In questa pagina
- Cos'è SES.Hospedajes e chi deve usarlo?
- Quali dati chiede SES.Hospedajes?
- Quali sono le scadenze e le multe?
- Come si inviano i dati: modulo web, file o web service?
- Little Hotelier si collega a SES.Hospedajes?
- Come evitare il doppio lavoro e i dati mancanti
- È legale fotocopiare o scansionare il DNI dell'ospite?
- Riepilogo
Ogni hotel, hostal, B&B e casa vacanza in Spagna deve inviare i dati dei propri ospiti a SES.Hospedajes, il registro online del Ministero dell'Interno (Catalogna e Paesi Baschi usano i propri sistemi di polizia). Prenotazioni e cancellazioni vanno comunicate entro 24 ore, i dati degli ospiti entro 24 ore dal check-in (Real Decreto 933/2021). Little Hotelier può inviare entrambi in automatico tramite il check-in online di Guest Engagement, oppure tramite un'app partner come Chekin, così nessuno deve inserire due volte i dati dello stesso ospite.
Cos'è SES.Hospedajes e chi deve usarlo?
SES.Hospedajes è la piattaforma del Ministerio del Interior per il registro degli ospiti (registro documental) che le attività ricettive devono tenere. Molti gestori continuano a chiamare queste registrazioni partes de viajeros (letteralmente "schede dei viaggiatori", l'equivalente spagnolo della comunicazione degli ospiti alla polizia). Il Ministero ha attivato la piattaforma il 2 dicembre 2024, dopo diversi rinvii (comunicato della Moncloa).
Si applica in tutta la Spagna a (RD 933/2021, articolo 2):
- hotel, hostales, pensiones, casas de huéspedes e alloggi di turismo rurale
- campeggi e aree camper
- appartamenti turistici, bungalow e alloggi vacanza simili
- privati che affittano alloggi, secondo le FAQ del Ministero di agosto 2026
Catalogna e Paesi Baschi mantengono sistemi propri. In Catalogna si comunica ai Mossos d'Esquadra tramite la loro piattaforma esistente (Mossos); nei Paesi Baschi, alla Ertzaintza (euskadi.eus).
Registra prima la tua struttura. Devi iscriverti a SES.Hospedajes prima di iniziare l'attività, con un certificato digitale o Cl@ve (sede electrónica). La registrazione ti dà le credenziali per l'app web e credenziali separate per l'invio tramite web service.
Quali dati chiede SES.Hospedajes?
L'Allegato I del RD 933/2021 elenca tre blocchi:
| Blocco | Dati |
|---|---|
| Ogni ospite | Nome, entrambi i cognomi, sesso, tipo di documento (DNI, passaporto, TIE) e numero, número de soporte (il numero di supporto del documento), nazionalità, data di nascita, residenza abituale (indirizzo completo, città, paese), telefono fisso, cellulare, email, numero di viaggiatori, rapporto tra i viaggiatori se uno è minorenne |
| La prenotazione | Riferimento e data del contratto, data e ora di check-in e check-out, indirizzo, numero di camere, accesso a internet sì o no |
| Il pagamento | Tipo di pagamento, identificazione del mezzo di pagamento (tipo e numero di carta, IBAN, pagamento da cellulare…), intestatario, scadenza, data del pagamento |
Le FAQ del Ministero chiariscono alcuni punti:
- Il DNI è obbligatorio dai 14 anni. Gli under 14 vanno comunque registrati, con i dati forniti dall'adulto con cui viaggiano.
- Se un ospite è minorenne, registra il rapporto (parentesco): genitore, nonno, tutore o altro.
- Senza email basta un numero di cellulare.
- Il sesso è obbligatorio quando compare sul documento.
Le istruzioni ufficiali per il caricamento dei file indicano alcuni campi come facoltativi, ma il decreto li elenca tutti. Raccogli tutto ciò che puoi ragionevolmente ottenere.
Quali sono le scadenze e le multe?
L'articolo 6.3 del decreto fissa due scadenze distinte di 24 ore, "immediatamente e in ogni caso entro 24 ore":
- dalla prenotazione, dal contratto o dalla sua cancellazione
- dall'inizio del soggiorno (check-in)
Ogni modifica successiva a una prenotazione richiede una nuova comunicazione. Conserva i dati per tre anni dopo la fine del soggiorno (articolo 5.3). Il Ministero dice che non ti invierà elenchi di ciò che hai inviato, quindi tieni uno storico tuo.
