police s'il n'y en a pas), par courrier recommandé, ou en ligne après inscription sur le site du Bureau de l'immigration. Source : le manuel public du Bureau (copie archivée).
• Amendes : jusqu'à 2 000 THB, et de 2 000 à 10 000 THB pour les directeurs d'hôtel (section 77).

Le site du Bureau de l'immigration n'a pas pu être chargé depuis l'Europe en octobre 2026 : confirmez donc le système en ligne actuel auprès de votre bureau d'immigration local.

Indonésie : APOA

• Qui : hôtels, appartements, maisons d'hôtes, villas, losmen, pensions (kos), maisons de location et autres hébergements commerciaux, ainsi que les particuliers qui hébergent des étrangers (bureau régional de Bali, copie archivée).
• Quoi : le passeport de l'étranger et les détails du séjour, puis plus tard le départ (bureau d'immigration de Yogyakarta, 2025).
• Délai : dans un délai de 1 x 24 heures suivant le début du séjour de l'étranger, selon les instructions de la Direction générale de l'immigration citées par le bureau de Bali.
• Comment : l'application mobile APOA ou le site APOA.
• Amendes : jusqu'à trois mois de détention ou une amende pouvant atteindre 25 millions de Rp au titre de la loi sur l'immigration (loi 6/2011, modifiée en 2024).

Comment collecter les pièces d'identité des clients dans Little Hotelier

La réservation Little Hotelier comporte un onglet Guests avec un formulaire pour chaque client. Outre le nom, l'e-mail et le téléphone, il comporte le sexe, un second nom de famille et, sous la flèche de déploiement, le type de pièce d'identité, son numéro, la nationalité, les dates de délivrance et d'expiration, la date de naissance et une adresse complète avec pays, ville, région et code postal (modifier une réservation). Ajoutez les accompagnants comme clients supplémentaires.

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Trois façons de les remplir sans tout ressaisir :

1. L'enregistrement en ligne de Little Hotelier. Avec Guest Engagement, les clients répondent à un formulaire d'enregistrement avant l'arrivée et les réponses arrivent dans la réservation. Sa déclaration automatique aux autorités envoie les données aux autorités en Italie, en Espagne, au Portugal, en Allemagne, en Suisse, en Autriche, en Croatie, en République tchèque et en Colombie (centre d'aide Little Hotelier, mai 2026).
2. Un partenaire d'enregistrement en ligne. Chekin se connecte via l'App Store et déclare à la police dans de nombreux pays, dont l'Espagne, l'Italie, le Portugal, la France, l'Allemagne et la Thaïlande. Si vous l'utilisez, le userscript gratuit Chekin Connection affiche l'enregistrement de chaque client dans la réservation Little Hotelier.
3. À la réception. Pour les clients espagnols, le userscript gratuit Easy Save Province and Country transforme le champ province en liste des provinces espagnoles et renseigne automatiquement le pays (Espagne) quand vous en choisissez une.

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Repérer les pièces d'identité manquantes avant l'échéance

Des données incomplètes ou tardives constituent à elles seules une infraction dans plusieurs pays ; en Espagne, par exemple, c'est une infraction légère sanctionnée à partir de 100 €. Les contrôles automatiques de Hotelier Tools examinent chaque réservation après qu'elle a été faite, à l'arrivée, pendant le séjour et au départ, et signalent une pièce d'identité ou une adresse manquante sur une page Issues et dans un e-mail de rapport. Hotelier Tools n'envoie rien aux autorités. Consultez la checklist quotidienne de réception.

Résumé

• L'Espagne, l'Italie et le Brésil enregistrent tous les clients ; le Portugal, la France, l'Allemagne, la Thaïlande et l'Indonésie enregistrent les clients étrangers, y compris les citoyens de l'UE quand la règle dit « étranger ».
• Le délai le plus court est celui de l'Italie, 6 heures pour les séjours d'une nuit ; l'Espagne, la Thaïlande et l'Indonésie laissent 24 heures ; le Portugal 3 jours ouvrables.
• Little Hotelier a déjà les champs d'identité ; l'enregistrement en ligne ou une application partenaire peut les remplir et les transmettre.
• Utilisez les contrôles automatiques et les userscripts gratuits pour garder des données complètes. Hotelier Tools est gratuit pour tous les hôtels jusqu'au 10 janvier 2027.
• L'Espagne en détail : SES Hospedajes avec Little Hotelier et l'enquête d'occupation INE.