ในหน้านี้
Booking.com ไม่ออกใบแจ้งหนี้ให้แขกของคุณ ที่พักต้องเป็นผู้ออกเอง แม้ Booking.com จะเป็นผู้เก็บเงินก็ตาม ใน Little Hotelier ให้ส่งจากหน้าการจองด้วย Invoices > Generate invoice แล้วตามด้วย Email > Invoice ถ้าอยากให้เป็นอัตโนมัติ ให้ทำเครื่องหมายการเข้าพักนั้นใน Invoice on Leave (ส่งใบแจ้งหนี้เมื่อเช็คเอาท์) ของ Hotelier Tools เมื่อแขกเช็คเอาท์แล้ว งานที่รันทุกวันจะสั่งให้ Little Hotelier สร้างใบแจ้งหนี้และส่งอีเมลถึงแขก
หมายเหตุเรื่องคำศัพท์: Little Hotelier เรียกเอกสารนี้ว่า invoice (ใบแจ้งหนี้) ส่วนแขกในไทยมักขอเป็น "ใบเสร็จ" หรือ "ใบกำกับภาษี" ถ้าแขกที่เป็นบริษัทขอใบกำกับภาษีเต็มรูป ให้ตรวจกับนักบัญชีของคุณก่อนว่าเอกสารที่ออกจาก Little Hotelier มีรายการครบตามที่กฎหมายไทยกำหนดหรือไม่ เพราะขึ้นอยู่กับการจดทะเบียนภาษีของที่พักด้วย
Booking.com ส่งใบแจ้งหนี้ให้แขกหรือไม่
ไม่ส่ง ศูนย์ช่วยเหลือสำหรับพาร์ตเนอร์ของ Booking.com ระบุชัดว่าแต่ละการจองเป็นข้อตกลงระหว่างคุณกับแขก ดังนั้น "it's your responsibility to provide the guest with an invoice – not Booking.com" (การออกใบแจ้งหนี้ให้แขกเป็นหน้าที่ของคุณ ไม่ใช่ของ Booking.com) ไม่ว่าใครจะเป็นผู้รับชำระเงิน (Booking.com Partner Hub)
หน้าเดียวกันยังให้กฎที่ต้องใช้จริงอีกสามข้อ
- ออกใบแจ้งหนี้ในชื่อของแขก หรือชื่ออื่นที่ตกลงกับแขกไว้
- อย่าระบุ Booking.com เป็นผู้ขาย เพราะคุณคือผู้ให้บริการ
- หากคุณได้รับเงินผ่านบัตรเสมือน (virtual card) ชื่อผู้ถือบัตรจะแสดงเป็น "Booking.com (Agent)" แต่คุณยังต้องออกใบแจ้งหนี้ตามมูลค่าการเข้าพักเต็มจำนวน
นักเดินทางธุรกิจที่จองผ่าน Booking.com for Business กด Request invoice ได้ ซึ่งแค่ส่งข้อความมาหาคุณ (ศูนย์ช่วยเหลือ Booking.com for Business) งานจึงยังตกอยู่ที่แผนกต้อนรับของคุณอยู่ดี
ใบแจ้งหนี้ของโรงแรมต้องมีอะไรบ้าง
ขึ้นอยู่กับประเทศของคุณ ตัวอย่างเช่นใน EU ใบกำกับภาษี (VAT invoice) แบบเต็มรูปต้องมีรายการต่อไปนี้ (คณะกรรมาธิการยุโรป)
- วันที่ออก และเลขที่เอกสารที่เรียงลำดับและไม่ซ้ำกัน
- ชื่อและที่อยู่เต็มของคุณ และของลูกค้า
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษี (VAT number) ของลูกค้า เมื่อลูกค้าเป็นผู้มีหน้าที่เสียภาษี (ส่วนใหญ่คือบริษัท)
- รายละเอียดการเข้าพัก ราคาต่อหน่วยก่อนภาษี และวันที่ให้บริการหากต่างจากวันที่ออก
- อัตรา VAT ยอด VAT และยอดแยกตามแต่ละอัตรา
