Export data reservasi dan daftar tamu Little Hotelier ke Excel (sebelum data tamu disamarkan)

Buka Reservations, atur tanggalnya, tekan Search, lalu Export: Little Hotelier mengunduh file CSV yang bisa dibuka di Excel atau Google Sheets. Lakukan secara rutin, karena Little Hotelier menyamarkan data pribadi tamu 180 hari setelah check-out, dan hasil ekspor tidak pernah menyertakan nomor telepon. Jika Anda ingin salinan yang tersusun sendiri setiap bulan, baca data yang sama lewat API.

Mengapa mengekspor sebelum data tamu disamarkan

Pusat bantuan Little Hotelier menyatakannya dengan jelas: "Guest Personally Identifiable Information (PII) is masked 180 days after the reservation check out date" (pencarian channel manager, laporan channel manager, laporan booking engine).

Dua batasan lain yang perlu diketahui:

• Pencarian reservasi channel manager hanya menemukan reservasi yang "created or checked out within the last 548 days".
• Setelah data disamarkan, tidak ada ekspor atau API yang bisa mengembalikannya.

Jadi jika Anda membutuhkan data tamu untuk invoice, daftar tamu yang kembali, sengketa, atau statistik Anda sendiri, ekspor selagi masih ada. Simpan hanya data yang memang perlu disimpan, dan taruh filenya di tempat yang aksesnya terbatas: file itu berisi data pribadi.

Cara mengekspor reservasi dari Little Hotelier ke Excel

1. Buka Reservations. Di versi classic: My Apps → Front Desk → Reservations.
2. Atur Date type (Check-in date, Check-out date, atau Booked on date), lalu Date from dan Date to. Satu bulan kalender adalah rentang yang pas.
3. Pilih Status jika Anda mau: All, Confirmed, Checked-in, Checked-out, atau Cancelled.
4. Klik Search.
5. Klik Export. File terunduh sebagai .csv. Di platform yang lebih baru, Little Hotelier meminta kode MFA atau passkey Anda sebelum ekspor reservasi, tamu, pembayaran, pendapatan, dan invoice.

demo.hotelier.tools

Dua detail dari pusat bantuan yang menghindarkan kebingungan:

• Jika pencarian menghasilkan banyak data, layar hanya menampilkan 31 hari pertama. Ekspor berisi semuanya.
• Untuk menghitung tamu pada suatu periode, sesuaikan Date type dan Status (check-in dengan Checked-in, check-out dengan Checked-out). Panduan classic membatasi ekspor itu hingga 365 hari.

Isi CSV (dan yang tidak ada)

Ekspor punya lebih banyak kolom daripada layar. Menurut Little Hotelier, Anda mendapat:

• Reservasi: referensi, tanggal pemesanan, channel, status, tanggal pembatalan
• Tamu: nama depan dan belakang, email, organisasi, alamat lengkap
• Menginap: check-in, check-out, jumlah malam, jam kedatangan, komentar tamu, tipe kamar, kamar, rate plan
• Uang: subtotal, extras, surcharge, pajak, pembayaran diterima, saldo terutang
• Jumlah tamu: dewasa, anak, bayi; jawaban atas pertanyaan reservasi kustom

Tidak termasuk: nomor telepon ("for security reasons") dan riwayat perubahan, seperti jam persis tamu melakukan check-in.

Laporan lain apa yang bisa diekspor Little Hotelier?

Sebagian besar laporan punya tombol Export yang menghasilkan CSV. Jalur di bawah untuk platform yang lebih baru, kecuali baris channel manager dan booking engine, yang berasal dari versi classic (di bawah My Apps). Akun classic menemukan sebagian besar laporan lain di My Apps → Front Desk → Reports.

Sumber: Getting started with Reports, Invoice report, Accounting export, Revenue reports.

Tips: ekspor pendapatan Summary punya kolom "Rate per night", satu baris per malam. Ini cara tercepat untuk melihat harga jual setiap malam dari masa inap yang panjang.

Cara membuka CSV di Excel tanpa huruf beraksen yang rusak

Jika nama seperti "José" berubah menjadi "José", Excel salah menebak encoding. Impor file itu, jangan klik dua kali:

1. Di Excel, buka Data → From Text/CSV dan pilih filenya (langkah dari Microsoft).
2. Atur File Origin ke 65001: Unicode (UTF-8) dan Delimiter ke Comma.
3. Klik Load.

Di Google Sheets, pakai File → Import → Upload dan biarkan pemisah pada otomatis. Sheets membaca UTF-8 dengan benar.

Daftar tamu yang kembali: apa yang bisa diekspor, dan apa yang Anda perlukan

CSV reservasi berisi nama, email, dan alamat, yang cukup untuk email ucapan terima kasih atau ajakan "datang kembali". Sebelum mengirim apa pun, periksa siapa yang setuju dihubungi:

• Ekspor laporan booking engine punya kolom GDPR consent. Little Hotelier menyatakan kolom itu terisi jika tamu setuju dan kosong jika tidak (sumber).
• Jika Anda memakai Guest Engagement, Guest engagement → Guests → Mailchimp export mengirim tamu ke daftar Mailchimp. Semua tamu diekspor "regardless of GDPR consent status", dengan status opt-in ditandai, jadi filter berdasarkan itu (sumber).

