Cara kirim invoice ke tamu otomatis saat check-out di Little Hotelier

Booking.com tidak pernah menerbitkan invoice untuk tamu Anda: properti yang melakukannya, bahkan ketika Booking.com yang menerima pembayaran. Di Little Hotelier Anda mengirimnya dari reservasi dengan Invoices > Generate invoice, lalu Email > Invoice. Agar otomatis, tandai masa inap tersebut di Invoice on Leave milik Hotelier Tools: setelah tamu check-out, tugas harian meminta Little Hotelier membuat invoice dan mengirimkannya ke tamu lewat email.

Apakah Booking.com mengirim invoice ke tamu?

Tidak. Bantuan mitra Booking.com jelas: setiap reservasi adalah perjanjian antara Anda dan tamu Anda, sehingga "it's your responsibility to provide the guest with an invoice – not Booking.com", siapa pun yang menangani pembayarannya (Booking.com Partner Hub).

Halaman yang sama menambahkan tiga aturan praktis:

• Terbitkan invoice atas nama tamu, atau nama lain yang Anda sepakati dengan mereka.
• Jangan tampilkan Booking.com sebagai penjual. Anda adalah pemasoknya.
• Jika Anda dibayar dengan virtual card, pemegang kartu tertulis "Booking.com (Agent)", tetapi Anda tetap menerbitkan invoice untuk nilai penuh masa inap.

Pelancong bisnis yang memesan lewat Booking.com for Business dapat menekan Request invoice, yang sekadar mengirim pesan kepada Anda (bantuan Booking.com for Business). Pekerjaannya tetap jatuh ke front desk Anda.

Apa yang harus ada di invoice hotel?

Tergantung negara Anda, tetapi di UE invoice PPN lengkap memuat (Komisi Eropa):

• tanggal penerbitan dan nomor urut yang unik
• nama dan alamat lengkap Anda, serta milik pelanggan
• nomor VAT pelanggan, ketika pelanggan wajib membayar pajaknya (biasanya perusahaan)
• deskripsi masa inap, harga satuan sebelum pajak, dan tanggal penyerahan jika berbeda
• tarif PPN, jumlah PPN, dan rincian per tarif

Banyak negara juga mengizinkan invoice "sederhana" yang lebih singkat untuk sebagian penjualan. Ketika tamu bisnis meminta invoice, biasanya mereka membutuhkan yang lengkap atas nama perusahaan, dengan nomor pajaknya (tax ID).

Atur tata letak Anda sekali di Little Hotelier pada Front Desk > Setup > Guest Payment Options > Customise invoices: judul (Invoice, Tax Invoice, atau milik Anda sendiri), awalan dan akhiran penomoran, logo, dan pajak ditampilkan inklusif atau eksklusif. Perubahan hanya berlaku untuk invoice baru (pusat bantuan).

Cara mengirim invoice dari Little Hotelier lewat email (cara manual)

1. Pastikan masa inapnya sudah selesai: di tab Details pada reservasi, atur status ke Checked-out dan periksa saldonya.
2. Buka tab Invoices dan klik Generate invoice.
3. Klik Email dan pilih Invoice. Little Hotelier mengirimnya ke email kontak utama pada reservasi.

Anda juga bisa mencentang Email invoice saat Record Payment. Jika Anda mengedit reservasi setelahnya, tab Invoices menampilkan Invoice is outdated; klik untuk membuat invoice yang sudah dikoreksi dan kirim yang itu. Sumber: Generate, print, and email a guest invoice dan Record a payment.

Untuk mencetak, klik Print dan pilih Invoice. Skrip gratis Extra Invoice Print Button menambahkan tautan langsung sehingga Anda melewati menunya:

demo.hotelier.tools

Kendalanya: ini langkah manual untuk setiap tamu. Email otomatis Little Hotelier untuk tamu adalah konfirmasi reservasi, pembatalan, pengingat sebelum kedatangan, dan ucapan terima kasih setelah keberangkatan (pusat bantuan). Tidak satu pun mengirim invoice.

Cara mengirim invoice otomatis saat tamu check-out

Invoice on Leave di Hotelier Tools (beta) menjalankan langkah-langkah manual di atas untuk Anda, setelah check-out. Anda menandai sebuah reservasi sekali; menandai tidak mengirim apa pun saat itu juga.

