Nesta página
- O Booking.com envia fatura ao hóspede?
- O que deve incluir uma fatura de hotel?
- Como enviar uma fatura por e-mail a partir do Little Hotelier (manualmente)
- Como enviar a fatura automaticamente quando o hóspede faz o check-out
- Em que idioma sai a fatura?
- O hóspede precisa dela em nome de uma empresa, ou depois de partir
- Como reenviar uma fatura?
- Resumo
O Booking.com nunca emite a fatura / nota fiscal aos seus hóspedes: é o alojamento que a emite, mesmo quando foi o Booking.com que cobrou. No Little Hotelier, a fatura é enviada a partir da reserva com Invoices > Generate invoice e depois Email > Invoice. Para automatizar o envio, marque a estadia no Invoice on Leave do Hotelier Tools: quando o hóspede faz o check-out, uma tarefa diária pede ao Little Hotelier que gere a fatura e a envie por e-mail.
O Booking.com envia fatura ao hóspede?
Não. A ajuda para parceiros do Booking.com é clara: cada reserva é um acordo entre você e o seu hóspede, por isso "it's your responsibility to provide the guest with an invoice – not Booking.com" (é da sua responsabilidade fornecer a fatura ao hóspede, não do Booking.com), seja quem for que tratou do pagamento (Booking.com Partner Hub).
A mesma página acrescenta três regras práticas:
- Emita a fatura em nome do hóspede, ou noutro nome combinado com ele.
- Não mostre o Booking.com como vendedor. O fornecedor é você.
- Se receber por cartão virtual, o titular do cartão aparece como "Booking.com (Agent)", mas você continua a faturar o valor total da estadia.
Os viajantes de negócios que reservaram pelo Booking.com for Business podem clicar em Request invoice, que apenas lhe envia uma mensagem (ajuda do Booking.com for Business). O trabalho continua a ser da sua receção / recepção.
O que deve incluir uma fatura de hotel?
Depende do seu país, mas na UE uma fatura de IVA completa inclui (Comissão Europeia):
- data de emissão e um número sequencial único
- o seu nome e endereço completos e os do cliente
- o número de IVA do cliente (NIF em Portugal), quando o cliente é devedor do imposto (tipicamente uma empresa)
- uma descrição da estadia, o preço unitário sem imposto e a data da prestação, se for diferente
- a taxa de IVA, o valor do IVA e uma discriminação por taxa
Muitos países também permitem uma fatura "simplificada" mais curta para algumas vendas. Quando um hóspede empresarial pede fatura, costuma precisar da completa, em nome da empresa, com o seu número fiscal (NIF em Portugal, CNPJ no Brasil).
Configure uma vez o modelo no Little Hotelier em Front Desk > Setup > Guest Payment Options > Customise invoices: título (Invoice, Tax Invoice ou o seu), prefixo e sufixo da numeração, logo e imposto mostrado incluído ou excluído. As alterações só se aplicam a faturas novas (centro de ajuda).
Como enviar uma fatura por e-mail a partir do Little Hotelier (manualmente)
- Confirme que a estadia terminou: no separador / aba Details da reserva, defina o estado (status) como Checked-out e verifique o saldo.
- Vá ao separador Invoices e clique em Generate invoice.
- Clique em Email e escolha Invoice. O Little Hotelier envia-a para o e-mail do contacto principal da reserva.
Também pode marcar Email invoice ao fazer Record Payment. Se editar a reserva depois, o separador Invoices mostra Invoice is outdated; clique para gerar uma fatura corrigida e envie essa. Fontes: Generate, print, and email a guest invoice e Record a payment.
Para imprimir, clique em Print e escolha Invoice. O script gratuito Extra Invoice Print Button acrescenta um link direto para evitar o menu:
O senão: é um passo manual para cada hóspede. Os e-mails automáticos do Little Hotelier para hóspedes são a confirmação da reserva, o cancelamento, o lembrete de pré-chegada e o agradecimento pós-partida (centro de ajuda). Nenhum deles envia a fatura.
Como enviar a fatura automaticamente quando o hóspede faz o check-out
O Invoice on Leave do Hotelier Tools (beta) faz por você os passos manuais acima, depois do check-out. Você marca a reserva uma vez; marcar não envia nada nesse momento.
- Abra Invoice on Leave (
/invoice-on-leave). Se o aviso disser que ainda não há tarefa, clique em Create the daily task (16:00, after check-out). - A fatura só é emitida para uma estadia com check-out feito no Little Hotelier. Se a receção não faz o check-out manual dos hóspedes antes das 16:00, use o cartão Automatic check-out e clique em Create the daily task (15:05). Essa tarefa fecha as saídas do dia no Little Hotelier, por isso só funciona depois de você a criar.
- Encontre a reserva e ative a fatura automática (auto-invoice) para ela. Os filtros Enrolled e Not enrolled mostram em que ponto está cada estadia. Pode inscrever um hóspede que ainda está na casa: a fatura sai na primeira execução depois de ele partir.
- Depois do check-out, a tarefa diária pede ao Little Hotelier que gere a fatura, e o Little Hotelier envia-a por e-mail a partir do seu próprio modelo e remetente.
