Little-Hotelier-Reservierungen nach Excel exportieren: Gästelisten sichern, bevor Daten maskiert werden

Öffnen Sie Reservations, legen Sie den Zeitraum fest, klicken Sie auf Search und dann auf Export: Little Hotelier lädt eine CSV-Datei herunter, die sich in Excel oder Google Sheets öffnen lässt. Tun Sie das regelmäßig, denn Little Hotelier maskiert persönliche Gästedaten 180 Tage nach dem Check-out, und der Export enthält nie Telefonnummern. Wollen Sie eine Kopie, die jeden Monat automatisch entsteht, lesen Sie dieselben Daten über eine API.

Warum Sie exportieren sollten, bevor Gästedaten maskiert werden

Das Hilfecenter von Little Hotelier sagt es klar: „Guest Personally Identifiable Information (PII) is masked 180 days after the reservation check out date“ (Suche im Channel-Manager, Berichte im Channel-Manager, Berichte der Buchungsmaschine).

Zwei weitere Grenzen sollten Sie kennen:

• Die Reservierungssuche des Channel-Managers findet nur Buchungen, die „created or checked out within the last 548 days“ (innerhalb der letzten 548 Tage erstellt oder ausgecheckt wurden).
• Sind Daten einmal maskiert, kann sie kein Export und keine API zurückholen.

Brauchen Sie Gästedaten für Rechnungen, eine Liste wiederkehrender Gäste, einen Streitfall oder Ihre eigene Statistik, exportieren Sie sie also, solange sie noch da sind. Bewahren Sie nur auf, wofür Sie einen Grund haben, und speichern Sie die Dateien zugriffsgeschützt: Sie enthalten personenbezogene Daten.

So exportieren Sie Reservierungen aus Little Hotelier nach Excel

1. Öffnen Sie Reservations. In der klassischen Version: My Apps → Front Desk → Reservations.
2. Legen Sie Date type (Check-in date, Check-out date oder Booked on date) sowie Date from und Date to fest. Ein Kalendermonat ist eine gute Einheit.
3. Wählen Sie bei Bedarf einen Status: All, Confirmed, Checked-in, Checked-out oder Cancelled.
4. Klicken Sie auf Search.
5. Klicken Sie auf Export. Die Datei wird als .csv heruntergeladen. Auf der neueren Plattform verlangt Little Hotelier vor Exporten von Reservierungen, Gästen, Zahlungen, Umsatz und Rechnungen Ihren MFA-Code oder Passkey.

demo.hotelier.tools

Zwei Details aus dem Hilfecenter ersparen Verwirrung:

• Liefert eine Suche viele Treffer, zeigt der Bildschirm nur die ersten 31 Tage. Der Export enthält alles.
• Um Gäste für einen Zeitraum zu zählen, stimmen Sie Date type und Status ab (Check-in mit Checked-in, Check-out mit Checked-out). Der klassische Leitfaden begrenzt diesen Export auf 365 Tage.

Was in der CSV steht (und was nicht)

Der Export hat mehr Spalten als der Bildschirm. Laut Little Hotelier erhalten Sie:

• Buchung: Nummer, Buchungsdatum, Kanal, Status, Stornodatum
• Gast: Vor- und Nachname, E-Mail, Organisation, vollständige Anschrift
• Aufenthalt: Check-in, Check-out, Nächte, Ankunftszeit, Gästekommentare, Zimmertypen, Zimmer, Ratenpläne
• Geld: Zwischensumme, Extras, Zuschläge, Steuern, erhaltene Zahlungen, offener Saldo
• Personen: Erwachsene, Kinder, Kleinkinder; Antworten auf eigene Buchungsfragen

Nicht enthalten: Telefonnummern („for security reasons“, also aus Sicherheitsgründen) und ein Änderungsverlauf, etwa der genaue Zeitpunkt, zu dem ein Gast eingecheckt wurde.