หลายประเทศยังอนุญาตให้ออกใบกำกับภาษีอย่างย่อ (simplified invoice) สำหรับการขายบางประเภท เมื่อแขกที่เดินทางเพื่อธุรกิจขอใบแจ้งหนี้ มักต้องการแบบเต็มรูปในนามบริษัทพร้อมเลขประจำตัวผู้เสียภาษี
ตั้งค่ารูปแบบเพียงครั้งเดียวใน Little Hotelier ที่ Front Desk > Setup > Guest Payment Options > Customise invoices ได้แก่ ชื่อเอกสาร (Invoice, Tax Invoice หรือชื่อที่คุณตั้งเอง) คำนำหน้าและคำต่อท้ายของเลขที่ โลโก้ และการแสดงราคาแบบรวมหรือไม่รวมภาษี การเปลี่ยนแปลงมีผลกับใบแจ้งหนี้ใหม่เท่านั้น (ศูนย์ช่วยเหลือ)
วิธีส่งอีเมลใบแจ้งหนี้จาก Little Hotelier (แบบทำเอง)
- ตรวจว่าการเข้าพักจบแล้ว: ในแท็บ Details ของการจอง ตั้งสถานะเป็น Checked-out และตรวจยอดคงเหลือ
- ไปที่แท็บ Invoices แล้วคลิก Generate invoice
- คลิก Email แล้วเลือก Invoice จากนั้น Little Hotelier จะส่งไปยังอีเมลผู้ติดต่อหลักของการจอง
คุณยังติ๊ก Email invoice ได้ตอนกด Record Payment (บันทึกการชำระเงิน) ถ้าแก้ไขการจองภายหลัง แท็บ Invoices จะขึ้นว่า Invoice is outdated ให้คลิกเพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ฉบับแก้ไข แล้วส่งฉบับนั้นแทน แหล่งที่มา: Generate, print, and email a guest invoice และ Record a payment
ถ้าต้องการพิมพ์ ให้คลิก Print แล้วเลือก Invoice หรือใช้สคริปต์ฟรี Extra Invoice Print Button ที่เพิ่มลิงก์พิมพ์โดยตรง ไม่ต้องเข้าเมนู
ข้อเสียคือต้องทำเองกับแขกทุกคน อีเมลอัตโนมัติถึงแขกของ Little Hotelier มีเพียงอีเมลยืนยันการจอง การยกเลิก การเตือนก่อนเข้าพัก และขอบคุณหลังเช็คเอาท์ (ศูนย์ช่วยเหลือ) ไม่มีฉบับไหนส่งใบแจ้งหนี้
วิธีส่งใบแจ้งหนี้อัตโนมัติเมื่อแขกเช็คเอาท์
Invoice on Leave ใน Hotelier Tools (beta) ทำขั้นตอนข้างต้นแทนคุณหลังแขกเช็คเอาท์ คุณแค่ทำเครื่องหมายการจองครั้งเดียว และการทำเครื่องหมายจะยังไม่ส่งอะไรออกไปในตอนนั้น
- เปิด Invoice on Leave (
/invoice-on-leave) ถ้าแบนเนอร์แจ้งว่ายังไม่มีงานรายวัน ให้กด Create the daily task (16:00, after check-out) - ใบแจ้งหนี้จะออกเฉพาะการเข้าพักที่มีสถานะ checked out ใน Little Hotelier ถ้าทีมของคุณไม่ได้กดเช็คเอาท์แขกเองก่อน 16:00 ให้ใช้การ์ด Automatic check-out (เช็คเอาท์อัตโนมัติ) แล้วกด Create the daily task (15:05) งานนี้จะเช็คเอาท์แขกที่มีกำหนดออกในวันนั้นใน Little Hotelier จึงปิดไว้จนกว่าคุณจะสร้างเอง
- ค้นหาการจองแล้วเปิด auto-invoice ให้การจองนั้น ตัวกรอง Enrolled และ Not enrolled บอกว่าการเข้าพักไหนลงทะเบียนแล้วหรือยัง คุณลงทะเบียนแขกที่ยังพักอยู่ได้ ใบแจ้งหนี้จะออกในรอบแรกหลังแขกเช็คเอาท์
