WhatsApp Business per hotel con Little Hotelier: Messaging hub, app e altre opzioni

Sì, Little Hotelier si collega a WhatsApp in modo nativo tramite il Messaging hub, parte dell'add-on a pagamento Guest Engagement, usando la WhatsApp Business API ufficiale: rispondere a un ospite che ha scritto nelle ultime 24 ore è gratuito, mentre scrivere per primi richiede un modello approvato, a pagamento secondo le tariffe di Meta. L'altra strada comune è l'app WhatsApp Business gratuita su un telefono, che non ha alcun legame con le tue prenotazioni. Hotelier Tools aggiunge una terza opzione, WhatsApp in un'unica inbox con email e Booking.com, tramite una sessione di WhatsApp Web (WAHA) invece dell'API ufficiale.

I dettagli su Little Hotelier e WhatsApp qui sotto sono stati verificati sulle rispettive pagine di assistenza a ottobre 2026.

Little Hotelier supporta WhatsApp?

Sì. Il Messaging hub di Guest Engagement riunisce in un'unica inbox le conversazioni di WhatsApp, Booking.com, Airbnb, SMS ed email, con il profilo dell'ospite e la prenotazione collegati a ogni chat (FAQ del Messaging hub). Guest Engagement è un add-on, indicato per il piano Pro nella pagina dei prezzi di Little Hotelier.

Per collegare WhatsApp (Connect WhatsApp in Guest Engagement):

1. Vai su Guest Engagement > Communication > Settings e clicca Configure su WhatsApp.
2. Verifica la tua attività con il tuo profilo Facebook (WhatsApp e Facebook appartengono entrambi a Meta).
3. Crea o collega il tuo account e il tuo profilo WhatsApp Business.
4. Aggiungi i tuoi dati di pagamento. WhatsApp ti fattura direttamente; Little Hotelier non aggiunge costi per WhatsApp.

App WhatsApp Business o WhatsApp Business API?

L'app ti dà un profilo aziendale, risposte rapide per le risposte frequenti, un messaggio di saluto e un messaggio di assenza automatici, etichette per ordinare le chat e un catalogo (funzioni dell'app WhatsApp Business). Funziona bene per un piccolo B&B in cui risponde una sola persona.

La Platform addebita "per messaggio, per ogni messaggio che consegniamo agli utenti". Quando un ospite scrive, si apre una finestra di assistenza clienti di 24 ore, durante la quale le tue risposte sono gratuite, e si azzera a ogni messaggio dell'ospite (prezzi della WhatsApp Business Platform). Fuori da quella finestra serve un modello, e l'approvazione può richiedere fino a 24 ore.

Modelli WhatsApp per conferme e istruzioni di check-in

Nel Messaging hub crei i modelli in Guest Engagement > Communication > Settings > WhatsApp > Templates (Create and manage WhatsApp templates):

• Template name: minuscolo con trattini bassi, come checkin_instructions. Gli ospiti non lo vedono mai.
• Category: Utility per conferme di prenotazione, istruzioni di check-in e promemoria di pagamento. Marketing per offerte e upselling, con un pulsante Unsubscribe. Una promozione inviata come Utility viene rifiutata.
• Variables: usa Add variable per nome dell'ospite, date, nome e indirizzo della struttura.

Tre modelli da adattare (ogni parentesi quadra diventa una variabile):

booking_confirmation (Utility)
Ciao [nome ospite], il tuo soggiorno presso [nome struttura] è confermato: dal [data di arrivo] al [data di partenza]. Rispondi qui se hai domande.

checkin_instructions (Utility)
Ciao [nome ospite], ti aspettiamo il [data di arrivo]! Il check-in è dalle [ora check-in] in [indirizzo]. Rispondi con il tuo orario di arrivo e troverai tutto pronto.

payment_reminder (Utility)
Ciao [nome ospite], c'è un saldo di [importo] per il tuo soggiorno del [data di arrivo]. Puoi pagare in modo sicuro qui: [link di pagamento]. In questa chat non chiediamo mai i dati della carta.

WhatsApp rifiuta i modelli che chiedono informazioni personali sensibili, quindi non richiedere documenti o numeri di carta.

Più persone dello staff possono usare lo stesso numero WhatsApp?

• Messaging hub: sì. L'API è pensata per questo: più utenti rispondono da un'unica inbox condivisa e la prenotazione sta accanto a ogni chat.
• App WhatsApp Business: le stesse chat compaiono sul telefono e sui dispositivi collegati, come WhatsApp Web alla reception. Non c'è assegnazione e nulla collega una chat a una prenotazione. Con Meta Verified, WhatsApp dice che puoi collegare fino a 10 dispositivi e operatori.
• Hotelier Tools: l'inbox è una pagina web, quindi chiunque abbia effettuato l'accesso alla dashboard vede le stesse conversazioni, con la prenotazione accanto a ciascuna.

Una novità riguarda tutte le opzioni: dal 28 settembre 2026 Booking.com non invia più i numeri di telefono degli ospiti ai channel manager, quindi le nuove prenotazioni di Booking.com arrivano in Little Hotelier senza numero (Booking.com for developers). Copia il numero dall'Extranet (Show phone number) quando vuoi scrivere a quell'ospite su WhatsApp.

WhatsApp, email e Booking.com in un'unica inbox con Hotelier Tools

L'Inbox di Hotelier Tools (/messaging, alpha) mostra in un unico elenco i messaggi di WhatsApp, email e Booking.com. Per ogni conversazione mostra la prenotazione e una risposta redatta dall'AI che una persona approva.

