Cómo exportar reservas y listados de huéspedes de Little Hotelier a Excel (antes de que se enmascaren)

Abre Reservations, fija las fechas, pulsa Search y luego Export: Little Hotelier descarga un archivo CSV que se abre en Excel o en Google Sheets. Hazlo con regularidad, porque Little Hotelier enmascara los datos personales del huésped 180 días después del check-out y la exportación nunca incluye los teléfonos. Si quieres una copia que se construya sola cada mes, lee los mismos datos a través de una API.

Por qué exportar antes de que se enmascaren los datos del huésped

El centro de ayuda de Little Hotelier lo dice claro: «La información personal identificable (PII) del huésped se enmascara 180 días después de la fecha de check-out de la reserva» (búsqueda del channel manager, informes del channel manager, informes del motor de reservas; en inglés).

Merece la pena conocer dos límites más:

• La búsqueda de reservas del channel manager solo encuentra reservas «creadas o con check-out en los últimos 548 días».
• Una vez enmascarados, ninguna exportación ni API puede recuperar los datos.

Así que, si necesitas los datos de los huéspedes para facturas, un listado de huéspedes que repiten, una reclamación o tus propias estadísticas, expórtalos mientras siguen ahí. Conserva solo lo que tengas motivo para conservar y guarda los archivos en un sitio con acceso controlado: contienen datos personales.

Cómo exportar reservas de Little Hotelier a Excel

1. Abre Reservations. En la versión clásica: My Apps → Front Desk → Reservations.
2. Elige el Date type (Check-in date, Check-out date o Booked on date) y luego Date from y Date to. Un mes natural es una buena unidad.
3. Elige un Status si quieres uno: All, Confirmed, Checked-in, Checked-out o Cancelled.
4. Haz clic en Search.
5. Haz clic en Export. El archivo se descarga como .csv. En la nueva plataforma, Little Hotelier te pide tu código MFA o tu passkey antes de exportar reservas, huéspedes, pagos, ingresos y facturas.

demo.hotelier.tools

Dos detalles del centro de ayuda te ahorran confusiones:

• Si una búsqueda devuelve mucho, la pantalla solo muestra los primeros 31 días. La exportación contiene todo.
• Para contar huéspedes de un periodo, haz coincidir el Date type y el Status (check-in con Checked-in, check-out con Checked-out). La guía clásica limita esa exportación a 365 días.

Qué lleva el CSV (y qué no)

La exportación tiene más columnas que la pantalla. Según Little Hotelier, obtienes:

• Reserva: referencia, fecha de reserva, canal, estado, fecha de cancelación
• Huésped: nombre y apellidos, email, organización, dirección completa
• Estancia: check-in, check-out, noches, hora de llegada, comentarios del huésped, tipos de habitación, habitaciones, planes de tarifa
• Dinero: subtotal, extras, recargos, impuestos, pagos recibidos, saldo pendiente
• Huéspedes: adultos, niños, bebés; respuestas a las preguntas personalizadas de la reserva

No se incluyen: los teléfonos («por motivos de seguridad») ni un historial de cambios, como la hora exacta en que se hizo el check-in de un huésped.

¿Qué otros informes puede exportar Little Hotelier?

La mayoría de los informes tienen un botón Export que genera un CSV. Las rutas son de la nueva plataforma, salvo las filas del channel manager y del motor de reservas, que vienen de la versión clásica (en My Apps). Las cuentas clásicas encuentran la mayoría de los demás informes en My Apps → Front Desk → Reports.

Fuentes: Getting started with Reports, Invoice report, Accounting export, Revenue reports.

Consejo: la exportación de ingresos Summary tiene una columna «Rate per night», con una fila por noche. Es la forma más rápida de ver a qué precio se vendió cada noche de una estancia larga.

Cómo abrir el CSV en Excel sin que se rompan los acentos

Si nombres como «José» se convierten en «José», Excel ha adivinado mal la codificación. Importa el archivo en lugar de hacerle doble clic:

1. En Excel, ve a Datos → Obtener datos → Desde un archivo → Desde texto o CSV (en versiones antiguas: Datos → Desde texto/CSV) y elige el archivo (pasos de Microsoft).
2. Pon Origen del archivo en 65001: Unicode (UTF-8) y Delimitador en Coma.
3. Haz clic en Cargar.

En Google Sheets, usa Archivo → Importar → Subir y deja el separador en automático. Sheets lee UTF-8 correctamente.

Un listado de huéspedes que repiten: qué puedes exportar y qué necesitas

El CSV de reservas tiene nombres, emails y direcciones, suficiente para un agradecimiento o un email de «vuelve pronto». Antes de enviar nada, comprueba quién aceptó recibir comunicaciones tuyas:

• La exportación del informe del motor de reservas tiene una columna GDPR consent. Little Hotelier dice que se rellena cuando el huésped dio su consentimiento y queda vacía cuando no (fuente).
• Si usas Guest Engagement, Guest engagement → Guests → Mailchimp export envía huéspedes a una lista de Mailchimp. Se exportan todos los huéspedes «con independencia del estado de consentimiento RGPD», con el estado de aceptación marcado, así que filtra por él (fuente).

