Checklist reception hotel per Little Hotelier: 8 problemi da individuare prima dell'arrivo

Ogni giorno controlla otto cose sugli arrivi di oggi e di domani: camera assegnata, saldo pagato, carta valida, documento d'identità, indirizzo, numero corretto di ospiti, orario di arrivo e nessuna corrispondenza con la tua lista do-not-rebook. In Little Hotelier la maggior parte sta in una sola schermata: Front Desk > Reservations, filtrata per data di check-in. Hotelier Tools ne esegue cinque su otto in automatico in cinque momenti del soggiorno e ti scrive via email solo ciò che va corretto.

Gli 8 problemi delle prenotazioni da individuare prima che l'ospite arrivi

1. Nessuna camera assegnata. Una prenotazione senza numero di camera passa facilmente inosservata finché l'ospite non è già alla reception.
2. Saldo da pagare. Vuoi sapere prima dell'arrivo se incassare, sollecitare una caparra o inviare un link di pagamento.
3. Carta non valida su una prenotazione Booking.com. Booking.com concede all'ospite una scadenza per aggiornare la carta, quindi accorgertene tardi ti toglie opzioni.
4. Documento d'identità mancante. In molti paesi serve per la registrazione degli ospiti, per esempio per Alloggiati Web in Italia. Vedi regole di registrazione degli ospiti per paese.
5. Indirizzo o paese mancante. Serve per la registrazione, per le statistiche ufficiali (come l'indagine INE spagnola o la comunicazione ISTAT) e per una fattura corretta.
6. Numero di ospiti sbagliato. Zero adulti, o due ospiti in una prenotazione per quattro, possono falsare registrazione, colazione e l'eventuale imposta di soggiorno calcolata a persona.
7. Nessun orario di arrivo. Arrivi tardivi e self check-in richiedono un piano il giorno prima.
8. Un ospite a cui hai chiesto di non tornare. Meglio saperlo prima che arrivi. Vedi come tenere una lista nera degli ospiti.

Copia questa tabella e usala come checklist da stampare:

Come controllarli in Little Hotelier senza aprire ogni prenotazione

1. Vai su My Apps > Front Desk > Reservations.
2. Imposta il tipo di data su Check-in date, scegli oggi e domani (o i prossimi sette giorni), imposta lo stato su Confirmed e clicca su Search.
3. Scorri le colonne: una Room vuota, il numero di Occupants, un ETA in bianco e qualsiasi valore in Outstanding.
4. Lo vuoi su carta? Clicca su Export per un CSV. I numeri di telefono degli ospiti sono esclusi dal file per motivi di sicurezza.

Fonte: Run and export reservations information.

Documenti e indirizzi sono la parte lenta. Si trovano nelle schede Details e Guests di ogni prenotazione (centro assistenza), quindi devi aprire ogni arrivo.

Carte Booking.com non valide

In Little Hotelier apri la prenotazione in Channel Manager > Reservations, vai alla scheda Manage Reservation e clicca su Report payment card as invalid to Booking.com (centro assistenza).

A ottobre 2026 l'ospite ha poi 24 ore per aggiornare la carta. Per le prenotazioni fatte entro 48 ore dal check-in sono 12 ore, oppure fino alle 15:00 del giorno del check-in, a seconda di quale scade prima. Se non lo fa, puoi cancellare fino alle 15:00 (ora locale) del giorno del check-in (Booking.com Partner Hub). Per questo le carte vanno nella lista della sera prima. Guida completa: Booking.com carta non valida o no-show.

La sera prima o lo stesso giorno: quando eseguire ogni controllo

Alcuni problemi richiedono tempo per essere risolti (una carta, una camera), altri si possono verificare solo quando l'ospite è davanti a te (il documento). Hotelier Tools divide il soggiorno in cinque momenti, ciascuno con la sua attività programmata:

Una regola semplice: camere, pagamenti e carte la sera prima; documento e indirizzo il giorno dell'arrivo; il saldo il giorno della partenza.

Come automatizzare la checklist con Hotelier Tools

1. Registrati su dashboard.hotelier.tools e collega Little Hotelier in Credentials.
2. Apri Automated Checks (/automated-checks). Se non gira ancora nulla, la pagina suggerisce di iniziare da Before they arrive: individua un soggiorno senza camera quando c'è ancora tempo per assegnarla.
3. Apri un momento, attiva o disattiva i suoi controlli e premi Save and activate task. Si crea così l'attività programmata con la pianificazione consigliata, per esempio ogni notte alle 23:30 per "After a booking is made".
4. I problemi compaiono in Issues (/automated-checks/issues), raggruppati per prenotazione. Filtra per problemi aperti, tipo di controllo o date del soggiorno.
5. Correggi la prenotazione in Little Hotelier, poi premi Verify. I controlli vengono rieseguiti su quella singola prenotazione e il problema si chiude una volta risolto.

demo.hotelier.tools/automated-checks/moment/on_arrival

demo.hotelier.tools/automated-checks/issues

Come si presenta il report via email

Ogni esecuzione invia un'email di report per attività, nella lingua che imposti per quell'attività: un riepilogo chiaro di ciò che l'esecuzione ha trovato, facile da leggere sul telefono. Ogni problema è anche in Issues, quindi l'email è il tuo promemoria e la dashboard è il posto in cui intervieni. I destinatari condivisi, come il titolare e la reception, si impostano in Settings > Notifications (/settings/notifications).

demo.hotelier.tools/settings/notifications

Limiti e cosa i controlli non cambiano mai

• Avvisano e basta. Nessun controllo modifica, cancella o addebita una prenotazione. L'eccezione è il check-out automatico facoltativo, che scrive su Little Hotelier ed è spento per impostazione predefinita.
• Al massimo una volta all'ora per attività. Ogni esecuzione accede a Little Hotelier, quindi l'intervallo minimo è di 60 minuti.
• Si mettono in pausa in sicurezza. Se la password di Little Hotelier scade, le attività programmate si mettono in pausa da sole invece di riprovare, il che protegge il tuo account da un blocco. La dashboard mostra "Automated jobs are paused" finché non salvi la nuova password in Credentials o premi Check now & resume.
• Tre controlli restano manuali. Carte, numero di ospiti e orari di arrivo non vengono controllati in automatico, quindi tienili nella tua lista del mattino.

Ogni attività è elencata in Cron Jobs (/cron) e ogni esecuzione in Run History (/cron-logs). La funzione è in beta. Maggiori informazioni sulla pianificazione nella pagina Automations e sull'intera funzione in Automated checks.

Riepilogo

• Controlla otto cose prima di ogni arrivo: camera, saldo, carta, documento, indirizzo, numero di ospiti, orario di arrivo e la tua lista do-not-rebook.
• In Little Hotelier, l'elenco Reservations filtrato per data di check-in ne mostra quattro a colpo d'occhio; per documento e indirizzo bisogna aprire ogni prenotazione.
• Hotelier Tools controlla camera, pagamento, documento, indirizzo e lista do-not-rebook in cinque momenti del soggiorno, elenca i problemi in Issues e invia un report via email.
• Parti da Before they arrive, poi aggiungi gli altri momenti.