Aturan pemasaran berbeda di tiap negara. Kirim email hanya kepada tamu yang opt-in, kecuali Anda sudah memastikan dengan penasihat hukum bahwa dasar lain berlaku.

Cara yang lebih cepat: ekspor otomatis dengan API

Little Hotelier tidak punya API key untuk reservasi Anda (detailnya ada di apakah Little Hotelier punya API?). Hotelier Tools, dashboard independen, terhubung dengan login Little Hotelier Anda sendiri dan memberi Anda REST API serta server MCP untuk asisten AI. Layanan ini tidak berafiliasi dengan atau didukung oleh SiteMinder maupun Little Hotelier, dan gratis untuk setiap hotel sampai penagihan dimulai pada 10 Januari 2027.

Pertama buat key: Developer → API & MCP → API Keys (/developer/api-keys), ketik nama, tekan Generate key dan salin. Halaman hanya menampilkannya sekali.

demo.hotelier.tools/developer/api-keys

Tanpa kode: jalankan ekspor dari dashboard

1. Buka LH Methods (/methods) dan pilih fetchReservationsCSV.
2. Isi dateFrom dan dateTo (misalnya 2026-09-01 dan 2026-09-30).
3. Jalankan. Method ini mengambil reservasi Anda sebagai CSV, yang bisa Anda tempel ke sheet.

demo.hotelier.tools/methods

Google Sheets, diperbarui setiap bulan

Apps Script ini menambahkan tab berisi reservasi bulan lalu (berdasarkan tanggal check-in) setiap kali dijalankan.

1. Di Google Sheet baru, buka Extensions → Apps Script.
2. Di Project Settings, tambahkan script property bernama HT_API_KEY dengan key htk_… Anda. Dengan begitu key tidak ada di dalam kode.
3. Tempel kode ini dan simpan:

function importLastMonth() {
  const key = PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('HT_API_KEY');
  const tz = Session.getScriptTimeZone();
  const now = new Date();
  const start = new Date(now.getFullYear(), now.getMonth() - 1, 1);
  const end = new Date(now.getFullYear(), now.getMonth(), 0);
  const day = d => Utilities.formatDate(d, tz, 'yyyy-MM-dd');

  const url = 'https://dashboard.hotelier.tools/api/v1/reservations'
    + '?startDate=' + day(start) + '&endDate=' + day(end) + '&limit=100';
  const res = UrlFetchApp.fetch(url, { headers: { Authorization: 'Bearer ' + key } });
  const rows = JSON.parse(res.getContentText()).data || [];
  if (!rows.length) return;

  const headers = Object.keys(rows[0]);
  const values = rows.map(r => headers.map(h =>
    r[h] !== null && typeof r[h] === 'object' ? JSON.stringify(r[h]) : r[h]));

  const ss = SpreadsheetApp.getActive();
  const name = Utilities.formatDate(start, tz, 'yyyy-MM');
  const sheet = ss.getSheetByName(name) || ss.insertSheet(name);
  sheet.clearContents();
  sheet.getRange(1, 1, 1, headers.length).setValues([headers]);
  sheet.getRange(2, 1, values.length, headers.length).setValues(values);
}

4. Klik Run sekali dan izinkan akses saat Google memintanya.
5. Untuk menjadwalkannya, buka Triggers → Add Trigger, pilih importLastMonth, event source Time-driven, dan Month timer pada tanggal 1 (panduan Google).

API mengembalikan hingga 100 reservasi per panggilan. Jika satu bulan memenuhi 100 baris, bagi menjadi dua periode setengah bulan. Siapa pun yang bisa mengedit skrip bisa membaca key-nya, jadi bagikan sheet dengan hati-hati, dan cabut key di /developer/api-keys jika bocor.

Minta asisten AI membuat tabelnya

Jika Anda sudah menghubungkan Claude atau ChatGPT ke Hotelier Tools (lihat menghubungkan Claude ke Little Hotelier), minta dengan kata-kata biasa:

Asisten membaca reservasi Anda lewat server MCP dan mengembalikan tabelnya. Ingat bahwa apa yang dibacanya (nama, email, jumlah) menjadi bagian dari chat Anda dengan penyedia AI tersebut.

Ringkasan

• Manual: Reservations → Search → Export menghasilkan CSV berisi nama tamu, email, dan alamat, tetapi tanpa nomor telepon.
• Batas waktu: data tamu disamarkan 180 hari setelah check-out, jadi ekspor setiap bulan.
• Huruf beraksen: impor dengan Data → From Text/CSV dan UTF-8 di Excel.
• Otomatis: trigger Google Sheets dengan API Hotelier Tools, atau permintaan ke asisten AI Anda. Selengkapnya di halaman fitur API & MCP.