Las normas de marketing cambian según el país. En España, la LSSI (artículo 21) y el RGPD exigen, en general, consentimiento previo para enviar comunicaciones comerciales por email: escribe solo a los huéspedes que aceptaron, salvo que un asesor te haya confirmado que se aplica otra base legal.

La forma más rápida: exportaciones automáticas con una API

Little Hotelier no tiene una clave de API para tus reservas (los detalles están en ¿tiene Little Hotelier una API?). Hotelier Tools, un panel independiente, se conecta con tu propio acceso a Little Hotelier y te da una API REST y un servidor MCP para asistentes de IA. No está afiliado a SiteMinder ni a Little Hotelier, ni cuenta con su respaldo, y es gratis para todos los hoteles hasta que empiece el cobro el 10 de enero de 2027.

Primero crea una clave: API y MCP → Claves API (/developer/api-keys), escribe un nombre, pulsa Generar clave y cópiala. La página la muestra solo una vez.

demo.hotelier.tools/developer/api-keys

Sin código: ejecuta la exportación desde el panel

1. Abre Métodos de LH (/methods) y elige fetchReservationsCSV.
2. Rellena dateFrom y dateTo (por ejemplo 2026-09-01 y 2026-09-30).
3. Ejecútalo. El método obtiene tus reservas como CSV, que puedes pegar en una hoja.

demo.hotelier.tools/methods

Google Sheets, actualizado cada mes

Este Apps Script añade una pestaña con las reservas del mes pasado (por fecha de check-in) cada vez que se ejecuta.

1. En una hoja de Google nueva, abre Extensiones → Apps Script.
2. En Configuración del proyecto, añade una propiedad de script llamada HT_API_KEY con tu clave htk_…. Así la clave no queda en el código.
3. Pega este código y guarda:

function importLastMonth() {
  const key = PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('HT_API_KEY');
  const tz = Session.getScriptTimeZone();
  const now = new Date();
  const start = new Date(now.getFullYear(), now.getMonth() - 1, 1);
  const end = new Date(now.getFullYear(), now.getMonth(), 0);
  const day = d => Utilities.formatDate(d, tz, 'yyyy-MM-dd');

  const url = 'https://dashboard.hotelier.tools/api/v1/reservations'
    + '?startDate=' + day(start) + '&endDate=' + day(end) + '&limit=100';
  const res = UrlFetchApp.fetch(url, { headers: { Authorization: 'Bearer ' + key } });
  const rows = JSON.parse(res.getContentText()).data || [];
  if (!rows.length) return;

  const headers = Object.keys(rows[0]);
  const values = rows.map(r => headers.map(h =>
    r[h] !== null && typeof r[h] === 'object' ? JSON.stringify(r[h]) : r[h]));

  const ss = SpreadsheetApp.getActive();
  const name = Utilities.formatDate(start, tz, 'yyyy-MM');
  const sheet = ss.getSheetByName(name) || ss.insertSheet(name);
  sheet.clearContents();
  sheet.getRange(1, 1, 1, headers.length).setValues([headers]);
  sheet.getRange(2, 1, values.length, headers.length).setValues(values);
}

4. Haz clic en Ejecutar una vez y da permiso cuando Google te lo pida.
5. Para programarlo, abre Activadores → Añadir activador, elige importLastMonth, origen del evento Según tiempo y un Temporizador mensual el día 1 (guía de Google).

La API devuelve hasta 100 reservas por llamada. Si un mes llena las 100 filas, divídelo en dos mitades. Cualquiera que pueda editar el script puede leer la clave, así que comparte la hoja con cuidado y revoca la clave en /developer/api-keys si se filtra.

Pídele a un asistente de IA que construya la tabla

Si has conectado Claude o ChatGPT a Hotelier Tools (mira conectar Claude con Little Hotelier), pídelo con tus propias palabras:

El asistente lee tus reservas a través del servidor MCP y devuelve la tabla. Recuerda que lo que lee (nombres, emails, importes) pasa a formar parte de tu chat con ese proveedor de IA.

Resumen

• A mano: Reservations → Search → Export da un CSV con nombres, emails y direcciones de huéspedes, pero sin teléfonos.
• Plazo: los datos del huésped se enmascaran 180 días después del check-out, así que exporta cada mes.
• Acentos: importa con Datos → Desde texto/CSV y UTF-8 en Excel.
• Automático: un activador de Google Sheets con la API de Hotelier Tools, o una petición a tu asistente de IA. Más en la página de funciones de API y MCP.