ดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้ Little Hotelier ทั้งหมดในครั้งเดียว

ได้ Little Hotelier รวมใบแจ้งหนี้ทุกใบที่ สร้างไว้แล้ว เป็นไฟล์ ZIP เดียว โดยเปิด Front Desk > Reports > Invoices กรองไตรมาสที่ต้องการ แล้วกด Download invoice PDFs แต่ระบบจะไม่สร้างใบที่ยังไม่มีใครออก และไม่เตือนว่าใบไหนยังไม่ควรออก ส่วนนี้ Hotelier Tools ช่วยได้ โดยสร้างใบที่ขาดในรอบเดียว ไม่ยอมออกใบที่เสี่ยงผิดพลาด และส่งมอบทั้งไตรมาสเป็นไฟล์ ZIP รวม PDF พร้อมไฟล์สรุป CSV

Little Hotelier ส่งออกใบแจ้งหนี้ทั้งหมดได้เองไหม

ได้ ณ เดือนตุลาคม 2026 ศูนย์ช่วยเหลือของ Little Hotelier อธิบายวิธีดึงใบแจ้งหนี้ออกมาไว้สามแบบ จะใช้แบบไหนขึ้นอยู่กับว่านักบัญชีของคุณต้องการอะไร

Invoice report (PDF ใน ZIP)

1. ไปที่ My Apps > Front Desk > Reports แล้วคลิก Invoices
2. เลือกช่วงวันที่ของไตรมาส จะกรองตาม Invoice status และ Payment status ด้วยก็ได้ แล้วคลิก Apply
3. คลิก Download invoice PDFs แล้วคลิก Download zip
4. ยืนยันตัวตนแบบหลายขั้นตอน (multi-factor authentication) แล้วไฟล์ ZIP จะดาวน์โหลดลงเครื่อง

ปุ่ม Export ในรายงานเดียวกันจะให้ไฟล์ CSV แทน แหล่งข้อมูล: How to run an Invoice report

Accounting report (CSV สำหรับ Xero หรือ QuickBooks)

ไปที่ My Apps > Front Desk > Reports > Accounting เลือก Yesterday, Last 7 days หรือกำหนดวันที่เอง แล้วคลิก Export คุณจะได้ไฟล์ CSV (หรือ ZIP ถ้าข้อมูลมาก) ที่มีข้อมูลผู้ติดต่อ ที่อยู่ เลขที่ใบแจ้งหนี้ วันที่ ยอดเงิน รหัสบัญชี และรหัสภาษี

ข้อจำกัดมีสองข้อ คือจะส่งออกเฉพาะใบที่ ทำเครื่องหมายเป็น final และไฟล์นี้ต้องนำเข้าเอง ไม่ใช่การซิงก์แบบเรียลไทม์ ส่วนรหัสบัญชีตั้งครั้งเดียวที่ Front Desk > Setup > Accounting Integration แหล่งข้อมูล: Accounting: export invoices marked as final และ Accounting Integration: setup

ทีละใบ

เปิดการจอง คลิก Print เลือก Invoice แล้วเลือก Save as PDF ในหน้าต่างพิมพ์ (ศูนย์ช่วยเหลือ) ถ้าทำบ่อย สคริปต์ฟรี Extra Invoice Print Button จะเพิ่มลิงก์พิมพ์ใบแจ้งหนี้ไว้ในหน้าการจองโดยตรง

สิ่งที่การส่งออกในตัวของ Little Hotelier ทำไม่ได้

การดาวน์โหลดเป็นส่วนที่ง่าย ปัญหาประจำไตรมาสมักเกิดตั้งแต่ก่อนหน้านั้น

• ใบที่ขาดหาย ZIP มีเฉพาะใบที่มีคนสร้างไว้ ศูนย์ช่วยเหลืออธิบายวิธีสร้างทีละการจอง (แท็บ Invoices > Generate invoice) การเข้าพักที่ไม่มีใครกดสร้างจึงไม่มีใบเลย
• ใบซ้ำ การกดสร้างแต่ละครั้งจะได้เอกสารใหม่ใน Little Hotelier ถ้าสร้างซ้ำ การเข้าพักครั้งเดียวอาจมีสองใบ ทั้งที่นักบัญชีคาดว่าจะมีใบเดียว
• ใบที่ออกเร็วเกินไป ใบที่ออกก่อนแขกเช็คเอาท์จะไม่ตรงกับยอดจริงทันทีที่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มหรือมีการชำระเงิน การแก้ไขต้องออกใบแจ้งหนี้ฉบับแก้ไข ใบลดหนี้ หรือในสเปนต้องออกใบแก้ไข (rectificativa)
• การ finalise รายงาน Accounting ต้องให้ทุกใบทำเครื่องหมายเป็น final ก่อน และศูนย์ช่วยเหลืออธิบายวิธีทำทีละการจอง

