Sur cette page
- Booking.com envoie-t-il une facture au client ?
- Que doit contenir une facture d'hôtel ?
- Comment envoyer une facture par e-mail depuis Little Hotelier (méthode manuelle)
- Comment envoyer la facture automatiquement quand le client part
- Dans quelle langue la facture est-elle envoyée ?
- Le client la veut au nom d'une entreprise, ou après son départ
- Comment renvoyer une facture ?
- Résumé
Booking.com ne facture jamais vos clients : c'est l'établissement qui le fait, même quand Booking.com a encaissé le paiement. Dans Little Hotelier, vous l'envoyez depuis la réservation avec Invoices > Generate invoice, puis Email > Invoice. Pour l'automatiser, marquez le séjour dans Invoice on Leave de Hotelier Tools : une fois le client parti, une tâche quotidienne fait générer la facture par Little Hotelier et la lui envoie par e-mail.
Booking.com envoie-t-il une facture au client ?
Non. L'aide partenaire de Booking.com est claire : chaque réservation est un accord entre vous et votre client, donc « c'est à vous, et non à Booking.com, de fournir une facture au client », quel que soit celui qui a géré le paiement (Booking.com Partner Hub, en anglais).
La même page ajoute trois règles pratiques :
- Établissez la facture au nom du client, ou à un autre nom convenu avec lui.
- N'indiquez pas Booking.com comme vendeur. Le fournisseur, c'est vous.
- Si vous êtes payé par carte virtuelle, le titulaire de la carte apparaît comme « Booking.com (Agent) », mais vous facturez quand même la valeur totale du séjour.
Les voyageurs d'affaires qui ont réservé via Booking.com for Business peuvent cliquer sur Request invoice, ce qui vous envoie simplement un message (aide Booking.com for Business). Le travail retombe quand même sur votre réception.
Que doit contenir une facture d'hôtel ?
Cela dépend de votre pays, mais dans l'UE une facture complète avec TVA comprend (Commission européenne, en anglais) :
- la date d'émission et un numéro unique séquentiel
- votre nom et adresse complets, et ceux du client
- le numéro de TVA du client, lorsque c'est le client qui est redevable de la taxe (généralement une entreprise)
- une description du séjour, le prix unitaire hors taxe et la date de la prestation si elle diffère
- le taux de TVA, le montant de TVA et une ventilation par taux
De nombreux pays autorisent aussi une facture « simplifiée » plus courte pour certaines ventes. Quand un client professionnel demande une facture, il lui faut généralement la facture complète, au nom de l'entreprise, avec son numéro d'identification fiscale.
Configurez une fois la mise en page dans Little Hotelier, sous Front Desk > Setup > Guest Payment Options > Customise invoices : titre (Invoice, Tax Invoice ou le vôtre), préfixe et suffixe de numérotation, logo, et taxes affichées incluses ou exclues. Les changements ne s'appliquent qu'aux nouvelles factures (centre d'aide).
Comment envoyer une facture par e-mail depuis Little Hotelier (méthode manuelle)
- Vérifiez que le séjour est terminé : dans l'onglet Details de la réservation, réglez le statut sur Checked-out et vérifiez le solde.
- Allez dans l'onglet Invoices et cliquez sur Generate invoice.
- Cliquez sur Email et choisissez Invoice. Little Hotelier l'envoie à l'e-mail du contact principal de la réservation.
Vous pouvez aussi cocher Email invoice quand vous cliquez sur Record Payment. Si vous modifiez ensuite la réservation, l'onglet Invoices affiche Invoice is outdated ; cliquez dessus pour générer une facture corrigée et envoyer celle-ci. Sources : Generate, print, and email a guest invoice et Record a payment.
Pour imprimer plutôt, cliquez sur Print et choisissez Invoice. Le script gratuit Extra Invoice Print Button ajoute un lien direct pour éviter le menu :
Le problème : c'est une étape manuelle pour chaque client. Les e-mails automatiques de Little Hotelier aux clients sont la confirmation de réservation, l'annulation, le rappel avant l'arrivée et le remerciement après le départ (centre d'aide). Aucun n'envoie la facture.
Comment envoyer la facture automatiquement quand le client part
Invoice on Leave dans Hotelier Tools (bêta) effectue à votre place les étapes manuelles ci-dessus, après le départ. Vous marquez une réservation une seule fois ; le marquage n'envoie rien sur le moment.
- Ouvrez Invoice on Leave (
/invoice-on-leave). Si le bandeau indique qu'il n'y a pas encore de tâche, cliquez sur Create the daily task (16:00, after check-out). - Une facture n'est émise que pour un séjour au statut checked out (départ effectué) dans Little Hotelier. Si votre équipe ne clôture pas les départs à la main avant 16 h, utilisez la carte Automatic check-out et cliquez sur Create the daily task (15:05). Elle clôture les départs du jour dans Little Hotelier et reste donc désactivée tant que vous ne la créez pas.
- Trouvez la réservation et activez la facturation automatique. Les filtres Enrolled et Not enrolled montrent où en est chaque séjour. Vous pouvez inscrire un client qui est encore dans l'établissement : la facture part à la première exécution après son départ.
- Après le départ, la tâche quotidienne demande à Little Hotelier de générer la facture, et Little Hotelier l'envoie par e-mail depuis votre propre modèle et votre propre expéditeur.