- หลังเช็คเอาท์ งานรายวันจะสั่งให้ Little Hotelier สร้างใบแจ้งหนี้ แล้ว Little Hotelier จะส่งอีเมลโดยใช้เทมเพลตและชื่อผู้ส่งของคุณเอง
- เปิด Pending invoices to send (
/invoice-on-leave/scheduled) เพื่อดูใบแจ้งหนี้ที่รอส่ง ว่ารายการไหนอยู่ในคิว ถึงกำหนดวันนี้ เลยกำหนด หรือออกใบไปแล้ว
ต้องการใบแจ้งหนี้ทันที? แต่ละแถวมีคำสั่ง "process now" สำหรับออกใบนั้นได้เลย
ระบบกันความผิดพลาดอย่างไร
- เครื่องหมายเก็บไว้ใน Little Hotelier การลงทะเบียนบันทึกเป็นแท็กในหมายเหตุ (notes) ของการจองใน Little Hotelier พนักงานของคุณจึงเห็นได้จากที่นั่น
- ไม่ส่งซ้ำ แท็กที่สองระบุว่า "ส่งใบแจ้งหนี้แล้ว" และจะเขียนก็ต่อเมื่อ Little Hotelier รับคำสั่งส่งอีเมลแล้วเท่านั้น การเข้าพักที่ออกใบไปแล้วจึงลงทะเบียนซ้ำไม่ได้
- ตรวจก่อนออกใบแบบเดียวกับการออกใบแจ้งหนี้ทีละหลายใบ ใบแจ้งหนี้ในนามบริษัทที่ไม่มีเลขประจำตัวผู้เสียภาษีหรือที่อยู่ตามทะเบียนภาษี หรือมีเลขประจำตัวผู้เสียภาษีผิดรูปแบบ จะไม่ถูกออก แทนที่จะส่งเอกสารที่ไม่ครบไปถึงแขก
- ตามเก็บรอบที่พลาดและขีดจำกัด งานรายวันจะย้อนดู 8 วันเพื่อตามเก็บรอบที่พลาดไป และอ่านการเช็คเอาท์ได้สูงสุด 100 รายการต่อรอบ การเข้าพักที่ผ่านไปแล้วซึ่งไม่มีอีเมลแขกจะแจ้งเพียงครั้งเดียว ไม่ลองส่งซ้ำทุกวัน
ลองใช้ในเดโม
เปิดหน้าจอเดียวกันในเดโมของ Hotelier Tools ที่ใช้ข้อมูลสมมติ ไม่ต้องสมัครและไม่ต้องติดตั้งอะไร
ใบแจ้งหนี้จะส่งเป็นภาษาอะไร
ตั้งค่าครั้งเดียวที่ Settings > Invoices (/settings/invoices) โดยเลือก From the guest's country (ใช้ภาษาตามประเทศในที่อยู่ของแขก) หรือ Always the same language (ใช้ภาษาเดียวเสมอ) ถ้าไม่มีประเทศหรือจับคู่ภาษาไม่ได้ ระบบจะใช้ Fallback language (ภาษาสำรอง) ของคุณ
แขกขอใบแจ้งหนี้ในนามบริษัท หรือขอหลังเช็คเอาท์ไปแล้ว
ก่อนออกใบแจ้งหนี้: เพิ่มชื่อบริษัท เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และที่อยู่ตามทะเบียนภาษีในข้อมูลแขกของการจองใน Little Hotelier ส่วน Hotelier Tools จะไม่ออกใบแจ้งหนี้ในนามบริษัทถ้าเลขประจำตัวผู้เสียภาษีหรือที่อยู่ตามทะเบียนภาษียังขาดหรือผิดรูปแบบ เอกสารที่ไม่ครบจึงไม่ไปถึงมือแขก
หลังออกใบไปแล้ว: แก้ข้อมูลใน Little Hotelier แล้วใช้ Invoice is outdated เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ฉบับแก้ไข ถ้าคุณทำเครื่องหมายเป็น final ไปแล้ว ให้คลิก Cancel invoice แล้วกด Generate invoice อีกครั้ง (ศูนย์ช่วยเหลือ) ในสเปนที่ใช้ VeriFactu ใบแจ้งหนี้ที่ finalise แล้วต้องแก้ผ่าน Rectify invoice (ศูนย์ช่วยเหลือ)