วิธีดาวน์โหลดทั้งไตรมาสเป็น ZIP และ CSV (วิธีที่เร็วกว่า)

Hotelier Tools เป็นแดชบอร์ดที่เชื่อมต่อกับ Little Hotelier ด้วยบัญชีของคุณเอง หน้า Invoice Download (ดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้) จะสร้างใบแจ้งหนี้ของช่วงวันที่ที่เลือกในรอบเดียว และจัดผลลัพธ์ให้เป็นรายไตรมาส

1. สมัครที่ dashboard.hotelier.tools แล้วเชื่อมต่อ Little Hotelier ที่หน้า Credentials ระบบเก็บข้อมูลล็อกอินของคุณแบบเข้ารหัส
2. ในเมนู เปิด Invoice Download (/invoices)
3. กด Generate invoices แล้วเลือกวันที่ เช่น 1 กรกฎาคมถึง 30 กันยายน
4. แอปจะอ่านการจองช่วงนั้นจาก Little Hotelier และสร้างใบแจ้งหนี้ให้การเข้าพักที่เข้าเกณฑ์ รายการที่ออกใบไม่ได้จะไปอยู่ที่ Errors (ข้อผิดพลาด) พร้อมเหตุผล ไม่มีรายการไหนถูกข้ามไปโดยไม่แจ้ง
5. ใบแจ้งหนี้จะแสดงเป็นกลุ่มตามไตรมาสและเดือน ที่แถวของไตรมาส กด ZIP เพื่อดาวน์โหลด PDF ทั้งหมด หรือกด Preview CSV เพื่อดูสรุปก่อน

demo.hotelier.tools/invoices

ใบแจ้งหนี้เหล่านี้เป็นเอกสารของ Little Hotelier เอง เพราะ Hotelier Tools สั่งให้ Little Hotelier สร้างทีละใบ เลขที่ โลโก้ และรูปแบบที่ตั้งไว้ใน Customise invoices จึงเหมือนเดิมทุกอย่าง

ตรวจก่อนออกใบแจ้งหนี้: ไม่มีเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ออกก่อนเวลา และใบซ้ำ

ก่อนสั่งให้ Little Hotelier ออกใบแจ้งหนี้ Hotelier Tools จะตรวจเบื้องต้น และจะไม่ออกใบในกรณีต่อไปนี้

• แขก ยังไม่ได้เช็คเอาท์ เพราะยอดยังไม่ใช่ยอดสุดท้าย
• เป็น ใบแจ้งหนี้ในนามบริษัทที่ไม่มีเลขประจำตัวผู้เสียภาษี หรือไม่มีที่อยู่ตามทะเบียนภาษี
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษีผิดรูปแบบ
• การเข้าพักนั้น ออกใบไปแล้ว เพื่อป้องกันใบซ้ำ

แขกบุคคลธรรมดาไม่ต้องมีข้อมูลภาษี สำหรับแขกกลุ่มนี้ การไม่มีเอกสารยืนยันตัวตนจึงเป็นแค่คำเตือน

นี่คือความต่างระหว่าง ZIP ที่นักบัญชีเชื่อถือได้ กับ ZIP ที่ถูกส่งกลับมาพร้อมคำถามเต็มไปหมด

การจองที่ออกใบแจ้งหนี้ไม่ได้จะเป็นอย่างไร

การจองเหล่านั้นจะไปอยู่ที่หน้า Errors (/invoices/errors) หนึ่งแถวต่อหนึ่งการจอง พร้อมเหตุผล

1. เลือกช่วงวันที่ด้านบน
2. กรองตามประเภทปัญหา: Missing DNI, Pending payment, Not checked out, Download failed และอื่นๆ
3. แก้การจองใน Little Hotelier: เพิ่มเลขประจำตัวผู้เสียภาษี บันทึกการชำระเงิน หรือเช็คเอาท์แขก
4. กลับมาที่ Errors แล้วสั่งตรวจอีกครั้ง หรือทำเครื่องหมายว่าแก้แล้ว กด Copy CSV เพื่อคัดลอกรายการไปส่งต่อให้เพื่อนร่วมงาน

demo.hotelier.tools/invoices/errors

ถ้าการเข้าพักติดอยู่เพราะมียอดค้างจากการปัดเศษเพียงหนึ่งหรือสองเซนต์ ตัวเลือก cent-fix ใน Settings > Invoices ช่วยปิดยอดเล็กๆ เหล่านั้นได้