Le multe derivano dalla legge sulla sicurezza dei cittadini, la Ley Orgánica 4/2015:
| Infrazione | Esempio | Multa |
|---|---|---|
| Lieve (leve, art. 37.9) | Errori nei dati o invio in ritardo | da 100 a 600 euro |
| Grave (grave, art. 36.20) | Nessun registro o dati non inviati | da 601 a 30.000 euro |
Come si inviano i dati: modulo web, file o web service?
SES.Hospedajes accetta tre modalità, tutte descritte nella guida visuale del Ministero:
- Modulo web. Digiti ogni prenotazione e ogni ospite nell'app di SES.Hospedajes. Va bene per poche camere, è lento per strutture più movimentate.
- Caricamento di un file. Carichi un file XML con molte comunicazioni in una volta. Tutte le comunicazioni di un file devono essere dello stesso tipo.
- Web service. Il tuo software invia i dati direttamente. È così che un PMS o un'app di check-in elimina il doppio lavoro.
Puoi accedere all'app con un certificato digitale o con nome utente e password, e puoi vedere e correggere le comunicazioni in qualunque modo siano state inviate.
Little Hotelier si collega a SES.Hospedajes?
Sì. A ottobre 2026 ci sono due modi, più un'esportazione più vecchia.
Opzione 1: la comunicazione automatica alle autorità di Little Hotelier
Guest Engagement di Little Hotelier include un modulo di check-in per la conformità che invia i dati a SES.Hospedajes al posto tuo (centro assistenza, aggiornato a giugno 2025). Serve Guest Engagement sul tuo account, quindi chiedi a Little Hotelier se il tuo piano lo include.
- In SES.Hospedajes, apri i tuoi dati registrati (Mis datos registrados) e spunta Envío de comunicaciones por servicio web (invio di comunicazioni tramite web service). Ricevi per email un codice di locatore (código de arrendador), un codice di struttura, un nome utente e una password.
- In Little Hotelier, vai su Guest Engagement > Check-in > Settings e scegli Compliance reporting check-in form.
- Compila i dati della struttura, scegli come firmano gli ospiti, attiva Authority connection, scegli SES Hospedajes in Automatically send info to, inserisci le quattro credenziali (il nome utente termina con "WS") e premi Validate.
- In Booking registration sending, scegli Enabled. I dati della prenotazione vengono quindi inviati quando la prenotazione viene effettuata e quelli dell'ospite dopo il check-in. Puoi escludere alcune fonti di prenotazione.
- Imposta un Payment type predefinito.
Ogni invio mostra uno stato (Scheduled, In progress, Done, Failed e altri) e l'elenco dei documenti inviati è nella stessa pagina delle impostazioni. La panoramica sulla conformità di Little Hotelier aggiunge che le modifiche a una prenotazione vengono inviate a Chekin e aggiornate presso l'autorità. Articoli di aiuto separati coprono i Mossos e la Ertzaintza.
Opzione 2: Chekin dall'App Store
Chekin è un'app di terze parti a pagamento nell'App Store di Little Hotelier. Gestisce check-in online, verifica del documento e comunicazioni alla polizia in Spagna e in altri paesi. Altri fornitori di check-in online offrono servizi simili; verifica che il tuo invii a SES.Hospedajes tramite web service e legga le tue prenotazioni di Little Hotelier.
La vecchia esportazione per la polizia
Front Desk > Reports > Police Report esporta un file .txt degli ospiti dai 16 anni in su per un intervallo di date (centro assistenza). L'articolo dice di caricarlo sul "sito della polizia" e non menziona SES.Hospedajes, quindi verifica che SES lo accetti prima di farci affidamento.
Come evitare il doppio lavoro e i dati mancanti
Il doppio lavoro nasce quando i dati dello stesso ospite vengono inseriti in Little Hotelier e poi di nuovo in SES.Hospedajes o in un'app di check-in. La soluzione è raccogliere i dati una volta sola, il prima possibile, e farli arrivare a entrambi:
- Invia il check-in online prima dell'arrivo. Gli ospiti compilano i propri dati dalla conferma di prenotazione o da un link.
- Raccogli il resto alla reception nello stesso strumento, non su carta.
- Controlla il documento. Il decreto dice che i documenti devono essere esibiti o forniti, e le FAQ del Ministero accettano controlli elettronici che ne verificano l'esattezza.
- Correggi le lacune prima della scadenza delle 24 ore, non a fine mese.
