Cara download semua invoice Little Hotelier sekaligus (untuk laporan pajak per kuartal)

Bisa. Little Hotelier dapat memasukkan setiap invoice yang sudah ada ke dalam satu ZIP: buka Front Desk > Reports > Invoices, filter kuartalnya dan tekan Download invoice PDFs. Yang tidak dilakukannya adalah membuat invoice yang belum pernah dibuat siapa pun, atau memperingatkan Anda tentang invoice yang seharusnya belum diterbitkan. Untuk itu, Hotelier Tools membuat invoice yang belum ada dalam satu proses, menolak yang berisiko, dan memberi Anda kuartal itu sebagai satu ZIP berisi PDF plus ringkasan CSV.

Bisakah Little Hotelier mengekspor semua invoice secara native?

Bisa. Per Oktober 2026, pusat bantuan Little Hotelier menjelaskan tiga cara mengeluarkan invoice. Mana yang Anda butuhkan tergantung pada permintaan akuntan Anda.

Invoice report (PDF dalam ZIP)

1. Buka My Apps > Front Desk > Reports dan klik Invoices.
2. Pilih rentang tanggal untuk kuartal Anda. Jika perlu, filter berdasarkan Invoice status dan Payment status, lalu klik Apply.
3. Klik Download invoice PDFs, lalu Download zip.
4. Konfirmasi permintaan autentikasi multi-faktor. ZIP akan terunduh.

Export pada laporan yang sama memberi Anda CSV. Sumber: How to run an Invoice report.

Accounting report (CSV untuk Xero atau QuickBooks)

Buka My Apps > Front Desk > Reports > Accounting, pilih Yesterday, Last 7 days atau tanggal kustom, lalu klik Export. Anda mendapat CSV (atau ZIP untuk ekspor besar) berisi kontak, alamat, nomor invoice, tanggal, jumlah, akun, dan kode pajak.

Dua batasan: hanya invoice yang ditandai final yang diekspor, dan file itu untuk diimpor secara manual. Ini bukan sinkronisasi langsung. Kode akun diatur sekali di Front Desk > Setup > Accounting Integration. Sumber: Accounting: export invoices marked as final dan Accounting Integration: setup.

Satu per satu

Buka reservasi, klik Print, pilih Invoice dan pilih Save as PDF di jendela cetak (pusat bantuan). Jika Anda sering melakukannya, skrip gratis Extra Invoice Print Button menambahkan tautan cetak langsung di reservasi.

Yang tidak dilakukan ekspor native

Mengunduh adalah bagian yang mudah. Masalahnya biasanya muncul jauh sebelum itu:

• Invoice yang hilang. ZIP hanya berisi invoice yang dibuat seseorang. Pusat bantuan menjelaskan pembuatannya satu per satu per reservasi (tab Invoices > Generate invoice), jadi masa inap yang tidak pernah diklik siapa pun tidak akan ada di sana.
• Duplikat. Setiap permintaan generate membuat dokumen baru di Little Hotelier, jadi membuat ulang invoice untuk satu masa inap bisa menghasilkan dua invoice padahal akuntan Anda mengharapkan satu.
• Invoice yang terlalu dini. Invoice yang diterbitkan sebelum tamu check-out menjadi usang begitu ada extras atau pembayaran yang ditambahkan, dan memperbaikinya berarti invoice koreksi, credit note, atau, di Spanyol, invoice rektifikasi.
• Finalisasi. Ekspor akuntansi membutuhkan setiap invoice ditandai final, dan pusat bantuan menjelaskan cara melakukannya per reservasi.

Cara mengunduh satu kuartal penuh sebagai satu ZIP dan CSV (cara yang lebih cepat)

Hotelier Tools adalah dashboard yang terhubung ke Little Hotelier dengan login Anda sendiri. Halaman Invoice Download membuat invoice untuk satu rentang tanggal dalam satu proses dan menyerahkan hasilnya per kuartal.

1. Daftar di dashboard.hotelier.tools dan hubungkan Little Hotelier di Credentials. Login Anda disimpan terenkripsi.
2. Di menu, buka Invoice Download (/invoices).
3. Tekan Generate invoices dan pilih tanggalnya, misalnya 1 Juli sampai 30 September.
4. Aplikasi membaca reservasi tersebut dari Little Hotelier dan membuat invoice untuk masa inap yang memenuhi syarat. Apa pun yang tidak bisa dibuatkan invoice masuk ke Errors beserta alasannya. Tidak ada yang dilewati diam-diam.
5. Invoice Anda muncul dikelompokkan per kuartal dan bulan. Pada kuartal, tekan ZIP untuk mengunduh semua PDF, atau Preview CSV untuk memeriksa ringkasannya terlebih dahulu.

demo.hotelier.tools/invoices

Invoice itu adalah dokumen Little Hotelier sendiri. Hotelier Tools meminta Little Hotelier membuat tiap invoice, jadi penomoran, logo, dan tata letak Anda dari Customise invoices tetap persis seperti semula.