Cosa significa per te "WAHA, non l'API ufficiale"

WhatsApp arriva a Hotelier Tools tramite WAHA, un server che esegue una sessione di WhatsApp Web. Prima di sceglierlo:

• Il tuo numero resta sul tuo telefono. Funziona come WhatsApp Web aperto su un computer, quindi continui a usare la tua app WhatsApp o WhatsApp Business come sempre.
• Niente verifica aziendale Meta e niente approvazione dei modelli, perché non passa dalla WhatsApp Business Platform.
• Non è ufficialmente consentito. La documentazione di WAHA stessa dice "WhatsApp non consente bot o client non ufficiali sulla sua piattaforma, quindi non va considerato del tutto sicuro." Un numero usato così potrebbe essere bloccato. Il consiglio di WAHA è rispondere alle persone che ti scrivono invece di avviare conversazioni, e non inviare mai messaggi in massa (How to avoid blocking).
• Ti serve un server WAHA. La dashboard chiede il suo indirizzo, un nome di sessione e una chiave API. Chiedi a Hotelier Tools se può fornirtene uno per la tua struttura; altrimenti dovrai gestirne uno tuo.
• Le chat di gruppo vengono ignorate.

Se ti serve l'API ufficiale, il Messaging hub è la scelta giusta. Se rispondi soprattutto agli ospiti che ti scrivono e vuoi WhatsApp accanto a email e Booking.com, l'inbox è più adatta.

Come collegarla

1. Apri Credentials > WhatsApp (WAHA) (/credentials/messaging-whatsapp). Inserisci WAHA base URL, Session name e WAHA API key, poi salva.
2. Clicca Copy webhook URL e incollalo nel webhook della tua sessione WAHA, per l'evento "message". Tratta quell'URL come una password.
3. Premi Test connection.
4. Apri Inbox e filtra per WhatsApp. I messaggi arrivano non appena vengono inviati.
5. In Channels (/messaging/channels), scegli la modalità di risposta per questo numero. Draft è il valore predefinito: l'AI prepara una risposta e nulla viene inviato finché non la approvi.

demo.hotelier.tools/messaging

Cosa può fare l'AI su WhatsApp

• Vede una prenotazione solo quando il mittente è verificato. Su WhatsApp, il numero deve coincidere con il telefono della prenotazione almeno nelle ultime 8 cifre. Se due ospiti coincidono, non vede nessuno dei due. Per gli ospiti di Booking.com, aggiungi il telefono alla prenotazione di Little Hotelier in modo che la chat possa essere abbinata.
• Risponde in base ai tuoi dati. Usa le tue FAQ, le tue note interne e la scheda della struttura (/messaging/faq), e risponde "da confermare" per tutto ciò che non hai indicato.
• Non ha strumenti. Restituisce un piano scelto da un elenco chiuso (invia un messaggio, segnala allo staff, aggiungi una nota alla prenotazione, imposta l'orario di arrivo). Non può cancellare, cambiare date né toccare i pagamenti.
• La risposta automatica ha delle condizioni. Richiede un ospite verificato, una richiesta consentita e una fiducia sufficiente, e si ferma a 4 risposte all'ora, 12 al giorno o 3 di fila senza una risposta dell'ospite.
• Prima aspetta te. Un messaggio WhatsApp viene analizzato dopo 5 minuti; se qualcuno del tuo team ha già risposto, non viene analizzato né addebitato nulla. Ogni analisi usa crediti AI.

Il tuo staff può anche interrogare l'AI sulle prenotazioni scrivendo allo stesso numero collegato, tramite lo Staff assistant (/staff, alpha). I loro messaggi non entrano mai nell'inbox degli ospiti e ogni modifica che chiedono attende l'approvazione del titolare.

demo.hotelier.tools/messaging/channels

Come l'inbox gestisce le conversazioni di Booking.com è spiegato in come gestire i messaggi degli ospiti di Booking.com, e l'elenco completo delle funzioni è nella pagina Guest inbox. La dashboard è gratuita per tutti gli hotel fino all'inizio della fatturazione, il 10 gennaio 2027.

Consenso e privacy su WhatsApp

La Business Policy di WhatsApp dice che puoi contattare solo persone che ti hanno dato il loro numero e "l'autorizzazione (opt-in) ... a confermare che desiderano ricevere messaggi o chiamate successivi da te" (WhatsApp Business Policy). In pratica:

• Chiedi al momento della prenotazione o del check-in se l'ospite vuole ricevere aggiornamenti su WhatsApp e annotalo nella prenotazione.
• Usa il numero solo per il suo soggiorno. Il marketing richiede un consenso a parte.
• Indica nell'informativa sulla privacy che usi WhatsApp e smetti quando un ospite lo chiede.

Riepilogo

• Il Messaging hub (add-on Guest Engagement) è l'opzione nativa di Little Hotelier con l'API ufficiale: inbox condivisa, prenotazione collegata, modelli, costi Meta per i messaggi che avvii tu.
• L'app WhatsApp Business è gratuita e va bene per una persona, ma non sa nulla delle tue prenotazioni.
• L'inbox di Hotelier Tools riunisce WhatsApp con email e Booking.com, con bozze dell'AI che una persona approva. Usa una sessione di WhatsApp Web (WAHA), non l'API ufficiale, quindi limitala alle conversazioni avviate dagli ospiti.
• Dal 28 settembre 2026, le prenotazioni di Booking.com arrivano senza numero di telefono: copialo dall'Extranet quando ti serve.