Se usi Chekin: vedilo dentro Little Hotelier
Lo userscript gratuito Chekin Connection aggiunge un pannello Chekin alla prenotazione in Little Hotelier. Vedi a colpo d'occhio se gli ospiti si sono registrati, con nomi, telefoni e numeri di documento, e puoi copiare il numero di documento nella prenotazione, per esempio per la fattura. Quando nessuno si è ancora registrato, mostra il link di registrazione degli ospiti con pulsanti per aprirlo, copiarlo, inviarlo per email o su WhatsApp. Devi aver effettuato l'accesso a Chekin nello stesso browser. È uno script indipendente, non creato da Chekin né da Little Hotelier. Guida all'installazione: come installare gli userscript.
Segnala i documenti mancanti prima dell'arrivo
Hotelier Tools non invia dati a SES.Hospedajes né alla polizia e non dichiara di farlo. Controlla invece ogni prenotazione per documento o indirizzo mancante dopo la prenotazione, all'arrivo, durante il soggiorno e al check-out, con i controlli automatici. I problemi compaiono in un'unica pagina Issues e in un'email di riepilogo, così puoi sollecitare l'ospite quando c'è ancora tempo. Leggi la checklist quotidiana della reception.
Provalo nella demo
Apri la stessa schermata nella demo di Hotelier Tools, con dati inventati. Senza registrazione e senza installare nulla.
È legale fotocopiare o scansionare il DNI dell'ospite?
Il decreto chiede di vedere il documento e registrarne i dati, non di conservarne una copia. L'agenzia spagnola per la protezione dei dati dice che una copia del DNI in genere non serve per firmare un contratto e che l'attività deve scegliere il modo più adatto per identificare la persona, a meno che una legge non richieda una copia (FAQ dell'AEPD). Se il tuo strumento di check-in conserva immagini dei documenti, verifica per quanto tempo le tiene e perché.
Riepilogo
- SES.Hospedajes è obbligatorio per ogni tipo di alloggio in Spagna, tranne in Catalogna e nei Paesi Baschi, che comunicano alla propria polizia.
- Invia prenotazioni e cancellazioni entro 24 ore e i dati degli ospiti entro 24 ore dal check-in. Conserva i dati per tre anni.
- Little Hotelier può inviare a SES.Hospedajes tramite il modulo di check-in per la conformità di Guest Engagement, oppure tramite Chekin.
- Raccogli i dati una volta sola, prima dell'arrivo, e fai in modo che arrivino sia a Little Hotelier sia a SES.
- Usa i controlli automatici per individuare i documenti mancanti e lo script gratuito Chekin Connection se usi Chekin. Per gli altri paesi, leggi le regole di registrazione degli ospiti per paese; per l'indagine statistica spagnola, leggi l'indagine INE sull'occupazione.
Domande frequenti
SES.Hospedajes è obbligatorio per un piccolo B&B o una casa vacanza?
Sì. Il Real Decreto 933/2021 riguarda hotel, hostales, pensiones, case rurali, campeggi, appartamenti turistici e alloggi simili in tutta la Spagna, e le FAQ del Ministero dell'Interno confermano che sono coperti anche i privati che affittano alloggi. Catalogna e Paesi Baschi comunicano invece ai propri sistemi di polizia.
Anche bambini e neonati vanno registrati?
Sì. Gli ospiti sotto i 14 anni sono inclusi nel registro, con i dati forniti dall'adulto con cui viaggiano, e un documento d'identità diventa obbligatorio dai 14 anni. Quando un ospite è minorenne, devi anche registrare il rapporto tra i viaggiatori, come genitore o tutore.
Qual è la multa per non inviare i dati degli ospiti a SES.Hospedajes?
Secondo la legge sulla sicurezza dei cittadini (Ley Orgánica 4/2015), non tenere il registro o non inviare i dati è un'infrazione grave, punita con una multa da 601 a 30.000 euro. Errori o invii in ritardo sono infrazioni lievi, punite con una multa da 100 a 600 euro.
Per quanto tempo devo conservare i dati degli ospiti?
Tre anni dalla fine del soggiorno. Il Ministero dell'Interno dice che non ti invierà elenchi delle tue comunicazioni passate, quindi conserva copie tue oppure affidati allo storico del tuo strumento di check-in.
Hotelier Tools invia i dati degli ospiti a SES.Hospedajes?
No. Hotelier Tools non invia nulla a SES.Hospedajes né alla polizia. Segnala le prenotazioni con documento o indirizzo mancante, così puoi correggerle prima dell'arrivo. Per l'invio usa la comunicazione automatica alle autorità di Little Hotelier (compliance reporting) o un fornitore di check-in. Hotelier Tools è indipendente e non è affiliato a SiteMinder o Little Hotelier.
