Esportare prenotazioni ed elenco ospiti da Little Hotelier in Excel (prima che i dati vengano mascherati)

Apri Reservations, imposta le date, premi Search, poi Export: Little Hotelier scarica un file CSV che si apre in Excel o Google Sheets. Fallo con regolarità, perché Little Hotelier maschera i dati personali degli ospiti 180 giorni dopo il check-out e l'esportazione non include mai i numeri di telefono. Se vuoi una copia che si aggiorna da sola ogni mese, leggi gli stessi dati tramite un'API.

Perché esportare prima che i dati degli ospiti vengano mascherati

Il centro assistenza di Little Hotelier lo dice chiaramente: "Guest Personally Identifiable Information (PII) is masked 180 days after the reservation check out date" (ricerca nel channel manager, report del channel manager, report del booking engine).

Vale la pena conoscere altri due limiti:

• La ricerca prenotazioni del channel manager trova solo le prenotazioni "created or checked out within the last 548 days" (create o con check-out negli ultimi 548 giorni).
• Una volta mascherati, nessuna esportazione né API può riportare indietro i dati.

Quindi, se ti servono i dati degli ospiti per fatture, un elenco di ospiti abituali, una contestazione o le tue statistiche, esportali finché ci sono. Conserva solo ciò che hai un motivo di conservare e tieni i file in un posto con accesso controllato: contengono dati personali.

Come esportare le prenotazioni da Little Hotelier in Excel

1. Apri Reservations. Nella versione classic: My Apps → Front Desk → Reservations.
2. Imposta Date type (Check-in date, Check-out date o Booked on date), poi Date from e Date to. Un mese di calendario è un buon intervallo.
3. Scegli uno Status se vuoi: All, Confirmed, Checked-in, Checked-out o Cancelled.
4. Clicca su Search.
5. Clicca su Export. Il file si scarica come .csv. Sulla nuova platform, Little Hotelier chiede il codice MFA o la passkey prima delle esportazioni di prenotazioni, ospiti, pagamenti, ricavi e fatture.

demo.hotelier.tools

Due dettagli dal centro assistenza evitano confusione:

• Se una ricerca restituisce molti risultati, la schermata mostra solo i primi 31 giorni. L'esportazione contiene tutto.
• Per contare gli ospiti di un periodo, imposta Date type e Status in modo coerente (check-in con Checked-in, check-out con Checked-out). La guida classic limita quell'esportazione a 365 giorni.

Cosa c'è nel CSV (e cosa no)

L'esportazione ha più colonne della schermata. Secondo Little Hotelier ottieni:

• Prenotazione: riferimento, data di prenotazione, canale, stato, data di cancellazione
• Ospite: nome e cognome, email, organizzazione, indirizzo completo
• Soggiorno: check-in, check-out, notti, orario di arrivo, commenti dell'ospite, tipologie di camera, camere, piani tariffari
• Denaro: subtotale, extra, supplementi, imposte, pagamenti ricevuti, saldo da pagare
• Ospiti: adulti, bambini, neonati; risposte alle domande personalizzate della prenotazione

Non inclusi: i numeri di telefono ("for security reasons") e uno storico delle modifiche, come l'ora esatta in cui un ospite ha fatto il check-in.

Quali altri report può esportare Little Hotelier?

La maggior parte dei report ha un pulsante Export che produce un CSV. I percorsi sono quelli della nuova platform, tranne le righe di channel manager e booking engine, che vengono dalla versione classic (in My Apps). Gli account classic trovano la maggior parte degli altri report in My Apps → Front Desk → Reports.

Fonti: Getting started with Reports, Invoice report, Accounting export, Revenue reports.

Un consiglio: l'esportazione Summary del report Revenue ha una colonna "Rate per night", una riga per notte. È il modo più rapido per vedere a che prezzo è stata venduta ogni notte di un soggiorno lungo.

Come aprire il CSV in Excel senza problemi con gli accenti

Se nomi come "José" diventano "José", Excel ha scelto la codifica sbagliata. Importa il file invece di fare doppio clic:

1. In Excel vai su Dati → Da testo/CSV (Data → From Text/CSV nelle versioni in inglese) e scegli il file (i passaggi di Microsoft).
2. Imposta Origine file su 65001: Unicode (UTF-8) e Delimitatore su Virgola.
3. Clicca su Carica.

In Google Sheets usa File → Importa → Carica e lascia il separatore su automatico. Sheets legge correttamente l'UTF-8.

Un elenco di ospiti abituali: cosa puoi esportare e cosa ti serve

Il CSV delle prenotazioni contiene nomi, email e indirizzi, quanto basta per un ringraziamento o un'email di "torna a trovarci". Prima di inviare qualsiasi cosa, controlla chi ha acconsentito a ricevere tue comunicazioni:

• L'esportazione del report del booking engine ha una colonna GDPR consent. Little Hotelier dice che è compilata quando l'ospite ha dato il consenso e vuota quando non l'ha dato (fonte).
• Se usi Guest Engagement, Guest engagement → Guests → Mailchimp export invia gli ospiti a una lista Mailchimp. Tutti gli ospiti vengono esportati "regardless of GDPR consent status", con lo stato di opt-in indicato, quindi filtra in base a quello (fonte).