1. Buka Invoice on Leave (/invoice-on-leave). Jika banner menyebut belum ada tugas, tekan Create the daily task (16:00, after check-out).
2. Invoice hanya diterbitkan untuk masa inap yang berstatus checked out di Little Hotelier. Jika tim Anda tidak memproses check-out tamu secara manual sebelum pukul 16:00, gunakan kartu Automatic check-out dan tekan Create the daily task (15:05). Tugas ini menutup keberangkatan hari itu di Little Hotelier, jadi tetap nonaktif sampai Anda membuatnya.
3. Temukan reservasinya dan aktifkan auto-invoice untuknya. Filter Enrolled dan Not enrolled menunjukkan status setiap masa inap. Anda bisa mendaftarkan tamu yang masih menginap: invoice dikirim pada eksekusi pertama setelah mereka pergi.
4. Setelah check-out, tugas harian meminta Little Hotelier membuat invoice, dan Little Hotelier mengirimnya lewat email dari template dan pengirim Anda sendiri.
5. Periksa Pending invoices to send (/invoice-on-leave/scheduled) untuk melihat apa yang antre, jatuh tempo hari ini, terlambat, atau sudah dibuatkan invoice.

demo.hotelier.tools/invoice-on-leave

Butuh sekarang juga? Setiap baris punya aksi "process now" untuk menerbitkan invoice itu segera.

Apa yang menjaganya tetap aman

• Tandanya ada di Little Hotelier. Pendaftaran disimpan sebagai tag di catatan reservasi di Little Hotelier, sehingga staf Anda dapat melihatnya di sana.
• Tidak ada pengiriman ganda. Tag kedua menandai "invoice sent", ditulis hanya setelah Little Hotelier menerima emailnya. Masa inap yang sudah dibuatkan invoice tidak bisa didaftarkan lagi.
• Pengecekan awal yang sama seperti pembuatan invoice massal. Invoice perusahaan tanpa nomor pajak atau alamat fiskal, atau dengan nomor pajak yang salah format, ditolak, bukan dikirim setengah jadi.
• Mengejar yang terlewat, dan batasnya. Tugas harian menengok 8 hari ke belakang untuk mengejar eksekusi yang terlewat dan membaca hingga 100 check-out per eksekusi. Masa inap yang sudah lewat tanpa email tamu dilaporkan sekali, tidak diulang setiap hari.

Invoice dikirim dalam bahasa apa?

Atur sekali di Settings > Invoices (/settings/invoices): From the guest's country (negara pada alamat tamu menentukan bahasanya) atau Always the same language. Negara yang kosong atau tidak cocok memakai Fallback language Anda.

Tamu membutuhkannya atas nama perusahaan, atau setelah mereka pergi

Sebelum invoice dibuat: tambahkan nama perusahaan, nomor pajak (tax ID), dan alamat fiskal ke detail tamu pada reservasi di Little Hotelier. Hotelier Tools menolak menerbitkan invoice perusahaan selama nomor pajak atau alamat fiskal belum ada atau salah format, sehingga tidak ada yang setengah jadi sampai ke tamu.

Setelah invoice diterbitkan: edit detailnya di Little Hotelier, lalu gunakan Invoice is outdated untuk membuat invoice yang sudah dikoreksi. Jika Anda sudah menandainya sebagai final, klik Cancel invoice, lalu Generate invoice lagi (pusat bantuan). Di Spanyol dengan VeriFactu, invoice final diubah lewat Rectify invoice (pusat bantuan).

Tautan pribadi tempat tamu mengisi data perusahaan mereka sendiri sedang dikembangkan, dan belum tersedia.

Jika permintaan invoice masuk lewat pesan Booking.com, lihat cara mengelola pesan tamu Booking.com.

Bagaimana cara mengirim ulang invoice?

Buka reservasi dan gunakan Email > Invoice lagi. Satu tips soal waktu: setelah invoice ditandai final, Little Hotelier tidak lagi menawarkan Print atau Email untuknya. Kirim dulu lalu finalkan, atau unduh PDF-nya nanti dari laporan Invoice.

Ringkasan

• Propertilah, bukan Booking.com, yang harus menerbitkan invoice untuk tamu.
• Di Little Hotelier: Invoices > Generate invoice, lalu Email > Invoice, idealnya setelah check-out.
• Invoice on Leave di Hotelier Tools mengirimnya otomatis setelah check-out, dari template Little Hotelier Anda sendiri, dengan pengecekan data perusahaan dan duplikat.
• Di akhir kuartal, unduh semua invoice Anda sekaligus. Semua yang dilakukan fitur invoicing ada di halaman Invoicing.