Welche anderen Berichte kann Little Hotelier exportieren?

Die meisten Berichte haben eine Schaltfläche Export, die eine CSV erzeugt. Die Pfade gelten für die neuere Plattform, außer den Zeilen für Channel-Manager und Buchungsmaschine, die aus der klassischen Version stammen (unter My Apps). Klassische Konten finden die meisten anderen Berichte unter My Apps → Front Desk → Reports.

Quellen: Getting started with Reports, Invoice report, Accounting export, Revenue reports.

Tipp: Der Umsatzexport Summary hat eine Spalte „Rate per night“ mit einer Zeile pro Nacht. So sehen Sie am schnellsten, zu welchem Preis jede Nacht eines langen Aufenthalts verkauft wurde.

So öffnen Sie die CSV in Excel ohne kaputte Umlaute

Wird aus „Müller“ plötzlich „Müller“, hat Excel die falsche Kodierung erraten. Importieren Sie die Datei, statt sie doppelt anzuklicken:

1. Gehen Sie in Excel zu Daten → Aus Text/CSV und wählen Sie die Datei (Schritte von Microsoft).
2. Stellen Sie Dateiursprung auf 65001: Unicode (UTF-8) und Trennzeichen auf Komma.
3. Klicken Sie auf Laden.

In Google Sheets nutzen Sie Datei → Importieren → Hochladen und lassen das Trennzeichen auf automatisch. Sheets liest UTF-8 richtig.

Eine Liste wiederkehrender Gäste: Was Sie exportieren können und was Sie brauchen

Die Reservierungs-CSV enthält Namen, E-Mail-Adressen und Anschriften, genug für ein Dankeschön oder eine „Kommen Sie wieder“-E-Mail. Prüfen Sie vor dem Versand, wer zugestimmt hat, von Ihnen zu hören:

• Der Export des Berichts der Buchungsmaschine (Booking engine) hat eine Spalte GDPR consent. Laut Little Hotelier ist sie gefüllt, wenn der Gast eingewilligt hat, und leer, wenn nicht (Quelle).
• Nutzen Sie Guest Engagement, sendet Guest engagement → Guests → Mailchimp export Gäste an eine Mailchimp-Liste. Alle Gäste werden „regardless of GDPR consent status“ (unabhängig vom DSGVO-Einwilligungsstatus) exportiert, mit markiertem Opt-in-Status, filtern Sie also danach (Quelle).

Die Regeln für Werbung unterscheiden sich je nach Land. Schreiben Sie nur Gäste an, die eingewilligt haben, es sei denn, Sie haben mit einem Berater geklärt, dass eine andere Rechtsgrundlage gilt.

Der schnellere Weg: automatische Exporte mit einer API

Little Hotelier hat keinen API-Schlüssel für Ihre Reservierungen (Details unter Hat Little Hotelier eine API?). Hotelier Tools, ein unabhängiges Dashboard, verbindet sich mit Ihrem eigenen Little-Hotelier-Login und gibt Ihnen eine REST-API und einen MCP-Server für KI-Assistenten. Es steht in keiner Verbindung zu SiteMinder oder Little Hotelier, wird von ihnen weder unterstützt noch empfohlen und ist für jedes Hotel kostenlos, bis die Abrechnung am 10. Januar 2027 beginnt.

Erstellen Sie zuerst einen Schlüssel: Developer → API & MCP → API Keys (/developer/api-keys), geben Sie einen Namen ein, klicken Sie auf Generate key und kopieren Sie ihn. Die Seite zeigt ihn nur einmal.

demo.hotelier.tools/developer/api-keys

Ohne Code: Export im Dashboard ausführen

1. Öffnen Sie LH Methods (/methods) und wählen Sie fetchReservationsCSV.
2. Tragen Sie dateFrom und dateTo ein (zum Beispiel 2026-09-01 und 2026-09-30).
3. Führen Sie die Methode aus. Sie holt Ihre Reservierungen als CSV, die Sie in eine Tabelle einfügen können.

demo.hotelier.tools/methods

Google Sheets, jeden Monat aktualisiert

Dieses Apps Script fügt bei jedem Lauf ein Tabellenblatt mit den Reservierungen des Vormonats (nach Check-in-Datum) hinzu.