Pengecekan sebelum membuat invoice: nomor pajak kosong, invoice terlalu dini, dan duplikat

Sebelum meminta invoice dari Little Hotelier, Hotelier Tools menjalankan pengecekan awal. Layanan ini menolak membuat invoice untuk sebuah masa inap jika:

• tamu belum check-out, karena angkanya belum final
• itu invoice perusahaan tanpa nomor pajak (tax ID) atau alamat fiskal
• format tax ID salah
• masa inap itu sudah dibuatkan invoice, sehingga duplikat tercegah

Tamu pribadi tidak membutuhkan data fiskal, jadi dokumen identitas yang kosong hanya berupa peringatan untuk mereka.

Inilah perbedaan antara ZIP yang bisa dipercaya akuntan Anda dan ZIP yang dikembalikan dengan banyak pertanyaan.

Bagaimana dengan reservasi yang tidak bisa dibuatkan invoice?

Reservasi itu masuk ke Errors (/invoices/errors), satu baris per reservasi beserta alasannya.

1. Pilih rentang tanggal di bagian atas.
2. Filter berdasarkan jenis masalah: Missing DNI, Pending payment, Not checked out, Download failed, dan lainnya.
3. Perbaiki reservasi di Little Hotelier: tambahkan tax ID, catat pembayaran, atau proses check-out tamunya.
4. Kembali di Errors, periksa lagi atau tandai selesai. Copy CSV memberi Anda daftar untuk rekan kerja.

demo.hotelier.tools/invoices/errors

Jika sebuah masa inap tertahan oleh selisih pembulatan satu atau dua sen, opsi cent-fix di Settings > Invoices bisa menutup saldo kecil itu.

Invoice akan dibuat dalam bahasa apa?

Anda memilihnya di Settings > Invoices (/settings/invoices):

• From the guest's country: setiap invoice memakai bahasa negara pada alamat tamu. Negara yang kosong atau tidak cocok memakai bahasa cadangan Anda.
• Always the same language: semua invoice dalam satu bahasa, siapa pun tamunya.

Pilih Fallback language lalu tekan Save changes.

Apa yang perlu dikirim ke akuntan setiap kuartal

Rutinitas singkat yang menghindari sebagian besar email tindak lanjut:

1. Jalankan kuartalnya beberapa hari setelah berakhir, agar check-out yang terlambat sudah selesai diproses.
2. Bersihkan Errors sampai hanya tersisa masa inap yang memang tidak perlu invoice.
3. Unduh ZIP dan CSV lalu kirim keduanya.
4. Periksa nomor invoice untuk celah atau pengulangan sebelum Anda kirim.
5. Sebutkan invoice yang dibatalkan. Di Little Hotelier, membatalkan invoice final memindahkannya ke Older invoices dengan status Cancelled, dan datanya tetap muncul di ekspor (pusat bantuan). Akuntan Anda perlu tahu agar pendapatan tidak terhitung dua kali.

Di Spanyol, ini menjadi bahan laporan PPN Anda (modelo 303). Jika Anda memakai VeriFactu, Little Hotelier memfinalisasi invoice dengan mengirimkannya sendiri ke AEAT (pusat bantuan). Hotelier Tools tidak punya fitur VeriFactu sendiri, jadi biarkan langkah itu di Little Hotelier. Di negara mana pun yang mewajibkan e-invoicing, anggap ZIP ini sebagai salinan untuk arsip Anda dan periksa aturannya dengan akuntan Anda.

Developer juga bisa mengambil PDF invoice satu per satu lewat REST API Hotelier Tools. Dan jika akuntan Anda juga menginginkan data reservasi, lihat cara mengekspor reservasi ke Excel.

Ringkasan

• Invoice report Little Hotelier meng-ZIP PDF invoice yang sudah ada; Accounting report mengekspor invoice final sebagai CSV untuk Xero atau QuickBooks.
• Keduanya tidak membuat invoice yang belum ada dan tidak mencegah duplikat maupun invoice yang terlalu dini.
• Hotelier Tools membuat invoice untuk satu rentang tanggal dalam satu proses, menolak invoice berisiko, mendaftar setiap kegagalan beserta alasannya, dan memberi Anda ZIP dan CSV per kuartal.
• Untuk menghentikan penumpukan dari sumbernya, kirim setiap invoice otomatis saat check-out. Lihat semua yang dilakukan fitur invoicing di halaman Invoicing.