- Consultez Pending invoices to send (
/invoice-on-leave/scheduled) pour voir ce qui est en file d'attente, dû aujourd'hui, en retard ou déjà facturé.
Besoin de l'envoyer tout de suite ? Chaque ligne propose une action « process now » pour émettre cette facture tout de suite.
Ce qui rend le système sûr
- Le marquage est stocké dans Little Hotelier. L'inscription est enregistrée sous forme d'étiquette (tag) dans les notes de la réservation dans Little Hotelier : votre équipe le voit donc là.
- Pas de double envoi. Une seconde étiquette indique « facture envoyée », écrit seulement après que Little Hotelier a accepté l'e-mail. Les séjours déjà facturés ne peuvent plus être inscrits.
- Les mêmes contrôles préalables que la facturation en masse. Une facture d'entreprise sans numéro d'identification fiscale ni adresse fiscale, ou avec un numéro mal formé, est refusée plutôt qu'envoyée incomplète.
- Rattrapage et limites. La tâche quotidienne remonte 8 jours en arrière pour rattraper les exécutions manquées et lit jusqu'à 100 départs par exécution. Un séjour passé sans e-mail du client est signalé une fois, pas réessayé chaque jour.
Essayez-le dans la démo
Ouvrez le même écran dans la démo de Hotelier Tools, remplie de données fictives. Sans inscription, rien à installer.
Dans quelle langue la facture est-elle envoyée ?
Réglez-la une fois pour toutes dans Settings > Invoices (/settings/invoices) : From the guest's country (le pays de l'adresse du client détermine la langue) ou Always the same language. Si le pays manque ou n'est pas reconnu, votre Fallback language (langue de repli) s'applique.
Le client la veut au nom d'une entreprise, ou après son départ
Avant que la facture n'existe : ajoutez le nom de l'entreprise, le numéro d'identification fiscale et l'adresse fiscale dans les informations client de la réservation dans Little Hotelier. Hotelier Tools refuse d'émettre une facture d'entreprise tant que le numéro d'identification fiscale ou l'adresse fiscale manque ou est mal formé : rien d'incomplet n'arrive donc au client.
Après son émission : modifiez les informations dans Little Hotelier, puis utilisez Invoice is outdated pour générer une facture corrigée. Si vous l'aviez déjà marquée comme définitive, cliquez sur Cancel invoice, puis de nouveau sur Generate invoice (centre d'aide). En Espagne avec VeriFactu, une facture définitive se modifie par Rectify invoice (centre d'aide).
Un lien privé où les clients saisissent eux-mêmes les informations de leur entreprise est en cours de développement et pas encore disponible.
Si les demandes de facture vous parviennent par les messages Booking.com, lisez comment gérer les messages clients Booking.com.
Comment renvoyer une facture ?
Ouvrez la réservation et utilisez de nouveau Email > Invoice. Un conseil pratique : une fois qu'une facture est marquée comme définitive, Little Hotelier ne propose plus Print ni Email pour elle. Envoyez-la d'abord et finalisez ensuite, ou téléchargez le PDF plus tard depuis le rapport Invoices.
Résumé
- C'est l'établissement, pas Booking.com, qui doit facturer le client.
- Dans Little Hotelier : Invoices > Generate invoice, puis Email > Invoice, idéalement après le départ.
- Invoice on Leave de Hotelier Tools l'envoie automatiquement après le départ, depuis votre propre modèle Little Hotelier, avec des contrôles sur les informations d'entreprise et les doublons.
- En fin de trimestre, téléchargez toutes vos factures d'un coup. Tout ce que fait la fonctionnalité de facturation est sur la page Facturation.
Questions fréquentes
Booking.com envoie-t-il des factures aux clients ?
Non. Booking.com indique que la réservation est un accord entre vous et le client : c'est donc à l'établissement d'émettre la facture, même lorsque Booking.com a encaissé le paiement.
Little Hotelier peut-il envoyer la facture automatiquement au départ ?
Pas tout seul. Ses e-mails automatiques aux clients sont la confirmation de réservation, l'annulation, le rappel avant l'arrivée et le remerciement après le départ. Vous envoyez la facture par e-mail depuis la réservation, ou vous utilisez un outil comme Invoice on Leave de Hotelier Tools pour le faire après le départ.
Pourquoi attendre le départ pour émettre la facture ?
Parce que les montants ne sont définitifs qu'à ce moment-là. Les extras, les paiements et les changements de dates arrivent souvent pendant le séjour, et une facture émise trop tôt doit être corrigée par un avoir ou une nouvelle facture.
Le client verra-t-il Hotelier Tools dans l'e-mail ?
Non. Hotelier Tools demande à Little Hotelier d'envoyer la facture : elle part depuis votre propre modèle d'e-mail et votre propre expéditeur Little Hotelier, exactement comme si vous cliquiez vous-même sur Email > Invoice.
Que faire si le client n'a pas d'adresse e-mail sur la réservation ?
Little Hotelier envoie la facture à l'e-mail du contact principal de la réservation : sans lui, il n'y a nulle part où l'envoyer. Invoice on Leave signale un séjour passé sans e-mail du client au lieu de réessayer chaque jour : vous pouvez imprimer la facture ou demander une adresse au client.