1. Öffnen Sie in einer neuen Google-Tabelle Erweiterungen → Apps Script.
2. Fügen Sie unter Projekteinstellungen eine Skripteigenschaft namens HT_API_KEY mit Ihrem Schlüssel htk_… hinzu. So bleibt der Schlüssel aus dem Code heraus.
3. Fügen Sie diesen Code ein und speichern Sie:

function importLastMonth() {
  const key = PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('HT_API_KEY');
  const tz = Session.getScriptTimeZone();
  const now = new Date();
  const start = new Date(now.getFullYear(), now.getMonth() - 1, 1);
  const end = new Date(now.getFullYear(), now.getMonth(), 0);
  const day = d => Utilities.formatDate(d, tz, 'yyyy-MM-dd');

  const url = 'https://dashboard.hotelier.tools/api/v1/reservations'
    + '?startDate=' + day(start) + '&endDate=' + day(end) + '&limit=100';
  const res = UrlFetchApp.fetch(url, { headers: { Authorization: 'Bearer ' + key } });
  const rows = JSON.parse(res.getContentText()).data || [];
  if (!rows.length) return;

  const headers = Object.keys(rows[0]);
  const values = rows.map(r => headers.map(h =>
    r[h] !== null && typeof r[h] === 'object' ? JSON.stringify(r[h]) : r[h]));

  const ss = SpreadsheetApp.getActive();
  const name = Utilities.formatDate(start, tz, 'yyyy-MM');
  const sheet = ss.getSheetByName(name) || ss.insertSheet(name);
  sheet.clearContents();
  sheet.getRange(1, 1, 1, headers.length).setValues([headers]);
  sheet.getRange(2, 1, values.length, headers.length).setValues(values);
}

4. Klicken Sie einmal auf Ausführen und erlauben Sie den Zugriff, wenn Google fragt.
5. Zum Planen öffnen Sie Trigger → Trigger hinzufügen, wählen importLastMonth, als Ereignisquelle Zeitgesteuert und einen Monatstimer am Tag 1 (Anleitung von Google).

Die API liefert bis zu 100 Reservierungen pro Aufruf. Füllt ein Monat alle 100 Zeilen, teilen Sie ihn in zwei Hälften. Jeder, der das Skript bearbeiten kann, kann den Schlüssel lesen. Geben Sie die Tabelle also mit Bedacht frei und widerrufen Sie den Schlüssel unter /developer/api-keys, falls er in falsche Hände gerät.

Einen KI-Assistenten die Tabelle bauen lassen

Haben Sie Claude oder ChatGPT mit Hotelier Tools verbunden (siehe Claude mit Little Hotelier verbinden), fragen Sie in normalen Worten:

Der Assistent liest Ihre Reservierungen über den MCP-Server und gibt die Tabelle zurück. Denken Sie daran, dass das, was er liest (Namen, E-Mail-Adressen, Beträge), Teil Ihres Chats mit diesem KI-Anbieter wird.

Zusammenfassung

• Von Hand: Reservations → Search → Export liefert eine CSV mit Gästenamen, E-Mail-Adressen und Anschriften, aber ohne Telefonnummern.
• Frist: Gästedaten werden 180 Tage nach dem Check-out maskiert, exportieren Sie also jeden Monat.
• Umlaute: In Excel mit Daten → Aus Text/CSV und UTF-8 importieren.
• Automatisch: ein Google-Sheets-Trigger mit der API von Hotelier Tools oder eine Anfrage an Ihren KI-Assistenten. Mehr auf der Funktionsseite API & MCP.