ลิงก์ส่วนตัวสำหรับให้แขกกรอกข้อมูลบริษัทเองกำลังอยู่ระหว่างพัฒนา และยังไม่เปิดให้ใช้งาน
ถ้าแขกขอใบแจ้งหนี้ผ่านข้อความของ Booking.com ดูวิธีจัดการข้อความแขกจาก Booking.com
ส่งใบแจ้งหนี้ซ้ำได้อย่างไร
เปิดการจองแล้วใช้ Email > Invoice อีกครั้ง เคล็ดลับเรื่องลำดับขั้นตอน: เมื่อใบแจ้งหนี้ถูก ทำเครื่องหมายเป็น final แล้ว Little Hotelier จะไม่มีตัวเลือก Print หรือ Email สำหรับใบนั้นอีก ให้ส่งก่อนแล้วค่อย finalise หรือดาวน์โหลด PDF ภายหลังจาก Invoice report
สรุป
- ที่พักต้องเป็นผู้ออกใบแจ้งหนี้ให้แขก ไม่ใช่ Booking.com
- ใน Little Hotelier: Invoices > Generate invoice แล้ว Email > Invoice โดยควรทำหลังเช็คเอาท์
- Invoice on Leave ของ Hotelier Tools ส่งใบแจ้งหนี้ทางอีเมลอัตโนมัติหลังเช็คเอาท์ จากเทมเพลต Little Hotelier ของคุณเอง พร้อมตรวจข้อมูลบริษัทและกันการส่งซ้ำ
- เมื่อจบไตรมาส ดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้ทั้งหมดในครั้งเดียว และดูทุกอย่างที่ฟีเจอร์ออกใบแจ้งหนี้ทำได้ที่หน้า Invoicing
คำถามที่พบบ่อย
Booking.com ส่งใบแจ้งหนี้ให้แขกหรือไม่?
ไม่ส่ง Booking.com ระบุว่าการจองเป็นข้อตกลงระหว่างคุณกับแขก ที่พักจึงต้องเป็นผู้ออกใบแจ้งหนี้ แม้ Booking.com จะเป็นผู้เก็บเงินก็ตาม
Little Hotelier ส่งใบแจ้งหนี้ทางอีเมลอัตโนมัติตอนเช็คเอาท์ได้ไหม?
ระบบทำเองไม่ได้ อีเมลอัตโนมัติถึงแขกของ Little Hotelier มีเพียงอีเมลยืนยันการจอง การยกเลิก การเตือนก่อนเข้าพัก และขอบคุณหลังเช็คเอาท์ คุณต้องส่งใบแจ้งหนี้ทางอีเมลจากหน้าการจองเอง หรือใช้เครื่องมืออย่าง Invoice on Leave ของ Hotelier Tools ให้ส่งหลังเช็คเอาท์
ทำไมต้องรอเช็คเอาท์ค่อยออกใบแจ้งหนี้?
เพราะยอดจะเป็นยอดสุดท้ายก็ต่อเมื่อแขกเช็คเอาท์แล้ว ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม การชำระเงิน และการเปลี่ยนวันที่มักเกิดขึ้นระหว่างเข้าพัก และใบแจ้งหนี้ที่ออกเร็วเกินไปต้องแก้ด้วยใบลดหนี้หรือออกใบใหม่
แขกจะเห็นชื่อ Hotelier Tools ในอีเมลไหม?
ไม่เห็น Hotelier Tools สั่งให้ Little Hotelier เป็นผู้ส่งใบแจ้งหนี้ อีเมลจึงออกจากเทมเพลตและชื่อผู้ส่งใน Little Hotelier ของคุณเอง เหมือนกับที่คุณกด Email > Invoice เองทุกอย่าง
ถ้าการจองไม่มีอีเมลของแขกล่ะ?
Little Hotelier ส่งใบแจ้งหนี้ไปยังอีเมลผู้ติดต่อหลักของการจอง ถ้าไม่มีอีเมลก็ส่งไม่ได้ Invoice on Leave จะแจ้งการเข้าพักที่ผ่านไปแล้วซึ่งไม่มีอีเมลแขกให้คุณทราบ แทนที่จะลองส่งซ้ำทุกวัน คุณจึงพิมพ์ใบแจ้งหนี้ให้ หรือขออีเมลจากแขกได้