ใบแจ้งหนี้จะเป็นภาษาอะไร

เลือกได้ที่ Settings > Invoices (/settings/invoices)

• From the guest's country (ตามประเทศของแขก): ใบแต่ละใบใช้ภาษาของประเทศในที่อยู่ของแขก ถ้าไม่มีประเทศหรือจับคู่ภาษาไม่ได้ จะใช้ภาษาสำรองที่คุณตั้งไว้
• Always the same language (ใช้ภาษาเดียวเสมอ): ทุกใบใช้ภาษาเดียวกัน ไม่ว่าแขกจะเป็นใคร

เลือก Fallback language (ภาษาสำรอง) แล้วกด Save changes

ควรส่งอะไรให้นักบัญชีในแต่ละไตรมาส

ขั้นตอนสั้นๆ ที่ช่วยลดอีเมลตามถามจากนักบัญชีได้เกือบทั้งหมด

1. สร้างใบของทั้งไตรมาส หลังจบไตรมาสสักสองสามวัน เพื่อให้การเข้าพักที่เช็คเอาท์ช้าปิดยอดเรียบร้อย
2. เคลียร์ Errors จนเหลือเฉพาะการเข้าพักที่ไม่ต้องออกใบจริงๆ
3. ดาวน์โหลด ZIP และ CSV แล้วส่งทั้งสองไฟล์
4. ไล่ดูเลขที่ใบแจ้งหนี้ ว่ามีเลขข้ามหรือเลขซ้ำไหมก่อนส่ง
5. แจ้งใบที่ยกเลิก ใน Little Hotelier ใบ final ที่ถูกยกเลิกจะย้ายไปอยู่ที่ Older invoices พร้อมสถานะ Cancelled และข้อมูลยังปรากฏในไฟล์ส่งออก (ศูนย์ช่วยเหลือ) นักบัญชีต้องรู้เพื่อไม่ให้นับรายได้ซ้ำ

ในสเปน ข้อมูลนี้ใช้ยื่นแบบภาษีมูลค่าเพิ่ม (modelo 303) ถ้าคุณใช้ VeriFactu ตัว Little Hotelier จะ finalise ใบแจ้งหนี้ด้วยการส่งไปยัง AEAT เอง (ศูนย์ช่วยเหลือ) Hotelier Tools ไม่มีฟีเจอร์ VeriFactu ของตัวเอง จึงควรทำขั้นตอนนั้นใน Little Hotelier ส่วนในประเทศที่บังคับใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ (e-invoicing) ให้ถือว่า ZIP เป็นสำเนาเก็บไว้เป็นหลักฐาน และตรวจสอบกฎกับนักบัญชีของคุณ

นักพัฒนายังดึง PDF ใบแจ้งหนี้ได้ทีละใบผ่าน Hotelier Tools REST API ได้ และถ้านักบัญชีอยากได้ข้อมูลการจองด้วย ดู วิธีส่งออกการจองเป็น Excel

สรุป

• Invoice report ของ Little Hotelier รวม PDF ของใบที่มีอยู่แล้วเป็น ZIP ส่วน Accounting report ส่งออกใบ final เป็น CSV สำหรับ Xero หรือ QuickBooks
• ทั้งสองอย่างไม่สร้างใบที่ขาด และไม่กันใบซ้ำหรือใบที่ออกเร็วเกินไป
• Hotelier Tools สร้างใบของทั้งช่วงวันที่ในรอบเดียว ไม่ออกใบที่เสี่ยง แสดงทุกรายการที่ออกใบไม่สำเร็จพร้อมเหตุผล และให้ ZIP กับ CSV แยกรายไตรมาส
• ถ้าไม่อยากให้ใบค้างสะสมตั้งแต่ต้น ให้ส่งใบแจ้งหนี้อัตโนมัติตอนเช็คเอาท์ ดูทุกอย่างที่ฟีเจอร์ใบแจ้งหนี้ทำได้ที่ หน้า Invoicing