Le regole sul marketing cambiano da paese a paese. Scrivi via email solo agli ospiti che hanno dato il consenso, a meno che tu non abbia confermato con un consulente che si applica un'altra base giuridica.

Il modo più veloce: esportazioni automatiche con un'API

Little Hotelier non ha una chiave API per le tue prenotazioni (i dettagli sono in Little Hotelier ha un'API?). Hotelier Tools, una dashboard indipendente, si collega con il tuo login Little Hotelier e ti dà un'API REST e un server MCP per gli assistenti AI. Non è affiliato né approvato da SiteMinder o Little Hotelier ed è gratuito per ogni struttura fino all'inizio della fatturazione, il 10 gennaio 2027.

Per prima cosa crea una chiave: Developer → API & MCP → API Keys (/developer/api-keys), scrivi un nome, premi Generate key e copiala. La pagina la mostra una sola volta.

demo.hotelier.tools/developer/api-keys

Senza codice: esegui l'esportazione dalla dashboard

1. Apri LH Methods (/methods) e scegli fetchReservationsCSV.
2. Compila dateFrom e dateTo (per esempio 2026-09-01 e 2026-09-30).
3. Eseguilo. Il metodo recupera le tue prenotazioni come CSV, che puoi incollare in un foglio.

demo.hotelier.tools/methods

Google Sheets, aggiornato ogni mese

Questo Apps Script aggiunge un foglio con le prenotazioni del mese scorso (per data di check-in) a ogni esecuzione.

1. In un nuovo foglio Google apri Estensioni → Apps Script.
2. In Impostazioni progetto aggiungi una proprietà dello script chiamata HT_API_KEY con la tua chiave htk_…. Così la chiave resta fuori dal codice.
3. Incolla questo codice e salva:

function importLastMonth() {
  const key = PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('HT_API_KEY');
  const tz = Session.getScriptTimeZone();
  const now = new Date();
  const start = new Date(now.getFullYear(), now.getMonth() - 1, 1);
  const end = new Date(now.getFullYear(), now.getMonth(), 0);
  const day = d => Utilities.formatDate(d, tz, 'yyyy-MM-dd');

  const url = 'https://dashboard.hotelier.tools/api/v1/reservations'
    + '?startDate=' + day(start) + '&endDate=' + day(end) + '&limit=100';
  const res = UrlFetchApp.fetch(url, { headers: { Authorization: 'Bearer ' + key } });
  const rows = JSON.parse(res.getContentText()).data || [];
  if (!rows.length) return;

  const headers = Object.keys(rows[0]);
  const values = rows.map(r => headers.map(h =>
    r[h] !== null && typeof r[h] === 'object' ? JSON.stringify(r[h]) : r[h]));

  const ss = SpreadsheetApp.getActive();
  const name = Utilities.formatDate(start, tz, 'yyyy-MM');
  const sheet = ss.getSheetByName(name) || ss.insertSheet(name);
  sheet.clearContents();
  sheet.getRange(1, 1, 1, headers.length).setValues([headers]);
  sheet.getRange(2, 1, values.length, headers.length).setValues(values);
}

4. Clicca su Esegui una volta e consenti l'accesso quando Google lo chiede.
5. Per programmarlo, apri Attivatori → Aggiungi attivatore, scegli importLastMonth, origine evento Basato sul tempo e un Timer mensile il giorno 1 (guida di Google).

L'API restituisce fino a 100 prenotazioni per chiamata. Se un mese riempie tutte le 100 righe, dividilo in due metà. Chiunque possa modificare lo script può leggere la chiave, quindi condividi il foglio con attenzione e revoca la chiave in /developer/api-keys se viene compromessa.

Chiedi a un assistente AI di costruire la tabella

Se hai collegato Claude o ChatGPT a Hotelier Tools (vedi collegare Claude a Little Hotelier), chiedi a parole tue:

L'assistente legge le tue prenotazioni tramite il server MCP e restituisce la tabella. Ricorda che ciò che legge (nomi, email, importi) diventa parte della tua chat con quel fornitore di AI.

Riepilogo

• A mano: Reservations → Search → Export dà un CSV con nomi, email e indirizzi degli ospiti, ma senza numeri di telefono.
• Scadenza: i dati degli ospiti vengono mascherati 180 giorni dopo il check-out, quindi esporta ogni mese.
• Accenti: importa con Dati → Da testo/CSV e UTF-8 in Excel.
• Automatico: un trigger di Google Sheets con l'API di Hotelier Tools, oppure una richiesta al tuo assistente AI. Maggiori informazioni nella pagina della funzione API & MCP.