- Consulte Pending invoices to send (
/invoice-on-leave/scheduled) para ver o que está em fila, a vencer hoje, em atraso ou já faturado.
Precisa dela já? Cada linha tem uma ação "process now" para emitir essa fatura de imediato.
O que a mantém segura
- A marca vive no Little Hotelier. A inscrição fica guardada como etiqueta nas notas da reserva no Little Hotelier, para que os seus funcionários a vejam lá.
- Sem envios em duplicado. Uma segunda etiqueta marca "fatura enviada", escrita só depois de o Little Hotelier aceitar o e-mail. Estadias já faturadas não podem voltar a ser inscritas.
- A mesma verificação prévia da faturação em massa. Uma fatura de empresa sem número fiscal ou endereço fiscal, ou com um número fiscal mal formatado, é recusada em vez de ser enviada incompleta.
- Recuperação e limites. A tarefa diária recua 8 dias para recuperar execuções falhadas e lê até 100 check-outs por execução. Uma estadia passada sem e-mail do hóspede é comunicada uma vez, não tentada de novo todos os dias.
Experimente na demo
Abra o mesmo ecrã na demo do Hotelier Tools, com dados inventados. Sem registo e sem instalar nada.
Em que idioma sai a fatura?
Defina-o uma vez em Settings > Invoices (/settings/invoices): From the guest's country (o país do endereço do hóspede define o idioma) ou Always the same language. Se o país faltar ou não tiver correspondência, é usado o seu Fallback language (idioma alternativo).
O hóspede precisa dela em nome de uma empresa, ou depois de partir
Antes de a fatura existir: acrescente o nome da empresa, o número fiscal e o endereço fiscal aos dados do hóspede da reserva no Little Hotelier. O Hotelier Tools recusa emitir uma fatura de empresa enquanto o número fiscal ou o endereço fiscal estiverem em falta ou mal formatados, para que nada incompleto chegue ao hóspede.
Depois de emitida: edite os dados no Little Hotelier e use Invoice is outdated para gerar uma fatura corrigida. Se já a tinha marcado como final, clique em Cancel invoice e depois em Generate invoice outra vez (centro de ajuda). Com o VeriFactu (Espanha), uma fatura finalizada altera-se através de Rectify invoice (centro de ajuda).
Um link privado onde os hóspedes preenchem os dados da própria empresa está em desenvolvimento e ainda não está disponível.
Se os pedidos de fatura chegam por mensagens do Booking.com, veja como gerir as mensagens de hóspedes do Booking.com.
Como reenviar uma fatura?
Abra a reserva e use Email > Invoice outra vez. Uma dica sobre o momento certo: depois de uma fatura ser marcada como final, o Little Hotelier deixa de oferecer Print ou Email para ela. Envie-a primeiro e finalize depois, ou descarregue / baixe o PDF mais tarde a partir do relatório de faturas (Invoice report).
Resumo
- É o alojamento, não o Booking.com, que tem de emitir a fatura ao hóspede.
- No Little Hotelier: Invoices > Generate invoice e depois Email > Invoice, de preferência depois do check-out.
- O Invoice on Leave do Hotelier Tools envia-a por e-mail automaticamente depois do check-out, a partir do seu próprio modelo do Little Hotelier, com verificações de dados da empresa e de duplicados.
- No fim do trimestre, descarregue todas as suas faturas de uma vez. Tudo o que a funcionalidade de faturação faz está na página Invoicing.
Perguntas frequentes
O Booking.com envia faturas aos hóspedes?
Não. O Booking.com diz que a reserva é um acordo entre você e o hóspede, por isso é o alojamento que tem de emitir a fatura / nota fiscal, mesmo quando foi o Booking.com que cobrou o pagamento.
O Little Hotelier pode enviar a fatura por e-mail automaticamente no check-out?
Sozinho, não. Os e-mails automáticos dele para hóspedes são a confirmação da reserva, o cancelamento, o lembrete de pré-chegada e o agradecimento pós-partida. Você envia a fatura por e-mail a partir da reserva ou usa uma ferramenta como o Invoice on Leave do Hotelier Tools para fazer isso depois do check-out.
Por que razão esperar pelo check-out para emitir a fatura?
Porque só então os valores são definitivos. Extras, pagamentos e mudanças de datas acontecem muitas vezes durante a estadia, e uma fatura emitida demasiado cedo tem de ser corrigida com uma nota de crédito ou uma nova fatura.
O hóspede vê o Hotelier Tools no e-mail?
Não. O Hotelier Tools pede ao Little Hotelier que envie a fatura, por isso ela sai do seu próprio modelo de e-mail e remetente do Little Hotelier, exatamente como se você clicasse em Email > Invoice.
E se o hóspede não tiver endereço de e-mail na reserva?
O Little Hotelier envia a fatura para o e-mail do contacto principal da reserva; sem ele, não há para onde enviar. O Invoice on Leave avisa uma vez sobre uma estadia passada sem e-mail do hóspede, em vez de tentar todos os dias, para que você possa imprimir a fatura ou pedir um endereço ao hóspede.
